PROGRAM KSIĘGOWY dla samodzielnych księgowych. Kompletny, szybki i sprawdzony przez tysiące księgowych takich jak TY!

e-Sprawozdania FAQ

2019-01-24: Tworzymy bazę pytań dotyczących programu OGNIK e-Sprawozdania. Już wkrótce więcej odpowiedzi, przykłady i wskazówki. Zapraszamy.

Podczas tworzenia pliku XML - otrzymuję błąd. Co robić?

99% zgłaszanych problemów dotyczy przypadków, kiedy sprawozdanie finansowe nie ma wypełnionych wszystkich wymaganych pól lub nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, w tym także informacji dodatkowej (składającej się z opisu i opcjonalnego załącznika w postaci pliku, np. PDF).


Przyczyna 1.  Nie zostały wypełnione wszystkie wymagane pola.

Przykład 1
Jeśli np. program wyświetla błąd: Analiza składni elementu{htpp://www.gov.pl/schematy/SF/DefinicjeTypySprawozdania Finansowe/2018/07/09/JednostaInnaWZlotych}P_4'owartości" nie powiodła się,
Zawartośćelementu{http://www.mf.gov.pl/schematy/SF/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/2018/07/09JednostkaInnaWZlotych}P_6'jestniekompletna w odniesieniu do schematu lub definicji DTD, Oczekiwano:{http://www.mf.gov.pl/schematy?SF/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/2018/07/09/JednostkaInnaWZlitych}P_6B.

Należy wrócić do edycji e-Sprawozdania i ponownie sprawdzić wszystkie elementy SF. Ze szczególnym uwzględnieniem elementu " Wprowadzenie do sprawozdania finansowego [...]"

Jak odszukać błędne lub niewypełnione pole?
Proszę sprawdź wyświetloną w komunikacie nazwę pola (w naszym przykładzie jest to P_4) którego dotyczy komunikat i odszukać to pole w SF.
Żeby to zrobić wejdź w każdy z elementów SF i w górnym menu włącz opcję pokazywania tagów XML - mają one takie nazwy, jak powyższe pole.

W tym przypadku nasze pole jest we Wprowadzeniu, jest to pozycja:
"Sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne wewnętrznych jednostek organizacyjnych sporządzających samodzielnie spr.fin."

 
Przykład 2

Dokument niepoprawny. Opis:
Element '{http://www.mf.gov.pl/schematy/SF/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/2018/07/09/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/}RP' jest nieoczekiwany w odniesieniu do modelu zawartości elementu nadrzędnego '{http://www.mf.gov.pl/schematy/SF/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/2018/07/09/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/}Pozostale'.
Oczekiwano: {http://www.mf.gov.pl/schematy/SF/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/2018/07/09/DefinicjeTypySprawozdaniaFinansowe/}RB.

Sprawdź czy dla każdej pozycji zostały wypełnione wymagane okresy - dla sprawozdań typu Bilans, RZiS, itd. wymaga się wypełnienia roku bieżącego i poprzedniego; dla informacji dotyczącej podatku - roku bieżącego. Jeśli w jednym z okresów dana pozycja nie ma wartości, wówczas wpisz zero.

 

Przyczyna 2. SF nie zawiera wszystkich wymaganych elementów.

Każde SF musi zawierać:
- Wprowadzenie do sprawozdania finansowego [...]
- Bilans
- Jeden z Rachunków Wyników
- Informację dodatkową (element sprawozdania zawierający informację dotyczącą podatku)
- Przynajmniej jedną "Dodatkową Informację i Objaśnienia" (składającą się z opisu i opcjonalnego załącznika np. pliku PDF)

 

Jak podpisać i złożyć do KRS elektroniczne sprawozdanie finansowe

Szanowni Państwo

Nasza aplikacja e-Sprawozdania służy przygotowaniu pliku xml w strukturze wymaganej obecnie dla sprawozdań finansowych oraz na jego podpisanie na etapie tworzenia, a wkrótce także umożliwi wczytanie z dysku i podpisanie dowolnego pliku XML.

