Ważne: Do Obsługi KSeF wymagana jest generacja 13 lub wyższa klucza programu oraz otwarty rok 2026

Przeczytaj jeśli chcesz testować działanie programu w kontekście KSEF

Jeśli chcesz wypróbować środowisko KSeF.DEMO - NIE RÓB TEGO W PRODUKCYJNEJ INSTALACJI PROGRAMU Pobierz naszą wersję demonstracyjną - zainstaluj ją całkowicie oddzielnie - najlepiej na oddzielnym komputerze - i nie wprowadzaj klucza produktu. KSeF będzie działał w oparciu o środowisko KSeF.DEMO. Pamiętaj, że musisz mieć do niego dostęp i opcjonalnie wygenerować oddzielne certyfikaty. Uwaga: W wersji DEMO niektóre opcje mogą być niedostępne.

O KSeF

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w postaci ustrukturyzowanej (XML). Odwiedź https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.

Przewidywane terminy udostępnienia poszczególnych funkcji w OGNIKu

21 stycznia 2026 – udostępnienie chętnym DEMO OGNIKA w wersji pozwalającej na odbieranie faktur z KSeF DEMO w ramach sesji interaktywnej

(funkcje KSeF zobaczą - wyłącznie klienci posiadający aktualną generację programu)

9 lutego 2026 – obsługa odbierania faktur z KSeF PROD w ramach sesji interaktywnej
16 lutego 2026 - obsługa wysyłki faktur do KSeF PROD w ramach sesji interaktywnej
16 marca 2026 - wdrożenie platformy on-line do oceny i akceptacji faktur w relacji: biuro rachunkowe - klient
31 marca 2026 - obsługa pobierania faktur w ramach tzw. sesji wsadowej

KSeF a program OGNIK

Program OGNIK jest przygotowywany do pełnej integracji z KSeF – zarówno do wystawiania i wysyłania faktur, jak i do ich pobierania, weryfikacji, akceptacji oraz księgowania.

Uruchomienie obsługi KSeF w OGNIKU

Uzyskanie dostępu do KSeF

Aby korzystać z KSeF, każdy użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – uprawnienia nadawane są automatycznie; dodatkowe osoby (np. księgowi) mogą być upoważniane w portalu KSeF.
Podmioty gospodarcze (np. spółki, fundacje) – wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym; rejestruje on administratora KSeF, który następnie przydziela uprawnienia.
Biura rachunkowe – dostęp uzyskuje się po nadaniu uprawnień przez klienta na:
- NIP biura - jeśli to spółka - potrzebna będzie pieczęć kwalifikowana + opcjonalnie certyfikat KSeF na ten NIP
- PESEL właściciela lub upoważnionego pracownika.

Pomoc w wypełnieniu tych obowiązków i informacje jak nadać uprawnienia uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.

Do pracy z KSeF w programie OGNIK potrzebne są:

certyfikat kwalifikowany, lub
certyfikat KSeF, lub
Profil Zaufany

Ważne: OGNIK NIE OBSŁUGUJE TOKENÓW, które wg zapowiedzi mają być dostępne w KSeF tylko do końca roku

Jeśli wybierzesz certyfikat KSeF pomoc jak go wygenerować uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej

Praca z KSeF w OGNIKU

Poniższa treść dotyczy programu Ognik w wersji 2026-01-21 (1.8.76)

W OGNIKU znajdziesz następujące zmiany związane z obsługą KSeF

Szybki start z KSeF w OGNIKU

Sposób uwierzytelnienia w KSeF.

Uwierzytelnienie zadziała tylko jeśli masz już nadane uprawnienia w KSeF

Jeśli masz certyfikat kwalifikowany lub Profil Zaufany - możesz ich użyć bez dalszych czynności w OGNIKU.

Jeśli chcesz korzystać z certyfikatów KSeF (osobistych lub na podmiot) najpierw uzyskaj je w KSEF, a później wróć do OGNIKA i wgraj je w OKNIE Certyfikaty KSeF.

