Księgowość - szybki start

Szybki start z programem

Wskazówka: Kroki początkowe opisaliśmy w odrębnych tematach:

• Instalacja
• Pierwsze uruchomienie
• Rok obrotowy

Podstawowy widok w module Księgowość - Bufor/Lista zapisów

Po uruchomieniu programu, wybraniu podmiotu i roku obrotowego - pokaże się następujące okno:

Jeśli Administrator nie przyznał Ci dostępu do Modułu Księgowość - zobaczysz podobne okno ale w module do jakiego masz dostęp, np. Faktury lub Płace  

Okno to będzie zawierało listę dokonanych zapisów księgowych. Tu również odbywać się będzie wprowadzanie lub import dowodów księgowych.

Okno to opisaliśmy w artykule: Bufor zapisów

Zanim jednak rozpoczniesz księgowanie - zadbaj o ustawienie w programie kartotek, na początek sprawdź i w razie potrzeby zmodyfikuj plan kont

Konfiguracja podstawowych elementów niezbędnych do rozpoczęcia pracy - Plan Kont

Po lewej stronie głównego okna znajduje się menu pozwalające przełączać się między poszczególnymi modułami oraz sekcjami programu.
Odszukaj moduł KSIĘGA a w nim kliknij w link PLAN KONT. Pojawi się okno planu/listy kont.

Jeśli wczytany został domyślny plan kont - dostosuj go do potrzeb wybranego podmiotu, jeśli natomiast przy zakładaniu roku obrotowego wybrano opcję "pusty plan kont" - wpisz lub zaimportuj poszczególne konta.

Ważne: Modyfikacje planu kont po rozpoczęciu księgowań - mogą być utrudnione lub niemożliwe, ze względu na przepisy ustawy o rachunkowości.
Dlatego ważne jest ustalenie takiego planu kont, który będzie spełniał swoją funkcję w dającej się przewidzieć przyszłości.
Np. od razu zaplanuj konta analityczne dla poszczególnych rachunków bankowych, kas, czy kontrahentów. 

Jeśli mimo istniejących już danych księgowych niezbędne jest wprowadzenie zmian w planie kont - zobacz artykuł: jak modyfikować plan kont

Polityka Rachunkowości

Ta sekcja dotyczy formy ksiąg: Księga Handlowa

Następnym krokiem jest opracowanie polityki rachunkowości w oparciu o sporządzony plan kont.
Najważniejsze jest aby sporządzona przez Państwa polityka rachunkowości była kompatybilna z utworzonym planem kont, a ten z kolei uwzględniał założenia tej polityki.
Podczas opracowania polityki rachunkowości macie Państwo do wyboru kilka opcji:

• możecie użyć polityki rachunkowości, którą już posiadacie w firmie i na podstawie której sporządzaliście plan kont,

• możecie znaleźć i zmodyfikować politykę rachunkowości dostępną w zasobach internetowych i dostosować ją następnie do stworzonego planu kont,

• jeżeli nie nanosiliście Państwo zbyt dużych modyfikacji na domyślnie wczytany plan kont możecie skorzystać z przykładowych wersji polityki rachunkowości umieszczonych na Naszej stronie internetowej.

Konfiguracja opcji księgowych

W Ogniku konfiguracji wymaga tylko kilka pozycji. Warto to zrobić na samym początku pracy.

Zobacz artykuł: Ustawienie opcji księgowych

Użytkownicy i uprawienia

Zobacz jak dodać użytkowników i nadać im uprawnienia w temacie: Użytkownicy

Dostosuj Serie Dokumentów

Zobacz temat: Serie dokumentów

Wracamy do listy zapisów - bufora

Warto dostosować widok kolumn w buforze używając "gwiazdki" - możecie Państwo zaznaczyć/odznaczyć na rozwijalnej liście te opcje, które mają być widoczne/ukryte na widoku bufora zapisów.
W ten sposób dostosujecie kolumny okno bufora zapisów zgodnie z własnymi preferencjami.

Wskazówka: aby zmiany zostały zachowane trzeba użyć opcji Zapisz widok w górnym menu

Szablony księgowe

Wskazówka: Szablony księgowe pozwalają na bardzo szybkie księgowanie faktur VAT - nawet w 15 sekund - działają jednak tylko w podmiotach z włączonym VAT.
Jeżeli NIE JESTEŚCIE Państwo VAT - owcem, czasem warto pozostawić włączoną opcję VAT - aby skorzystać z księgowania przy użyciu szablonów. 

Warto pamiętać, że:

• szablony księgowe są dostępne tylko i wyłącznie dla serii dokumentów związanych z VAT,
• aby szablon księgowy był widoczny dla Państwa podczas wprowadzania dokumentu księgowego niezbędne jest wprowadzenie w tym dokumencie kontrahenta i co najmniej jednej linii w rejestrze VAT,
• szablony są zakładane dla danego typu obsługi dokumentów,
• dla kont kontrahentów podpinanych w parametrach pod konkretne pozycje szablonów księgowych niezbędne jest przeprowadzenie powiązania na linii KONTRAHENT >>> KONTO KSIĘGOWE DANEGO KONTRAHENTA,
• po zapisaniu dowodu księgowego szablon nie jest już w żaden sposób powiązany z dowodem. Oznacza to, że zmiana lub usunięcie szablonu księgowego nie ma wpływu na dokonane już wcześniej zapisy,
• w przypadku, gdy w planie kont zmienimy symbol konta zawartego w szablonie program dokona automatycznej jego zmiany w szczegółach szablonu,
• po wybraniu serii dokumentu, wprowadzeniu zapisów księgowych i wejściu do okna zarządzania szablonami poprzez przycisk SZABLON, na liście dostępnych szablonów będą widoczne tylko te, które zostały przypisane do danej serii dokumentów.
  

