KSEF Ksiegowanie Faktur

Możesz wpisywać do księgi faktury "hurtem" - wszystkie, wybrane - podświetlone lub po jednej

Zobacz nasz filmik - Jak księgować faktury KSeF w Ogniku" na YouTube

Lista faktury KSeF

Po pobraniu faktur zobaczysz je w tabeli w zakładce Lista Faktur. Każda faktura pokazuje dane z dokumentu takie jak: numer KSeF, numer faktury, daty, kontrahenta, kwoty netto, VAT i brutto.

Więcej szczegółów znajdziesz w KSEF Lista Faktur

W lewym górnym rogu znajdziesz możliwość filtrowania faktur według statusu:

• Robocze - faktury, które nie zostały jeszcze ocenione,
• Zaksięgowane - faktury już ujęte w ewidencjach,
• Odrzucone - faktury, które nie będą księgowane,
• Własne - faktury, wystawione w module Faktury mini,
• Wszystkie - pełna lista dokumentów.

Zwróć uwagę, że wszystkie operacje związane z księgowaniem faktur będziesz wykonywać na widoku Robocze

Predekretacja faktur

Faktury predekretowane są automatycznie. Program uzupełni dane na podstawie informacji zawartych w fakturze oraz wzorców rozpoznanych w oparciu o wcześniej zaksięgowane dokumenty.
Kolumny Dopasowanie i Występowanie:

• Dopasowanie pokazuje, w ilu procentach wcześniejszych dekretów pojawiało się dane konto księgowe,
• Występowanie informuje o liczbie wcześniejszych dekretów uwzględnionych w analizie..

Na przykład: jeśli Dopasowanie wynosi 100%, a Wyst. 50, oznacza to, że każda z 50 wcześniej zaksięgowanych faktur została zadekretowana na wskazane konto.

Wprowadź dane ręcznie w przypadku, gdy Dopasowanie wynosi 0%.
Zaznacz Szczegóły i Pozycje faktury, aby uzupełnić parametry takie jak Seria czy (w Księdze Handlowej) Dziennik i Konto.
Pozostałe dane możesz poprawić później w buforze zapisów.

Żółta flaga informuje, że kontrahent został dodany do bazy programu przy tej fakturze i pojawia się w niej po raz pierwszy

Operacje hurtowe na fakturach W KSeF SOD

Czynności hurtowe na wielu fakturach wykonuje się po wcześniejszym zaznaczeniu wybranych pozycji na liście. Aby to zrobić zaznacz wybrane faktury używając przycisków CTRL lub SHIFT, następnie kliknij prawy przycisk myszy. Zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dostępnymi opcjami, które można wykonać jednocześnie dla wszystkich podświetlonych faktur. Dostępne opcje:

• zaksięguj – możliwość zaksięgowania do buforu zapisu wielu faktur,
• zmień: serie, kontrahenta, dziennik, sposób płatności, termin płatności,
• ustaw datę księgi,
• wybierz/wpisz opis dokumentu - możesz dodać dowolny opis do wszystkich podświetlonych faktur na liście,
• wstaw domyślny opis dokumentów dla kontrahentów - program zaczyta ustawione opisy dokumentów na podstawie uzupełnionego okna Domyślnie opis zdarzenia u danego kontrahentach.
• wybierz konto księgowe - program wczyta wybrane konto księgowe / kolumnę / stawkę dla podświetlonych dokumentów.

Pamiętaj, zanim skorzystaniem z możliwości wstawiania domyślnego opisu dokumentów dla kontrahenta należy najpierw uzupełnić domyślny opis zdarzenia w zakładce Kartoteki → Kontrahenci.

Księgowanie faktur KSeF

Po przygotowaniu danych możesz zaksięgować faktury z listy SOD. Wybierz je na liście i kliknij Księguj pod prawym przyciskiem myszy lub korzystając z górnego menu.

W przypadku księgowania faktur wystawionych w programie, w module Faktury Mini, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby zaksięgować dokument do bufora.