Zanim nawiążesz sesje z KSeF, zobacz jak wgrać certyfikat do programu Lista certyfikatów

Nawiązanie sesji w KSeF

Jeśli masz już jedno z trzech opisanych narządzi do uwierzytelnienia się w KSeF - możesz zacząć pracę. Praca z KseF wiąże się z nawiązaniem sesji połączeniowej z KseF. To mniej więcej tak, jak logowanie się na jakiejś stronie czy do banku - tylko w tym przypadku robisz to poprzez program OGNIK.

Sesja może trwać nawet kilkanaście godzin. Program OGNIK zapisuje nawiązaną sesję i pozwala jej użyć ponownie nawet po zamknięciu i ponownym uruchomieniu programu aż do jej wygaśnięcia. Zwykle więc wystarczy nawiązanie sesji raz dziennie. W trybie sesji interaktywnej w jakim działa OGNIK - nie ma potrzeby zamykania sesji - KSeF zrobi to automatycznie.

Otwórz program i w panelu bocznym wybierz KSeF, a następnie kliknij Lista faktur. Uruchom w górnym menu opcję Pobierz faktury z KSef, a następnie w oknie kliknij Inicjuj Nową Sesję.

Szczegóły, jak nawiązać sesje KSeF znajdziesz tutaj Obsługa sesji KSeF w OGNIKU

Pobieranie faktur

Po nawiązaniu sesji KSeF masz możliwość ustawienia dwóch parametrów pobrania faktur:

rodzaj faktur
- Podmiot1 - czyli te, gdzie to Ty jesteś sprzedawcą
- Podmiot2 - faktury zakupu
- Podmiot3 - faktury gdzie występujesz w dodatkowych rolach
- PodmiotUP - opcjonalnie, zwykle nie potrzebujesz pobierać tych faktur.

Domyślnie zaznaczone są opcje Podmiot1 i Podmiot2.

okres za jaki chcesz pobrać faktury - tu musisz podać daty od i do.

Następnie kliknij Pobierz listę faktur

Pobraną z KSeF listę faktur zapisz do OGNIK.SOD

Pamiętaj, że w sesji interaktywnej istnieją limity pobierania faktur. Jeśli OGNIK znajdzie więcej faktur niż może pobrać w zakresie limitu - poczeka na kolejną paczkę. Sesja interaktywna jest opcją "na start". Wkrótce dodamy obsługę sesji wsadowej, która zdoła pobrać faktury jako paczki zip.

Po pobraniu i zapisaniu faktur możesz zobaczyć ich wizualizację w oknie „Lista faktur” jako:

podgląd wydruku
wybrane informacje oraz pozycje faktury
podgląd „gołego” XML

Podgląd faktury generowany jest w oparciu o style dostarczone przez MF wraz ze schemą faktury, ze względu na dużą liczbą możliwych wariantów faktury będziemy na bieżąco śledzić najczęściej pojawiające się wzory i modyfikować widok podglądu.

Predekretacja faktur - automatyczne lub uzupełnij ręcznie:

Pod prawym przyciskiem myszki, możliwa jest predekretacja faktur czyli automatyczne uzupełnienie danych na podstawie danych z faktury oraz wzorców rozpoznanych przez program w oparciu o wcześniej zaksięgowane faktury.

kontrahenta
serii
dziennika,
sposobu płatności
proponowanego konta księgowego dla wartości netto faktury

Zwróć uwagę na kolumny Dopasowanie i Próba. Kiedy program ustali najczęściej pojawiające się w dekretach konto księgowe - Dopasowanie mówi o tym w ilu procentach dekretów ono występowało, zaś Próba - mówi ile łącznie było tych dekretów.

Np. Zakładając, że Dopasowanie to 100% a Próba 50 - to znaczy, że każda z 50 wcześniej zaksięgowanych faktur była zadekretowana na wybrane konto.

