KSEF
Ważne: Ten artykuł dotyczy przyszłej wersji programu OGNIK 1.8.76 - premiera 2 lutego
Ważne: W początkowych dniach lutego wersji 1.8.76 - będzie dostępna do instalacji z naszej strony.
Ważne: Do Obsługi KSeF wymagana jest generacja 13 lub wyższa klucza programu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w OGNIKU
Testy działania programu w kontekście KSEF
Jeśli chcesz wypróbować środowisko KSeF.DEMO - NIE RÓB TEGO W PRODUKCYJNEJ INSTALACJI PROGRAMU Pobierz naszą wersję demonstracyjną - zainstaluj ją całkowicie oddzielnie - najlepiej na oddzielnym komputerze - i nie wprowadzaj klucza produktu. KSeF będzie działał w oparciu o środowisko KSeF.DEMO. Pamiętaj, że musisz mieć do niego dostęp i opcjonalnie wygenerować oddzielne certyfikaty. Uwaga: W wersji DEMO niektóre opcje mogą być niedostępne.
Co to jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w postaci ustrukturyzowanej (XML). Odwiedź https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.
Przewidywane terminy udostępnienia poszczególnych funkcji w OGNIKu
- 21 stycznia 2026 – udostępnienie chętnym DEMO OGNIKA w wersji pozwalającej na odbieranie faktur z KSeF DEMO w ramach sesji interaktywnej
(funkcje KSeF zobaczą - wyłącznie klienci posiadający aktualną generację programu)
- 2 lutego 2026 – obsługa odbierania faktur z KSeF PROD w ramach sesji interaktywnej
- 16 lutego 2026 - obsługa wysyłki faktur do KSeF PROD w ramach sesji interaktywnej
- 16 marca 2026 - wdrożenie platformy on-line do oceny i akceptacji faktur w relacji: biuro rachunkowe - klient
- 31 marca 2026 - obsługa pobierania faktur w ramach tzw. sesji wsadowej
KSeF a program OGNIK
Program OGNIK jest przygotowywany do pełnej integracji z KSeF – zarówno do wystawiania i wysyłania faktur, jak i do ich pobierania, weryfikacji, akceptacji oraz księgowania.
Uruchomienie obsługi KSeF w OGNIKU
Uzyskanie dostępu do KSeF
Aby korzystać z KSeF, każdy użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia:
- Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – uprawnienia nadawane są automatycznie; dodatkowe osoby (np. księgowi) mogą być upoważniane w portalu KSeF.
- Podmioty gospodarcze (np. spółki, fundacje) – wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym; rejestruje on administratora KSeF, który następnie przydziela uprawnienia.
- Biura rachunkowe – dostęp uzyskuje się po nadaniu uprawnień przez klienta na:
- NIP biura - jeśli to spółka - potrzebna będzie pieczęć kwalifikowana + opcjonalnie certyfikat KSeF na ten NIP
- PESEL właściciela lub upoważnionego pracownika.
Pomoc w wypełnieniu tych obowiązków i informacje jak nadać uprawnienia uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.
Do pracy z KSeF w programie OGNIK potrzebne są:
- certyfikat kwalifikowany, lub
- certyfikat KSeF, lub
- Profil Zaufany
Ważne: OGNIK NIE OBSŁUGUJE TOKENÓW, które wg zapowiedzi mają być dostępne w KSeF tylko do końca roku
Jeśli wybierzesz certyfikat KSeF pomoc jak go wygenerować uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej
Praca z KSeF w OGNIKU
Poniższa treść dotyczy programu Ognik w wersji 2026-01-21 (1.8.76)
W OGNIKU znajdziesz następujące zmiany związane z obsługa KSeF
- OKNO połączenia z KSeF
- OKNO Certyfikatów
- OKNO Listy pobranych faktur
- Zmiany (nowe kolumny) w oknie bufora zapisów
- Zmiany (nowe pola) w oknie dowodu księgowego
Szybki start z KSeF w OGNIKU
Sposób uwierzytelnienia w KSeF.