Otrzymujemy od Państwa wiele pytań dotyczących postępowania z gotowym plikiem, generalnie sprowadzające się do jednego: Mam gotowy plik i co dalej?

1. Twój plik XML to od tej pory Sprawozdanie Finansowe (SF) ze wszystkimi tego skutkami.

2. Zadbaj o podpisy elektroniczne:

Zadbaj o potrzebne podpisy, nie ma znaczenia w jakiej kolejności zostaną złożone, ważne jest aby ostatecznie plik zawierał podpisy wszystkich wymaganych osób.
Po drodze można go nawet przesyłać mailem kolejno do poszczególnych osób.

Czym i jak podpisać plik?
Każdy posiadacz podpisu ma dostęp lub może uzyskać dostęp do aplikacji dostarczanej przez dostawcę podpisu. Powinien jej użyć do złożenia podpisu. Jeśli nie wie jak tego dokonać - powinien skorzystać z pomocy dostawcy podpisu.

Zwróć uwagę, że podpisany plik w zależności od ustawień aplikacji podpisującej powinien (ale nie musi) zmienić rozszerzenie na ".xades" lub ".xml.xades"

 

3. Mam kompletny i podpisany plik. Co dalej?

SF powinno teraz zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy/członków, które na tę okoliczność sporządzi protokół i stosowne uchwały. Uchwały te należy zeskanować - będą potrzebne do złożenia wniosku do KRS.
(Uwaga: skanów tych uchwał NIE ZAŁĄCZAMY w programie do tworzonego SF)


4. Złożenie SF wraz z uchwałami do KRS.

Podpisany plik SF - należy wczytać do systemu KRS, podobnie jak rok temu wczytywaliśmy skany papierowych sprawozdań finansowych. Dodatkowo, jako osobne pliki należy wczytać podpisane pliki PDF zawierające skany uchwał o zatwierdzeniu SF oraz ewentualnie opinię biegłego rewidenta.


Ważne:
W razie kłopotów z podpisaniem pliku - należy kontaktować się z dostawcą podpisu.
W razie problemów przy wczytaniu SF do KRS należy korzystać z pomocy zapewnianej przez KRS.

 

Na co zwrócić uwagę podczas edycji sprawozdania finansowego

1. Każdy uzupełniony w SF rok obrotowy powinien mieć uzupełnione te same pozycje SF; Jeśli w jednym z lat pozycja nie występuje, należy uzupełnić ją cyfrą 0.

2. Należy zadbać o to, aby każdy zestaw SF zawierał co najmniej jedną pozycję zawierającą informacje dodatkowe (która nie musi zawierać załącznika - jest on opcjonalny; wymagane jest tylko wypełnienie opisu).

3. Co z tymi Pozycjami Uszczegóławiającymi?

Pozycje które mają pozycję nadrzędną uzupełniane powinny być na zasadzie: "w tym" i w naszej aplikacji co do zasady liczone są "do 100". Np: jeśli mamy do wpisania do RZiS podatki na kwotę 10 zł, w tym akcyza 4 zł - To w programie jest jeszcze dodatkowa Pozycja np. "Pozostałe podatki", gdzie należy wpisać 6.

Natomiast co do pozycji, które nie mają pozycji nadrzędnej, spraw się komplikuje, ponieważ: Udostępnione przez MF schemy sprawozdań nie precyzują sposobu przeliczania tych pozycji w SF, z tego powodu przyjęliśmy założenie, że pozycje główne (takie, które nie mają pozycji nadrzędnej) co do zasady nie są ujmowane w formułach SF, inne rozwiązanie prowadziło by do zaburzenia całej struktury SF.
W przypadku wątpliwości co do sposobu wypełniania SF w zakresie pozycji uszczegóławiającej sugerujemy, aby w samym SF zawrzeć wyłącznie dane zbiorcze w ramach danej grupy, natomiast ewentualne rozbicie przenieść do not i załączyć je do pliku SF w formie załącznika (np. PDF).