Jeśli nie chcesz korzystać z opcji automatycznej predekretacji, możesz uzupełnić dane wymagane do zaksięgowania ręcznie zaznaczając Szczegóły i pozycje faktury

Ważne: Parametry takiej jak Seria czy (w Księdze Handlowej) dziennik są wymagane. Pozostałe możesz poprawić w buforze zapisów, gdzie pojawia się nowa ramka zawierająca podgląd faktury.

Przenoszenie (Księgowanie) faktur do bufora zapisów

Z założenia lista dokumentów SOD służy do przeglądu faktury, jakie spłynęły z KSeF i odrzucenia zbędnych. Jeśli pominiesz ten krok - możliwe jest również usunięcie faktur później w buforze. (Ważne: program nie wypełni luk w numeracji ITC co nie jest błędem.) Po przeniesieniu faktur do bufora dalsze prace nad fakturą możesz wykonać już w buforze zapisów.

W pierwszej wersji programu OGNIK - możesz skorzystać z z następujących opcji księgowania:

w oparciu o konto wybrane podczas predekretacji (konto dla kwoty netto faktury)
dekret wg. wskazanych kont
brak dekretacji - wszystko zrobisz w buforze zapisów.

Wskazówka: Dopasuj konto do wszystkich faktur zanim je zaksięgujesz lub jeśli wolisz sortuj faktury wg. określonego kryterium i przenoś je do bufora zapisów zaznaczając tylko pasujące do określonego wzorca (np. zakup towarów)

Więcej informacji w artykule: Księgowanie faktur KSeF

Podgląd faktur na każdym etapie

OGNIK umożliwia:

podgląd faktury na każdym etapie
W OGNIK.SOD masz do wyboru kilka opcji podglądu, jw.
W oknie dowód księgowy - zobaczysz podgląd wydruku faktury

Inne informacje

Wszystkie dokumenty przesłane do KSeF i faktury pobrane z KSeF są przechowywane w lokalnej bazie w OGNIKU,
Jeśli KSeF jest niedostępny z poziomu programu, możesz wczytać pliki *.xml faktur pobrane ze strony KSeF.

Biura Rachunkowe a KSeF

Scenariusze pracy biuro-klient

Dla biur rachunkowych możliwe są następujące scenariusze współpracy z klientami:

klient sam pobiera paczkę faktur z KSeF, ocenia je i przesyła do biura, biuro wczytuje pliki.
biuro samodzielnie pobiera faktury bezpośrednio do OGNIKA lub jako paczkę XML
- w kolejnych wersjach możliwe będzie udostępnienie klientowi Okna OGNIKA do akceptacji faktur, lub
- skorzystanie z dodatkowej platformy do oceny faktur (ok. 15 marca 2026)

OGNIK nie ogranicza możliwości wczytywania plików xml faktur KSeF ani nie nalicza opłat od pobieranych z KSeF/wysyłanych do KSeF faktur

Uprawnienia otrzymane od klientów

Co do zasady klient nadaje uprawnienia na NIP biura lub NIP/PESEL osób w nim pracujących. Nie ma potrzeby wgrywać certyfikatów klientów - nie powinno się tego robić zgodnie z wytycznymi MF. Biuro wgrywa wyłącznie własny certyfikat (podmiotu) lub certyfikat operatora/ów.

Ważne - pamiętaj, że bez pieczęci kwalifikowanej nie zalogujesz się do KSeF jako podmiot - czyli również nie wygenerujesz certyfikatu KSeF podmiotu ani nie zobaczysz uprawnień nadanych temu podmiotowi przez klientów

Problemy i wyzwania związane z wdrażaniem

Na początkowym etapie wdrożenie KSeF może być utrudnione ze względu na trwające wciąż prace nad tym systemem. Jest on wciąż rozwijany, możliwe są częste przerwy w jego funkcjonowaniu

KSEF

Spis treści