VAT

Pojawi się okno księgowania w którym, istnieje możliwość zaznaczenia wpisów do rejestrów VAT.

Dekrety

Masz również do wyboru trzy sposoby postępowania z dekretami:

• Automatycznie – program wykorzysta konto, które pobrało podczas predekretacji,
• Na wskazane konto – wskaż konkretne konta do dekretów,
• Ręcznie – faktura trafi do bufora bez przypisania kont, a dekrety uzupełnisz w buforze zapisu. Pamiętaj, aby fakturę można było przenieść do bufora, musi mieć przypisane przynajmniej podstawowe dane: Serię, Dziennik oraz Sposób płatności.

Informacja: Można przenieść fakturę do bufora bez jej dekretowania - w takim przypadku pojawi się ona w buforze zapisów jako niepoprawna - można ją będzie edytować i w dokumencie obejrzeć i zaksięgować

VAT i Brutto

Uzupełnij w polach odpowiednie konta dla VAT naliczonego lub należnego. Następnie wpisz konta, na których powinna zostać ujęta kwota brutto.
Jeżeli chcesz, aby dane te były uzupełniane automatycznie, ustaw je wcześniej w Ustawieniach księgowych, w sekcji Ustawienia kont.

Domyślne dane

Jeżeli na liście faktur pobranych z KSeF nie zostały wcześniej uzupełnione wszystkie dane, możesz zrobić to w tym miejscu. Zaznacz opcję stosowania parametrów domyślnych, następnie uzupełnij dane, a program automatycznie uzupełni brakujące informacje w fakturach, takie jak: seria dokumentu, dziennik, sposób płatności oraz opis dokumentu.

Bufor zapisów

Po zaksięgowaniu faktury pojawią się w buforze, ale w SOD - przejdą na listę: Zaksięgowane.

Aby zatwierdzić poprawność podświetlonych faktur w buforze, zaznacz wybrane pozycje, a następnie w górnym menu wybierz opcję „Podświetlone” i kliknij „Waliduj”

Dowód księgowy KSeF w Ogniku

Po otwarciu dowodu księgowego w buforze zapisu, po lewej stronie widoczny jest podgląd faktury KSeF. Pola takie jak seria, daty czy kontrahent pozostają bez zmian i działają tak jak dotychczas. Nowe pola: Typ dokumentu oraz Numer faktury KSeF.

Typ dokumentu
Typ dokumentu zawiera oznaczenia zgodne z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów. Są one niezbędne do prawidłowego wygenerowania i wysłania pliku JPK_V7 (3) do urzędu skarbowego od lutego 2026r. Dostępne oznaczenia to:

• DI – dowód inny niż faktura oraz faktura offline lub offline24 (art. 106nda i 106nh ust. 1),
• BFK – faktura papierowa, elektroniczna, na przykład w formacie PDF, oraz faktura wystawiona w trybie całkowitej awarii KSeF (art. 106ng),
• OFF – faktura wystawiona w trybie awarii KSeF, która nie posiada numeru KSeF (art. 106nf ust. 1),
• KSEF – faktura posiadająca nadany numer KSeF.
  

Numer faktury KSeF
Pole Numer faktury KSeF zawiera unikalny, 35-znakowy identyfikator nadawany automatycznie każdej fakturze ustrukturyzowanej po jej przyjęciu do Krajowego Systemu e-Faktur. Numer ten jest niezbędny do jednoznacznej identyfikacji dokumentu, wystawiania korekt oraz prawidłowego rozliczenia w plikach JPK_V7.

W przypadku pobrania faktury z KSeF, numer faktury oraz typ dokumenty zostanie uzupełniony automatycznie bez możliwości edycji.

Dekrety
Zwróć uwagę na dekrety księgowe. Po zaimportowaniu lub utworzeniu dokumentu upewnij się, że wszystkie dekrety zostały prawidłowo przeniesione oraz że odpowiadają właściwym kontom księgowym i kwotom. Weryfikacja dekretów to kluczowy etap, który zapewnia poprawność zapisów w księdze.