KSEF

Ten artykuł dotyczy przyszłej wersji programu OGNIK 1.8.76 - premiera 2 lutego.

W początkowych dniach lutego wersja 1.8.76 - wprowadzająca wybrane funkcje KSeF - będzie dostępna do instalacji z naszej strony: https://ognik.com.pl/pobierz/

Ok. 9 lutego zostanie włączona do aktualizacji automatycznych dla wszystkich posiadaczy programu OGNIK o kluczach generacji 13 lub nowszej.

Ważne: Do Obsługi KSeF wymagana jest generacja 13 lub wyższa klucza programu

Przeczytaj jeśli chcesz testować działanie programu w kontekście KSEF

Jeśli chcesz wypróbować środowisko KSeF.DEMO - NIE RÓB TEGO W PRODUKCYJNEJ INSTALACJI PROGRAMU Pobierz naszą wersję demonstracyjną - zainstaluj ją całkowicie oddzielnie - najlepiej na oddzielnym komputerze - i nie wprowadzaj klucza produktu. KSeF będzie działał w oparciu o środowisko KSeF.DEMO. Pamiętaj, że musisz mieć do niego dostęp i opcjonalnie wygenerować oddzielne certyfikaty. Uwaga: W wersji DEMO niektóre opcje mogą być niedostępne.

O KSeF

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w postaci ustrukturyzowanej (XML). Odwiedź https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.

Przewidywane terminy udostępnienia poszczególnych funkcji w OGNIKu

• 21 stycznia 2026 – udostępnienie chętnym DEMO OGNIKA w wersji pozwalającej na odbieranie faktur z KSeF DEMO w ramach sesji interaktywnej

(funkcje KSeF zobaczą - wyłącznie klienci posiadający aktualną generację programu)

• 2 lutego 2026 – obsługa odbierania faktur z KSeF PROD w ramach sesji interaktywnej
• 16 lutego 2026 - obsługa wysyłki faktur do KSeF PROD w ramach sesji interaktywnej
• 16 marca 2026 - wdrożenie platformy on-line do oceny i akceptacji faktur w relacji: biuro rachunkowe - klient
• 31 marca 2026 - obsługa pobierania faktur w ramach tzw. sesji wsadowej

KSeF a program OGNIK

Program OGNIK jest przygotowywany do pełnej integracji z KSeF – zarówno do wystawiania i wysyłania faktur, jak i do ich pobierania, weryfikacji, akceptacji oraz księgowania.

Uruchomienie obsługi KSeF w OGNIKU

Uzyskanie dostępu do KSeF

Aby korzystać z KSeF, każdy użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia:

• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – uprawnienia nadawane są automatycznie; dodatkowe osoby (np. księgowi) mogą być upoważniane w portalu KSeF.
• Podmioty gospodarcze (np. spółki, fundacje) – wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym; rejestruje on administratora KSeF, który następnie przydziela uprawnienia.
• Biura rachunkowe – dostęp uzyskuje się po nadaniu uprawnień przez klienta na:
  • NIP biura - jeśli to spółka - potrzebna będzie pieczęć kwalifikowana + opcjonalnie certyfikat KSeF na ten NIP
  • PESEL właściciela lub upoważnionego pracownika.

Pomoc w wypełnieniu tych obowiązków i informacje jak nadać uprawnienia uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej.

Do pracy z KSeF w programie OGNIK potrzebne są:

• certyfikat kwalifikowany, lub
• certyfikat KSeF, lub
• Profil Zaufany

Ważne: OGNIK NIE OBSŁUGUJE TOKENÓW, które wg zapowiedzi mają być dostępne w KSeF tylko do końca roku

Jeśli wybierzesz certyfikat KSeF pomoc jak go wygenerować uzyskasz od KAS - zajrzyj na https://ksef.podatki.gov.pl/ aby dowiedzieć się więcej

Praca z KSeF w OGNIKU

Poniższa treść dotyczy programu Ognik w wersji 2026-01-21 (1.8.76)

W OGNIKU znajdziesz następujące zmiany związane z obsługa KSeF

• OKNO połączenia z KSeF
• OKNO Certyfikatów
• OKNO Listy pobranych faktur
• Zmiany (nowe kolumny) w oknie bufora zapisów
• Zmiany (nowe pola) w oknie dowodu księgowego

Szybki start z KSeF w OGNIKU

Sposób uwierzytelnienia w KSeF.

Uwierzytelnienie zadziała tylko jeśli masz już nadane uprawnienia w KSeF

Jeśli masz certyfikat kwalifikowany lub Profil Zaufany - możesz ich użyć bez dalszych czynności w OGNIKU.