4. Ważne: Zgodnie ze strukturą XML-a nazwy pozycji NIE SĄ przekazywane do pliku XML (oprócz nazw dodanych pozycji uszczegóławiających) - bowiem opiera się on wyłącznie na tagach XML wymaganych przez struktury podane przez MF. Nazwy mają znaczenie wyłącznie do wydruków, które obecnie pełnią rolę pomocniczą i formalnie nie są już traktowane jako sprawozdanie finansowe (:-/ - w praktyce mogą one mieć jednak istotne znaczenie, dlatego warto zadbać o ich zachowanie np. w formie PDF).

5. Jakie załączniki można dodać do informacji dodatkowej.
Generalnie wszystkie dokumenty - najlepiej jednak, aby były to pliki PDF (wygenerowane lub skany) - bowiem ten format jest najbardziej uniwersalny.

6. Jak duże mogą być załączniki?
Program nie ogranicza ilości załączanych plików, jednak rozmiar każdego pojedynczego załącznika nie powinien przekraczać 50 MB - dlatego aby go nie przekroczyć i ogólnie zmniejszyć jego rozmiar, należy np. przy skanowaniu ustawić rozdzielczość 300 dpi i skalę szarości zamiast koloru.

7. Czy program e-Sprawozdania umożliwia wpisanie danych "z ręki" za lata ubiegłe?
Tak, generalnie wszystkie dane trzeba wpisać ręcznie. Zarówno za lata ubiegłe, jak i za rok bieżący.
(Na ten moment tylko posiadacze aktualnej licencji programu OGNIK PREMIUM mogą zaimportować dane liczbowe do RZiS i Bilansu.)

e-Sprawozdania - podpisywanie pliku profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym

Plik można podpisywać w następujący sposób.

W PROGRAMIE:
Pełna wersja programu e-Sprawozdania pozwala podpisać pliki XML przy pomocy podpisu kwalifikowanego.
Ważne: Od wersji 1.0.06 programu składany podpis domyślnie zawierać będzie sygnaturę czasową.
Jeśli chcemy złożyć podpis bez sygnatury czasowej, należy odznaczyć odpowiednie pole w oknie wyboru certyfikatu.

INNE APLIKACJE:
Pliki XML można również podpisywać za pomocą posiadanych aplikacji do podpisu dostarczonych przez wydawcę podpisu.

E-PUAP:
Wg. stanu na dzień 2019-01-28 - KRS przyjmuje już e-Sprawozdania podpisane profilem zaufanym E-PUAP - Źródło: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/Usługa E-PUAP nie udostępnia API pozwalającego na jej wykorzystanie przez zewnętrzne programy.
Dlatego aby podpisać plik profilem zaufanym - należy zrobić to na portalu E-PUAP

Czy wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać plik tym samym sposobem?
Na chwilę obecną nie ma przeciwwskazań, aby kolejne osoby składały swoje podpisy przy użyciu różnych narzędzi.

Co powinien zawierać plik XML sprawozdań

Plik XML powinien zawierać elementy sprawozdania finansowego, takie jak RZiS, BILANS i pozostałe, jeśli są wymagane, oraz w każdym przypadku co najmniej jedną informację dodatkową, która składa się z wymaganego opisu i opcjonalnego załącznika, np. pliku PDF

Ważne:
Takich dokumentów jak: opinia biegłego rewidenta, uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdań itp - NIE DODAJEMY do pliku XML
- trzeba będzie je odrębnie załączyć do wniosku do KRS podczas składania SF;

Jaka będzie cena aktualizacji

Licencja programu nie zawiera ograniczeń czasowych.

Jeśli ustawodawca nie wdroży nowych schematów xml dla sprawozdań, należy założyć, że w kolejnych latach aktualizacje nie będą potrzebne.