Uwierzytelnienie zadziała tylko jeśli masz już nadane uprawnienia w KSeF
Jeśli masz certyfikat kwalifikowany lub Profil Zaufany - możesz ich użyć bez dalszych czynności w OGNIKU. Jeśli chcesz korzystać z certyfikatów KSeF (osobistych lub na podmiot) najpierw uzyskaj je w KSEF (do 31-01-2026 w MCU, po tym terminie możesz to zrobić w aplikacji Podatnika) a później wróć do OGNIKA i wgraj je w OKNIE Lista certyfikatów
Nawiązanie sesji w KSeF
Co to jest sesja KSEF? Zobacz artykuł Sesja KSef
Uruchom w menu link Połącz z KSef a następnie Inicjuj Nową Sesję. Więcej w Obsługa sesji KSeF w OGNIKU
Pobieranie faktur
Po nawiązaniu sesji KSeF masz możliwość ustawienia dwóch parametrów pobrania faktur:
- rodzaj faktur
- Podmiot1 - czyli te, gdzie to Ty jesteś sprzedawcą
- Podmiot2 - faktury zakupu
- Podmiot3 - gdzie występujesz w dodatkowych rolach
- PodmiotUP - opcjonalnie, zwykle nie potrzebujesz pobierać tych faktur.
Domyślnie zaznaczone są opcje Podmiot1 i Podmiot2.
- okres za jaki chcesz pobrać faktury - tu musisz podać daty od i do.
Pobraną z KSeF listę faktur zapisz do OGNIK.SOD
Po pobraniu i zapisaniu faktur możesz zobaczyć ich wizualizację w oknie „Lista faktur” jako:
- podgląd wydruku
- wybrane informacje oraz pozycje faktury
- podgląd „gołego” XML
Predekretacja faktur - automatyczne lub uzupełnij ręcznie:
Predekretacja faktur to automatyczne uzupełnienie danych na podstawie faktur pobranych z KSeF. Uzupełnione dane:
- kontrahenta
- serii
- dziennika,
- sposobu płatności
- proponowanego konta księgowego dla wartości netto faktury
Jeśli nie chcesz korzystać z opcji automatycznej predekretacji, możesz uzupełnić dane wymagane do zaksięgowania ręcznie zaznacz „Szczegóły i pozycje faktury”
Księgowanie faktur - możliwe jest automatyczne uzupełnianie rejestru VAT i dekretacja w kilku opcjach
- wartość netto na konto wybrane podczas predekretacji.
- dekret wg. wskazanych kont
- brak dekretacji - wszystko zrobisz w buforze zapisów.
Więcej informacji w artykule: Księgowanie faktur KSeF
Podgląd faktur na każdym etapie
OGNIK umożliwia:
- podgląd faktury na każdym etapie
- W OGNIK.SOD masz do wyboru kilka opcji podglądu, jw.
- W oknie dowód księgowy - zobaczysz podgląd wydruku faktury
Inne informacje
- Wszystkie dokumenty przesłane do KSeF i faktury pobrane z KSeF są przechowywane w lokalnej bazie w OGNIKU,
- Jeśli KSeF jest niedostępny z poziomu programu, możesz wczytać pliki *.xml faktur pobrane ze strony KSeF.
Biura Rachunkowe a KSeF
Scenariusze pracy biuro-klient
Dla biur rachunkowych możliwe są następujące scenariusze współpracy z klientami:
- klient sam pobiera paczkę faktur z KSeF, ocenia je i przesyła do biura, biuro wczytuje pliki.
- biuro samodzielnie pobiera faktury bezpośrednio do OGNIKA lub jako paczkę XML
- w kolejnych wersjach możliwe będzie udostępnienie klientowi Okna OGNIKA do akceptacji faktur, lub
- skorzystanie z dodatkowej platformy do oceny faktur (ok. 15 marca 2026)
OGNIK nie ogranicza możliwości wczytywania plików xml faktur KSeF ani nie nalicza opłat od pobieranych z KSeF/wysyłanych do KSeF faktur
Uprawnienia otrzymane od klientów
Co do zasady klient nadaje uprawnienia na NIP biura lub NIP/PESEL osób w nim pracujących. Nie ma potrzeby wgrywać certyfikatów klientów - nie powinno się tego robić zgodnie z wytycznymi MF. Biuro wgrywa wyłącznie własny certyfikat (podmiotu) lub certyfikat operatora/ów.
Ważne - pamiętaj, że bez pieczęci kwalifikowanej nie zalogujesz się do KSeF jako podmiot - czyli również nie wygenerujesz certyfikatu KSeF podmiotu ani nie zobaczysz uprawnień nadanych temu podmiotowi przez klientów
Problemy i wyzwania związane z wdrażaniem
Na początkowym etapie wdrożenie KSeF może być utrudnione ze względu na trwające wciąż prace nad tym systemem. Jest on wciąż rozwijany, możliwe są częste przerwy w jego funkcjonowaniu