KSEF Ksiegowanie Faktur

Możesz wpisywać do księgi faktury "hurtem" - wszystkie, wybrane - podświetlone lub po jednej

Lista faktury KSeF

Po pobraniu faktur zobaczysz je w tabeli w zakładce Lista Faktur. Każda faktura pokazuje dane z dokumentu takie jak: numer KSeF, numer faktury, daty, kontrahenta, kwoty netto, VAT i brutto. Więcej szczegółów znajdziesz w KSEF Lista Faktur

W lewym górnym rogu znajdziesz możliwość filtrowania faktur według statusu:

• Robocze - faktury, które nie zostały jeszcze ocenione,
• Zaksięgowane - faktury już ujęte w ewidencjach,
• Odrzucone - faktury, które nie będą księgowane,
• Własne - faktury, wystawione w module Faktury mini,
• Wszystkie - pełna lista dokumentów.

Zwróć uwagę, że wszystkie operacje związane z księgowaniem faktur będziesz wykonywać na widoku "Robocze”

Predekretacja faktur

Faktury predekretowane są automatycznie. Program uzupełni dane na podstawie informacji zawartych w fakturze oraz wzorców rozpoznanych w oparciu o wcześniej zaksięgowane dokumenty.
Kolumny Dopasowanie i Występowanie:

• Dopasowanie pokazuje, w ilu procentach wcześniejszych dekretów pojawiało się dane konto księgowe,
• Występowanie informuje o liczbie wcześniejszych dekretów uwzględnionych w analizie..

Na przykład: jeśli Dopasowanie wynosi 100%, a Wyst. 50, oznacza to, że każda z 50 wcześniej zaksięgowanych faktur została zadekretowana na wskazane konto.

Wprowadź dane ręcznie w przypadku, gdy Dopasowanie wynosi 0%. Zaznacz Szczegóły i Pozycje faktury, aby uzupełnić parametry takie jak Seria czy (w Księdze Handlowej) Dziennik. Pozostałe dane możesz poprawić później w buforze zapisów.

Operacje hurtowe na fakturach W KSeF SOD

Czynności hurtowe na wielu fakturach wykonuje się po wcześniejszym zaznaczeniu wybranych pozycji na liście. Aby to zrobić zaznacz wybrane faktury używając przycisków CTRL lub SHIFT, następnie kliknij prawy przycisk myszy. Zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dostępnymi opcjami, które można wykonać jednocześnie dla wszystkich podświetlonych faktur. Dostępne opcje:

• zaksięguj – możliwość zaksięgowania do buforu zapisu wielu faktur,
• zmień: serie, kontrahenta, dziennik, sposób płatności, termin płatności,
• ustaw datę księgi,
• wybierz/wpisz opis dokumentu - możesz dodać dowolny opis do wszystkich podświetlonych faktur na liście,
• wstaw domyślny opis dokumentów dla kontrahentów - program zaczyta ustawione opisy dokumentów na podstawie uzupełnionego okna Domyślnie opis zdarzenia u danego kontrahentach/Kontrahenci#Dodawanie_kontrahenta.

Pamiętaj, zanim skorzystaniem z możliwości wstawiania domyślnego opisu dokumentów dla kontrahenta należy najpierw uzupełnić domyślny opis zdarzenia w zakładce Kartoteki → Kontrahenci.

Księgowanie faktur KSeF

Po przygotowaniu danych możesz zaksięgować faktury. Wybierz je na liście i kliknij Księguj pod prawym przyciskiem myszy lub korzystając z górnego menu.

Pojawi się okno księgowania w którym, istnieje możliwość zaznaczenia wpisów do rejestrów VAT.

Masz również do wyboru trzy sposoby postępowania z dekretami:

• Automatycznie – program wykorzysta konto, które pobrało podczas predekretacji,
• Na wskazane konto – wskaż konkretne konta do dekretów,
• Ręcznie – faktura trafi do bufora bez przypisania kont, a dekrety uzupełnisz w buforze zapisu. Pamiętaj, aby fakturę można było przenieść do bufora, musi mieć przypisane przynajmniej podstawowe dane: Serię, Dziennik oraz Sposób płatności.

Informacja: Można przenieść fakturę do bufora bez jej dekretowania - w takim przypadku pojawi się ona w buforze zapisów jako niepoprawna - można ją będzie edytować i w dokumencie obejrzeć i zaksięgować

Zapamiętaj: Po zaksięgowaniu faktury pojawią się w buforze, ale w SOD - przejdą na listę: Zaksięgowane

Dowód księgowy KSeF w Ogniku

Po otwarciu dowodu księgowego w buforze zapisu, po lewej stronie widoczny jest podgląd faktury KSeF. Pola takie jak seria, daty czy kontrahent pozostają bez zmian i działają tak jak dotychczas. Nowe pola: Typ dokumentu oraz Numer faktury KSeF.

Typ dokumentu
Typ dokumentu zawiera oznaczenia zgodne z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów. Są one niezbędne do prawidłowego raportowania w strukturach JPK. Dostępne oznaczenia to między innymi:

• DI – dowód inny niż faktura oraz faktura offline lub offline24 (art. 106nda i 106nh ust. 1),
• BFK – faktura papierowa, elektroniczna, na przykład w formacie PDF, oraz faktura wystawiona w trybie całkowitej awarii KSeF (art. 106ng),
• OFF – faktura wystawiona w trybie awarii KSeF, która nie posiada numeru KSeF (art. 106nf ust. 1),
• KSEF – faktura posiadająca nadany numer KSeF.
  

Numer faktury KSeF
Pole Numer faktury KSeF zawiera unikalny, 35-znakowy identyfikator nadawany automatycznie każdej fakturze ustrukturyzowanej po jej przyjęciu do Krajowego Systemu e-Faktur. Numer ten jest niezbędny do jednoznacznej identyfikacji dokumentu, wystawiania korekt oraz prawidłowego rozliczenia w plikach JPK_V7.

W przypadku pobrania faktury z KSeF, numer faktury oraz typ dokumenty zostanie uzupełniony automatycznie bez możliwości edycji.

Dekrety
Zwróć uwagę na dekrety księgowe. Po zaimportowaniu lub utworzeniu dokumentu upewnij się, że wszystkie dekrety zostały prawidłowo przeniesione oraz że odpowiadają właściwym kontom księgowym i kwotom. Weryfikacja dekretów to kluczowy etap, który zapewnia poprawność zapisów w księdze.