Więcej na temat szablonów księgowych znajdziesz w temacie Szablony

Warto wiedzieć: Zasady wprowadzania wyciągów bankowych

Ta sekcja co do zasady dotyczy formy ksiąg: Księga Handlowa

Ważne: Pamiętaj, że każde konto bankowe powinno mieć własne konto analityczne w planie kont 

wyciągi księgowane ręcznie

Przy ręcznym księgowaniu wyciągów bankowych na których operacje z kolejnych dni okresu ujmowane są w jednym wyciągu bankowym - warto podzielić księgowanie całego wyciągu na odrębne PK dla każdego dnia, tak aby jedno PK zawierało operacje z jednego dnia.
Dzięki temu - uzyskujemy saldo na koncie bankowym na każdy dzień - co ma znaczenie szczególnie przy szukaniu różnic na saldzie na rachunkach bankowych o dużej liczbie zapisów.

wyciągi importowane

Wyciągi bankowe można również importować za pomocą pliku MT940, CSV lub Excel. Wtedy wyciągi bankowe będą automatycznie dzielone na PK wg. poszczególnych dni.

Pierwsze księgowania

Wprowadź Bilans Otwarcia

Ta sekcja dotyczy formy ksiąg: Księga Handlowa

W każdym roku obrotowym należy zacząć od utworzenia dokumentu BILANSU OTWARCIA jako pierwszego dokumentu księgowego.

W tym celu należy utworzyć nowy dokument księgowy o obsługiwanej serii BO (Bilans Otwarcia), będzie to pierwszy wprowadzony przez Was dokument do programu.

Ważne jest, aby wprowadzony Bilans Otwarcia był Waszym pierwszym dokumentem w systemie (programie). Ułatwi Wam to późniejszą pracę z programem.

Jeżeli używacie programu OGNIK po raz pierwszy najlepiej jest wprowadzić sobie ten Bilans Otwarcia ręcznie.
W razie kłopotów możecie Państwo skorzystać z tematu BILANS OTWARCIA dostępnego w Naszym podręczniku online.

Wprowadź Obroty z okresów wcześniejszych

Ta sekcja dotyczy formy ksiąg: Księga Handlowa

Jeśli przejmujesz księgi w trakcie roku obrotowego - wprowadź obroty poprzednich miesięcy (nie powinny zawierać bilansu otwarcia - bo ten należy wprowadzić oddzielnie.)

Możesz zacząć księgować

Zapoznaj się z tematem Dowód księgowy.

Zestawienia: Obroty i Salda, Analityka

Przed przystąpieniem do księgowania dokumentów wskazane jest również zapoznanie się z dwoma istotnymi zestawieniami znajdującymi się w programie OGNIK Premium. Mianowicie chodzi o zestawienie OBROTÓW I SALD i zestawienie ANALITYCZNE.

Obroty i Salda

Na co zwrócić uwagę: W ZOiS Istnieje możliwość wygenerowania zestawienia na określony dzień. Macie Państwo również możliwość stworzenia zestawienia dla określonego (jednego) konta lub zakresu kont. Możliwe jest również generowanie zestawienia dla dokumentów zawartych w określonych dziennikach lub posiadających określone serie.

Zapamiętaj: Z poziomu zakładki OBROTY I SALDA możliwe jest również przeksięgowanie wyniku oraz przeniesienie na kolejny rok bilansu otwarcia. Więcej na ten temat w artykułach: Przeksięgowanie wyniku oraz Przenoszenie bilansu otwarcia 

Więcej na ten temat: Zestawienie Obrotów i Sald

Analityka

Zakładka ANALITYKA dostępna w module KSIĘGA służy do generowania listy zapisów na kontach analitycznych. Program pozwala na wygenerowanie zestawienia analitycznego dla dowolnego zakresu dat. Umożliwia również stworzenie zestawienia dla dowolnego zakresu kont.

Podobnie jak w przypadku zestawienia obrotów i sald, również zestawienie analityczne może być tworzone z uwzględnieniem lub nie zapisów z bufora.
Dodatkowo zestawienie to może w zależności od Państwa preferencji i potrzeb zawierać bądź też nie zawierać zapisy z bilansu otwarcia.

Zestawienie analityczne po właściwym wygenerowaniu przez użytkownika programu umożliwia stworzenie między innymi:

• wydruku potwierdzenia salda - zarówno pełnego jak i skróconego,
• wydruku raportu kasowego utworzonego w oparciu o wprowadzone dokumenty KP i KW,
• wydruku zestawienia zapisów na kontach wynikowych obojętnych podatkowo,
• Wydruku zapisów na kontach niepodatkowych (Koszty NKUP i Przychody zwolnione),
• Wydruku zapisów walutowych na wybranym koncie.
  

Ponadto program umożliwia eksport wszystkich wygenerowanych w zakładce ANALITYKA zestawień do plików o formatach Excel, HTML, XML lub TXT.

Bardzo interesującą funkcją zakładki ANALITYKA jest dostępna w górnym menu ANALIZA ZAPISÓW.
Opcja ta umożliwia przeprowadzenie profesjonalnej i wielowymiarowej analizy zapisów w oparciu o wygenerowane zestawienie analityczne, między innymi przy użyciu wykresów, filtrów i eksportowania wyników analizy.

Temat funkcjonowania i możliwości zakładki ANALITYKA został dokładnie opisany w naszym podręczniku online w temacie Zestawienie Zapisów