Każdy wprowadzany ręcznie zapis księgowy zostanie wprowadzony w oknie Edycji Zapisu. W tym miejscu określamy wszystkie potrzebne do jego ujęcia w księdze i w rejestrach VAT informacje. Tu wprowadzamy kwoty oraz opisy.
Okno Zapisu Księgowego zostało zaprojektowane tak, aby Państwa praca była możliwie jak najsprawniejsza. Z poziomu tego okna można wprowadzać potrzebne nowe Serie Dokumentów, Kontrahentów, a także Konta księgowe. Ich dodanie odbywa się poprzez przyciski łatwo dostępne obok pól odpowiadających za dane wartości.
Edycja każdego zapisu do momentu kliknięcia przycisku ZAPISZ odbywa się w pamięci programu, dlatego wprowadzając długie dekrety - warto je od czasu do czasu zapisać. Z drugiej strony - przed użyciem przycisku ZAPISZ można zrezygnować z dodania zapisu lub - gdy poprawiamy już istniejący zapis - z zatwierdzenia zmian.
Ważne!
Klawisze edycyjne dla danych dotyczących rejestrów VAT oraz dekretów. Widoczne będą po zaznaczaniu odpowiedniej opcji w Opcjach Księgowych.
Praca z Zapisem
W przypadku gdy będziemy korzystać z więcej niż jednego Dziennika (ilość dzienników można określić w opcjach księgowych) nasze pierwsze działanie będzie polegać na wyborze Dziennika. Jeśli mamy tylko jeden Dziennik - pole to będzie niewidoczne.
Następnie należy wybrać Serię Dokumentu. Jeśli to dopiero początek pracy możemy skorzystać z przycisku DODAJ aby (utworzyć nową Serię Dokumentu).
Uwaga !!!
W zależności od typu obsługi serii - formularz zostanie przebudowany, np, gdy seria nie jest powiązana z VAT-em - elementy dotyczące tego podatku zostaną ukryte. Należy zwrócić na to uwagę, gdy chcemy zmienić serię dokumentu dla już istniejącego dowodu >> gdy zmiana będzie dotyczyć dowodu z wprowadzonymi kwotami VAT, a typ docelowej serii nie obsługuje VAT - kwoty te nie zostaną usunięte, a jedynie ukryte. W przypadku ponownej zmiany Serii dokumentu, na związaną z rozliczeniem podatku VAT podczas edycji zapisu wprowadzone dane zostaną przywrócone.
Podobnie jak serię - należy uzupełnić pole kontrahenta. W tym polu możemy wyszukiwać kontrahentów poprzez wpisanie Nazwy lub numeru NIP. Proszę pamiętać, że dla niektórych serii dokumentów np. polecenie księgowania, bank - czyli tych, które nie są z kontrahentem powiązane - nie będzie ono widoczne.
Kolejne pole jakie trzeba uzupełnić to Data Księgi - automatycznie data ta zostanie przeniesiona do pól Data Dokumentu, Data VAT i Data Zdarzenia.
Jeśli prowadzimy rozrachunki - dla serii obsługiwanych jak faktura lub rachunek należy również uzupełnić opcje dotyczące płatności.
Kolejną czynnością jest wprowadzenie danych dotyczących rejestrów VAT.
Można użyć przycisku DODAJ VAT aby edytować dane w osobnym okienku lub pisać bezpośrednio na siatce danych.
Spośród stawek można wybrać jedną np. 23%, wpisać kwotę netto, kwota VAT podpowie się automatycznie. Można ją poprawić.
Trzeba uzupełnić typ VAT spośród opcji dostępnych - proponowanych przez program dla danego typu serii. (innych dla sprzedaży innych dla zakupów)
Brakujące stawki VAT można dodać wpisując ich wartość w polu stawki VAT i klikając ENTER.
Następną czynnością jest dodawanie dekretów i znowu opcja pierwsza to przycisk >> DODAJ, pojawi się okno w którym kolejno należy wybrać konto, wprowadzić kwotę oraz opis zdarzenia gospodarczego.
Opcja druga to wprowadzanie danych bezpośrednio na siatce danych dekretu.
Dostępne do użycia konta wybierane są z Planu Kont. Można wprowadzać zapisy tylko na konta ostatniego poziomu, tzw. konta analityczne
Na przykład jeśli w planie kont istnieją konta: 401, a także 401-01 - do zapisu dostępne będzie wyłącznie konto "401-01"
UWAGA !!!
Trzeba pamiętać o jednej bardzo ważnej rzeczy: Jeśli dodamy zapis na konto np. "403" a później zechcemy dodać do niego konto analityczne "403-01" Program na to nie pozwoli. Z tego powodu przed rozpoczęciem księgowania trzeba dokładnie przeanalizować Plan Kont.
Przy księgowaniu ogromną część pracy wykonają za nas opisane w oddzielnym temacie Szablony.
Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych do nowo dodawanego dokumentu księgowego zapisujemy je klikając przycisk ZAPISZ (zapisuje dokument księgowy) lub ZAPISZ I NOWY (zapisuje dokument księgowy i otwiera okno dodawania kolejnego dokumentu).
Jeśli okaże się, że dane które wprowadziliśmy program uznał za niepoprawne - w środkowej części okna pojawi się lista komunikatów o błędach.
W zależności od typu komunikatu konieczne będzie:
W przypadku Księgi Handlowej po wprowadzeniu danych do nowego zapisu, istnieje możliwość wydruku polecenia księgowania poprzez użycie przycisku WYDRUKI. Taką samą operacje można wykonać w przypadku zapisów znajdujących się w Dzienniku.