Ważne: Do Obsługi KSeF wymagana jest generacja 13 lub wyższa klucza programu oraz otwarty rok 2026

Przeczytaj jeśli chcesz testować działanie programu w kontekście KSEF

Jeśli chcesz wypróbować środowisko KSeF.DEMO - NIE RÓB TEGO W PRODUKCYJNEJ INSTALACJI PROGRAMU
Pobierz naszą wersję demonstracyjną - zainstaluj ją całkowicie oddzielnie - najlepiej na oddzielnym komputerze - i nie wprowadzaj klucza produktu.
KSeF będzie działał w oparciu o środowisko KSeF.DEMO. Pamiętaj, że musisz mieć do niego dostęp i opcjonalnie wygenerować oddzielne certyfikaty.
Uwaga: W wersji DEMO niektóre opcje mogą być niedostępne.

O KSeF

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w postaci ustrukturyzowanej (XML). Odwiedź https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.

KSeF a program OGNIK

Program OGNIK jest przygotowany do pracy z KSeF – zarówno do wystawiania i wysyłania faktur, jak i do ich pobierania, weryfikacji, akceptacji oraz księgowania.

Uruchomienie obsługi KSeF w OGNIKU

Uzyskanie dostępu do KSeF

Aby korzystać z KSeF, każdy użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – uprawnienia nadawane są automatycznie; dodatkowe osoby (np. księgowi) mogą być upoważniane w portalu KSeF.
Podmioty gospodarcze (np. spółki, fundacje) – wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym; rejestruje on administratora KSeF, który następnie przydziela uprawnienia.

Należy pamiętać, iż osoba składająca formularz ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym po zalogowaniu się na KSeF celem nadania uprawnień powinna w pierwszej kolejności nadać uprawnienia "samemu sobie". Tylko wtedy uprawnienia nadawane kolejnym osobom będą skuteczne.

Biura rachunkowe – dostęp uzyskuje się po nadaniu uprawnień przez klienta na:
- NIP biura - jeśli to spółka - potrzebna będzie pieczęć kwalifikowana + opcjonalnie certyfikat KSeF na ten NIP
- PESEL właściciela lub upoważnionego pracownika.

Pomoc w wypełnieniu tych obowiązków i informacje jak nadać uprawnienia uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.

Do pracy z KSeF w programie OGNIK potrzebne są:

Ważne: OGNIK NIE OBSŁUGUJE TOKENÓW połączeniowych, które wg zapowiedzi MF miały być dostępne w KSeF tylko do końca roku 2026

Jeśli wybierzesz certyfikat KSeF pomoc jak go wygenerować uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej

Praca z KSeF w OGNIKU

Wciąż rozwijamy program, widok okien w aktualnej wersji może się nieco różnić.

W OGNIKU znajdziesz następujące zmiany związane z obsługą KSeF

Szybki start z KSeF w OGNIKU

Sposób uwierzytelnienia w KSeF.

Uwierzytelnienie zadziała tylko jeśli masz już nadane uprawnienia w KSeF

Jeśli masz certyfikat kwalifikowany lub Profil Zaufany - możesz ich użyć bez dalszych czynności w OGNIKU.

Jeśli chcesz korzystać z certyfikatów KSeF (osobistych lub na podmiot) najpierw uzyskaj je w KSEF, a później wróć do OGNIKA i wgraj je w OKNIE Certyfikaty KSeF.

Zanim nawiążesz sesje z KSeF, zobacz jak wgrać certyfikat do programu Lista certyfikatów

Nawiązanie sesji w KSeF

Jeśli masz już jedno z trzech opisanych narzędzi do uwierzytelnienia się w KSeF - możesz zacząć pracę.
Praca z KseF wiąże się z nawiązaniem sesji połączeniowej z KseF. To mniej więcej tak, jak logowanie się na jakiejś stronie czy do banku - tylko w tym przypadku robisz to poprzez program OGNIK.

Sesja może trwać nawet kilkanaście godzin.
Program OGNIK zapisuje nawiązaną sesję i pozwala jej użyć ponownie nawet po zamknięciu i ponownym uruchomieniu programu aż do jej wygaśnięcia.
Zwykle więc wystarczy nawiązanie sesji raz dziennie.
W trybie sesji interaktywnej w jakim działa OGNIK - nie ma potrzeby zamykania sesji - KSeF zrobi to automatycznie.

