Pierwszym krokiem do wygenerowania raportu kasowego za dany okres (miesiąc) księgowy jest wprowadzenie do programu wszystkich dla tego okresu (miesiąca) księgowego dokumentów KP (Kasa Przyjmie) i KW (Kasa Wyda). Program daje możliwość ich bezpośredniego wprowadzania do systemu. W tym celu należy wejść do zakładki BUFOR ZAPISÓW, a następnie z górnego menu wybrać przycisk DODAJ. Wyświetlone zostanie okno dodawania nowego dokumentu księgowego.
Następnie należy wybrać odpowiednią serię wprowadzanych dokumentów.
I tak dla dokumentów:
- KASA PRZYJMIE, należy wybrać serię KP,
- KASA WYDA, należy wybrać serię KW.
Następnie należy w wyświetlonym oknie księgowym dodawanego dokumentu, uzupełnić pozostałe pola. Trzeba wprowadzić kolejno DZIENNIK, DATĘ DOKUMENTU, DATĘ KSIĘGI, NUMER DOKUMENTU i jego OPIS.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie kontrahenta, którego będzie dotyczyła transakcja. Jeżeli kontrahent znajduje się już na rozwijalnej liście wystarczy go z niej wybrać, natomiast w przypadku gdy jest to "nowy" kontrahent można dodać go do kartoteki kontrahentów używając przycisku "+" znajdującego się po prawej stronie POLA KONTRAHENT. Więcej informacji o dodawaniu kontrahentów znajdziecie Państwo w zamieszczonym na naszej stronie internetowej podręczniku online w temacie KONTRAHENCI.
Ostatnią czynnością podczas wprowadzania dokumentów KASA PRZYJMIE I KASA WYDA jest wprowadzenie dla nich odpowiednich DEKRETÓW KSIĘGOWYCH. W tym miejscu należy pamiętać, że raport kasowy utworzony zostanie w oparciu o zapisy na koncie KASA. Tak więc podczas wprowadzania dekretów księgowych dla dokumentów o serii KP i KW jedna ze stron księgowych (WN dla dokumentów o serii KP i MA dla dokumentów o serii KW) musi zawierać konto KASA (domyślnie w PLANIE KONT oferowanym przez program OGNIK jest to konto 100-01 dla waluty krajowej i 100-02 dla walut obcych).
Po wprowadzeniu dekretów księgowych możemy przyciskiem ZAPISZ zatwierdzić wprowadzany dokument i przejść do wprowadzania (BUFOR ZAPISÓW >>> DODAJ) kolejnych dokumentów KP i KW w ramach danego okresu (miesiąca) za który będziemy tworzyć raport kasowy.
Pamiętaj każdy dokument KP i KW księgujemy osobno.
WAŻNE UWAGI !!!
- Druga strona dekretu dla dokumentów KP i KW uzależniona jest od sposobu księgowania przyjętego przez użytkowników programu. Najczęściej tą drugą stronę dekretu stanowi konto rozrachunkowe odpowiedniego kontrahenta (odbiorcy lub dostawcy), które to konto zostało użyte wcześniej przy wprowadzaniu dokumentu (faktury) sprzedaży lub zakupu odpowiadającemu danej płatności z dokumentów KP lub KW.
- Jeżeli przyjęty przez Państwa sposób księgowania zakłada, wprowadzanie dokumentów (faktur) sprzedaży i zakupu od razu na konto KASA, to wprowadzanie dla nich dokumentów KP lub KW jest już NIEPOTRZEBNE I ZBYTECZNE. W generowanym raporcie kasowym zapisy te zostaną wyświetlone na podstawie zapisu na koncie KASA w dokumencie (fakturze) sprzedaży bądź zakupu. Należy jednak pamiętać, że taki sposób księgowania spowoduje, że dokumenty (faktury) księgowane bezpośrednio na konto KASA nie będą widoczne w rozrachunkach firmy.
Po wprowadzeniu wszystkich dla danego okresu (miesiąca) księgowego dokumentów kasowych możecie Państwo przejść do wygenerowania raportu kasowego za ten okres.