Jeśli chcesz korzystać z certyfikatów KSeF (osobistych lub na podmiot) najpierw uzyskaj je w KSEF a później wróć do OGNIKA i wgraj je w OKNIE Lista certyfikatów

Nawiązanie sesji w KSeF

Co to jest sesja KSEF? Zobacz artykuł Sesja KSef

Uruchom w menu link Połącz z KSef a następnie Inicjuj Nową Sesję. Więcej w Obsługa sesji KSeF w OGNIKU

Pobieranie faktur

Po nawiązaniu sesji KSeF masz możliwość ustawienia dwóch parametrów pobrania faktur:

• rodzaj faktur
  • Podmiot1 - czyli te, gdzie to Ty jesteś sprzedawcą
  • Podmiot2 - faktury zakupu
  • Podmiot3 - gdzie występujesz w dodatkowych rolach
  • PodmiotUP - opcjonalnie, zwykle nie potrzebujesz pobierać tych faktur.

Domyślnie zaznaczone są opcje Podmiot1 i Podmiot2.

• okres za jaki chcesz pobrać faktury - tu musisz podać daty od i do.

Pobraną z KSeF listę faktur zapisz do OGNIK.SOD

Po pobraniu i zapisaniu faktur możesz zobaczyć ich wizualizację w oknie „Lista faktur” jako:

• podgląd wydruku
• wybrane informacje oraz pozycje faktury
• podgląd „gołego” XML

Predekretacja faktur - automatyczne lub uzupełnij ręcznie:

Predekretacja faktur to automatyczne uzupełnienie danych na podstawie faktur pobranych z KSeF. Uzupełnione dane:

• kontrahenta
• serii
• dziennika,
• sposobu płatności
• proponowanego konta księgowego dla wartości netto faktury

Jeśli nie chcesz korzystać z opcji automatycznej predekretacji, możesz uzupełnić dane wymagane do zaksięgowania ręcznie zaznacz „Szczegóły i pozycje faktury”

Księgowanie faktur - możliwe jest automatyczne uzupełnianie rejestru VAT i dekretacja w kilku opcjach

• wartość netto na konto wybrane podczas predekretacji.
• dekret wg. wskazanych kont
• brak dekretacji - wszystko zrobisz w buforze zapisów.

Więcej informacji w artykule: Księgowanie faktur KSeF

Podgląd faktur na każdym etapie

OGNIK umożliwia:

• podgląd faktury na każdym etapie
• W OGNIK.SOD masz do wyboru kilka opcji podglądu, jw.
• W oknie dowód księgowy - zobaczysz podgląd wydruku faktury

Inne informacje

• Wszystkie dokumenty przesłane do KSeF i faktury pobrane z KSeF są przechowywane w lokalnej bazie w OGNIKU,
• Jeśli KSeF jest niedostępny z poziomu programu, możesz wczytać pliki *.xml faktur pobrane ze strony KSeF.

Biura Rachunkowe a KSeF

Scenariusze pracy biuro-klient

Dla biur rachunkowych możliwe są następujące scenariusze współpracy z klientami:

• klient sam pobiera paczkę faktur z KSeF, ocenia je i przesyła do biura, biuro wczytuje pliki.
• biuro samodzielnie pobiera faktury bezpośrednio do OGNIKA lub jako paczkę XML
  • w kolejnych wersjach możliwe będzie udostępnienie klientowi Okna OGNIKA do akceptacji faktur, lub
  • skorzystanie z dodatkowej platformy do oceny faktur (ok. 15 marca 2026)

OGNIK nie ogranicza możliwości wczytywania plików xml faktur KSeF ani nie nalicza opłat od pobieranych z KSeF/wysyłanych do KSeF faktur

Uprawnienia otrzymane od klientów

Co do zasady klient nadaje uprawnienia na NIP biura lub NIP/PESEL osób w nim pracujących. Nie ma potrzeby wgrywać certyfikatów klientów - nie powinno się tego robić zgodnie z wytycznymi MF. Biuro wgrywa wyłącznie własny certyfikat (podmiotu) lub certyfikat operatora/ów.

Ważne - pamiętaj, że bez pieczęci kwalifikowanej nie zalogujesz się do KSeF jako podmiot - czyli również nie wygenerujesz certyfikatu KSeF podmiotu ani nie zobaczysz uprawnień nadanych temu podmiotowi przez klientów

Problemy i wyzwania związane z wdrażaniem

Na początkowym etapie wdrożenie KSeF może być utrudnione ze względu na trwające wciąż prace nad tym systemem. Jest on wciąż rozwijany, możliwe są częste przerwy w jego funkcjonowaniu

Pokrewne tematy

• Certyfikaty KSeF
• Okno Sesji KSeF
• Lista Faktur KSeF