Otwórz program i w panelu bocznym wybierz KSeF, a następnie kliknij Lista faktur. Uruchom w górnym menu opcję Pobierz faktury z KSef, a następnie w oknie kliknij Inicjuj Nową Sesję.

Szczegóły, jak nawiązać sesje KSeF znajdziesz tutaj Obsługa sesji KSeF w OGNIKU

Pobieranie faktur

Po nawiązaniu sesji KSeF masz możliwość ustawienia parametrów pobrania faktur:

rodzaj faktur
- Podmiot1 - czyli te, gdzie to Ty jesteś sprzedawcą
- Podmiot2 - faktury zakupu
- Podmiot3 - gdzie występujesz w dodatkowych rolach. (Pole zawierający dane podmiotu trzeciego np. faktora albo płatnika)
- PodmiotUP - opcjonalnie, zwykle nie potrzebujesz pobierać tych faktur. (tj. komornik sądowy, organ egzekucyjny i przedstawiciel podatkowy)

Domyślnie zaznaczone są opcje Podmiot1 i Podmiot2.

okres za jaki chcesz pobrać faktury - tu musisz podać daty od i do. Możesz również skorzystać z możliwości wybrania konkretnego przedziału czasu klikając przycisk Podstaw daty.... (Maksymalny okres za jaki można pobrać faktury to 3 miesiące.)
limit pobranych faktur KSeF - o zasadach działania przeczytasz klikając w przycisk "Jak działają limity KSEF?"

Następnie kliknij Pobierz listę faktur

Pobraną z KSeF listę faktur zapisz do OGNIK.SOD

Pamiętaj, że w sesji interaktywnej istnieją limity pobierania faktur. Jeśli OGNIK znajdzie więcej faktur niż może pobrać w zakresie limitu - poczeka na kolejną paczkę.

Zobacz także temat: Automatyczne pobieranie faktur

Po pobraniu i zapisaniu faktur możesz zobaczyć ich wizualizację w oknie „Lista faktur” jako:

podgląd wydruku (możliwy jest podgląd w dwóch wariantach - "programu" oraz "MF" (wraz z numerem KSEF i kodem QR).
wybrane informacje oraz pozycje faktury
podgląd „gołego” XML

Podgląd faktury generowany jest w oparciu o style dostarczone przez MF wraz ze schemą faktury, ze względu na dużą liczbą możliwych wariantów faktury będziemy na bieżąco śledzić najczęściej pojawiające się wzory i modyfikować widok podglądu.

Predekretacja faktur - automatyczne lub uzupełnij ręcznie:

Pod prawym przyciskiem myszki, możliwa jest predekretacja faktur czyli automatyczne uzupełnienie danych na podstawie danych z faktury oraz wzorców rozpoznanych przez program w oparciu o wcześniej zaksięgowane faktury. Predekretowane dane obejmują:

kontrahenta,
serię,
dziennik,
sposób płatności,
proponowane konto księgowe dla wartości netto faktury.

Zwróć uwagę na kolumny Dopasowanie i Wyst.. Kiedy program ustali najczęściej pojawiające się w dekretach konto księgowe - Dopasowanie mówi o tym w ilu procentach dekretów ono występowało, zaś Wyst. - mówi ile łącznie było tych dekretów.
Np. Zakładając, że Dopasowanie to 100% a Wyst. 50 - to znaczy, że każda z 50 wcześniej zaksięgowanych faktur była zadekretowana na wybrane konto.

Jeśli nie chcesz korzystać z opcji automatycznej predekretacji, możesz uzupełnić dane wymagane do zaksięgowania ręcznie zaznaczając Szczegóły i pozycje faktury

Ważne: Parametry takie jak Seria czy (w Księdze Handlowej) Dziennik są wymagane. Pozostałe możesz poprawić w buforze zapisów, gdzie pojawia się również dodatkowe okno zawierające podgląd faktury.

Przenoszenie (Księgowanie) faktur do bufora zapisów

Z założenia lista dokumentów SOD służy do przeglądu faktury, jakie spłynęły z KSeF i odrzucenia zbędnych. Jeśli pominiesz ten krok - możliwe jest również usunięcie faktur później w buforze. (Ważne: program nie wypełni luk w numeracji ITC co nie jest błędem.) Po przeniesieniu faktur do bufora dalsze prace nad fakturą możesz wykonać już w buforze zapisów.

