Wskazówka 3. Parametry tworzenia SZABLONÓW
Najważniejszym elementem tworzenia SZABLONÓW księgowych jest przypisanie do każdej pozycji tego szablonu odpowiednich parametrów.
Muszą Państwo zacząć od nazwy tworzonego SZABLONU. Każdy z szablonów powinien posiadać unikalną nazwę, która pozwoli Państwu w możliwie najszybszy sposób na jego odnalezienie na liście szablonów, a następnie użycie go. Dlatego warto nadawać szablonom, krótkie aczkolwiek jednoznaczne nazwy takie jak na przykład: paliwo-gotówka, zakup-paliwo, paliwo-przelew, opał-przelew itp. W zależności od charakteru i specyfiki księgowanego przez Państwa podmiotu opisy te będą miały nieco odmienną formę. Tak naprawdę użycie określonej nazwy zależy tylko od Państwa i to Wy drodzy księgowi najlepiej wiecie jakie nazwy szablonów będą dla Was najbardziej czytelne i pomocne.
Najważniejszą wartością definiującą pojedynczą pozycję SZABLONU jest PARAMETR. Podczas dodawania poszczególnych pozycji do szablonu księgowego możecie Państwo przypisać do niej konkretny parametr z rejestru VAT.
Przypisanie do danej pozycji szablonu księgowego parametru VAT ? owskiego spowoduje, że podczas użycia danego szablonu, dla tej właśnie pozycji zostanie wczytana kwota z rejestru VAT odpowiadająca parametrowi przypisanemu tej pozycji.
W programie zawarty mamy domyślny zestaw parametrów VAT gotowych do użycia. Przedstawiony został on na rysunku poniżej.
Użytkownik może wybrać z tej rozwijalnej listy parametr charakteryzujący konkretną pozycję w SZABLONIE księgowym. To właśnie ta wartość z rejestru VAT zostanie wczytana dla tej pozycji po użyciu szablonu.
Parametry VAT ? owskie najogólniej można podzielić na dwie grupy. Pierwszą z nich są parametry stałe czyli: VAT Razem, BRUTTO Razem i NETTO Razem. Są to parametry, które będą dostępne zawsze przy tworzeniu szablonów.
Pozostałe parametry stanowią tak zwane parametry zmienne. Te zmienne parametry wczytywane są w oparciu o dane zawarte w kartotekach stawek VAT. Jeżeli dodacie lub usuniecie Państwo jakąś stawkę z kartotek stawek VAT (na przykład z powodu zmian w przepisach VAT), to odpowiednio zostanie ona dodana lub usunięta z listy dostępnych przy tworzeniu szablonów parametrów VAT.
Tak więc parametry zmienne tworzą się automatycznie po wprowadzeniu do programu stawek VAT. W zależności od tego jakie stawki VAT zostały utworzone w programie dany parametr pojawi się przy tworzeniu szablonów. Dla każdej dodanej stawki VAT utworzone zostaną parametry VAT, NETTO i BRUTTO.
Oprócz parametrów VAT ? owskich dla każdej pozycji szablonu księgowego, możecie Państwo wybrać odpowiednią stronę (WN lub MA) oraz konto z jakim dana pozycja zostanie wczytana do dekretów po użyciu szablonu księgowego.
Dla kont kontrahentów niezbędne jest, aby przed ich podpięciem pod konkretne pozycje szablonów księgowych, zostało przeprowadzone powiązanie na linii kontrahent -> konto księgowe danego kontrahenta. Powiązania poszczególnych kontrahentów z odpowiadającymi im kontami księgowymi możemy dokonać w oknie edycji danych kontrahenta.
Po otwarciu modułu KARTOTEKI a w nim zakładki kontrahenci program wyświetli listę utworzonych kontrahentów. Po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na danego kontrahenta lub użyciu przycisku POPRAW z górnego Menu otrzymamy okno edycji danych kontrahenta.
W oknie tym musicie Państwo wybrać z górnego ?grzebyka? zakładkę KSIĘGOWE, a następnie użyć przycisku DODAJ dostępnego po prawej stronie okna.
Następnie dokonujemy wyboru konta, które będzie przypisane do danego kontrahenta oraz wybieramy typ tego konta. Możemy wybrać typ dostawcy dla kont ?zakupowych? lub typ odbiorcy dla kont ?sprzedażowych?. Po zapisaniu danych w obydwóch oknach wybrane przez Nas konto zostanie przypisane do danego kontrahenta. Tak powiązane konta możemy wykorzystywać podczas tworzenia szablonów księgowych.
Podczas tworzenia szablonów księgowych, możemy użyć w nich konkretnego konta przypisanego do danego kontrahenta. Jednakże wiadomo, że dana operacja gospodarcza (na przykład zakup paliwa lub zakup materiałów biurowych) może być realizowana przez więcej niż jednego kontrahenta. Fakt ten utrudniłby i spowolnił naszą pracę na szablonach ponieważ dla każdego kontrahenta musielibyśmy tworzyć odrębny szablon lub nanosić poprawki w dekretach po użyciu danego szablonu.
Z myślą o tym wprowadzone zostało w programie udogodnienie. Mianowicie podczas wprowadzania danej pozycji szablonu księgowego, w momencie wyboru konta charakteryzującego daną pozycję możemy oprócz konta konkretnego kontrahenta wybrać jedną z poniższych opcji:
Użycie przy tworzeniu szablonu, tych pozycji w odniesieniu do kont kontrahentów spowoduje, że wprowadzając dokument księgowy i używając utworzonego szablonu program automatycznie wczyta do dekretów konto kontrahenta użytego we wprowadzanym dokumencie. Dzięki temu nie musimy tworzyć dla każdego kontrahenta osobnych szablonów, gdyż program automatycznie wczyta konto kontrahenta widocznego na dowodzie księgowym.