Każdy wprowadzony do OGNIKa dokument otrzymuje automatycznie nadawany przez program numer systemowy.

Numer ten ułatwia jednoznaczne identyfikowanie dokumentów w systemie.

Jest to najważniejszy numer jaki otrzymuje dokument w OGNIKu i stanowi indywidualne oznaczenie każdego dokumentu. Dla danego dokumentu numer systemowy nadawany jest raz na zawsze.

Nadawany jest on rosnąco w kolejności wprowadzania dokumentów i dodatkowo wyróżniany identyfikatorem roku.