W programie OGNIK - możesz skorzystać z następujących opcji księgowania:

w oparciu o konto wybrane podczas predekretacji (konto dla kwoty netto faktury)
dekret wg. wskazanych kont
brak dekretacji - wszystko zrobisz w buforze zapisów.
użyj wskazanego szablonu
SMART -> kolejno, jeśli wskazano: Szablon -> Konto - bez dekretów

Wskazówka: Dopasuj konto do wszystkich faktur zanim je zaksięgujesz lub jeśli wolisz sortuj faktury wg. określonego kryterium i przenoś je do bufora zapisów zaznaczając tylko pasujące do określonego wzorca (np. zakup towarów). W oknie KSEF.SOD możesz stosować sposoby zaznaczania (podświetlania) wybranych faktur analogicznie jak w EXCELu (Ctrl+A, Ctrl+lewy przycisk myszy, Shift+lewy przycisk myszy).

Więcej informacji w artykule: Księgowanie faktur KSeF

Podgląd faktur na każdym etapie

OGNIK umożliwia:

podgląd faktury KSEF na każdym etapie "pracy z nią",
W OGNIK.SOD masz do wyboru kilka opcji podglądu, jw.
W oknie dowód księgowy - zobaczysz podgląd wydruku faktury

Dodatkowo w dowodzie księgowym zobaczysz również numer faktury KSeF oraz typ faktury (DI, BFK, OFF, KSEF)

Wystawianie i wysyłka faktur do KSeF

Program umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF bezpośrednio z poziomu modułu Faktury Mini. Zaznaczając w jego górnym menu rodzaj wystawianej faktury "KSeF" program pozwala tworzyć faktury zgodne ze strukturą KSeF.

Następnie nawiązujemy sesje KSeF (łącząc się do systemu KSEF przy użyciu certyfikatu kwalifikowanegp, certyfikatu KSeF lub Profilu Zaufanego) i wysyłamy dokument do systemu klikając prawy przycisk myszy "Wyślij FA KSEF". Po poprawnym przesłaniu faktura otrzymuje indywidualny numer KSeF, potwierdzający jej rejestrację w systemie. Więcej informacji w artykułach:

Inne informacje

Wszystkie dokumenty przesłane do KSeF i faktury pobrane z KSeF są przechowywane w lokalnej bazie w OGNIKU,
Jeśli KSeF jest niedostępny z poziomu programu, możesz wczytać pliki *.xml faktur pobrane ze strony KSeF. (Ważne: nazwy plików powinny być numerami KSeF)

Biura Rachunkowe a KSeF

Scenariusze pracy biuro-klient

Dla biur rachunkowych możliwe są następujące scenariusze współpracy z klientami:

klient sam pobiera paczkę faktur z KSeF, ocenia je i przesyła do biura, biuro wczytuje pliki. (Ważne: nazwy plików powinny być numerami KSeF)
biuro samodzielnie pobiera faktury bezpośrednio do OGNIKA lub jako paczkę XML
- w kolejnych wersjach możliwe będzie udostępnienie klientowi Okna OGNIKA do akceptacji faktur, lub
- skorzystanie z dodatkowej platformy do oceny faktur (ok. 15 marca 2026)

OGNIK nie ogranicza możliwości wczytywania plików xml faktur KSeF ani nie nalicza opłat od pobieranych z KSeF/wysyłanych do KSeF faktur

Uprawnienia otrzymane od klientów

Co do zasady klient nadaje uprawnienia na NIP biura lub NIP/PESEL osób w nim pracujących. Nie ma potrzeby wgrywać certyfikatów klientów - nie powinno się tego robić zgodnie z wytycznymi MF. Biuro wgrywa wyłącznie własny certyfikat (podmiotu) lub certyfikat operatora/ów.

Ważne - pamiętaj, że bez pieczęci kwalifikowanej nie zalogujesz się do KSeF jako podmiot - czyli również nie wygenerujesz certyfikatu KSeF podmiotu ani nie zobaczysz uprawnień nadanych temu podmiotowi przez klientów

Problemy i wyzwania związane z wdrażaniem

Na początkowym etapie wdrożenie KSeF może być utrudnione ze względu na trwające wciąż prace nad tym systemem. Jest on wciąż rozwijany, możliwe są częste przerwy w jego funkcjonowaniu

KSEF

Spis treści