Formaty Importu - Import faktur z plików txt/csv

Z OgnikWiki
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Program umożliwia również IMPORTOWANIE FAKTUR SPRZEDAŻY.

Aby to zrobić należy w module KSIĘGA wybrać z lewego Menu zakładkę BUFOR ZAPISÓW.

Następnie należy przejść do górnego Menu i z IMPORTÓW wybrać Z PLIKU WYMIANY CSV v.1.

Po wyborze tej opcji wyświetli się Nam Kreator Importu Zapisów.

Formaty Importu - Import faktur z plików 1.jpg


Wykonując kolejno polecenia KREATORA możemy zaimportować Faktury Sprzedaży.

Jednakże należy pamiętać, że plik CSV musi posiadać odpowiedni TYP i STRUKTURĘ.

Wstępna struktura pliku do IMPORTU FAKTUR SPRZEDAŻY do programu wygląda następująco:

Struktura z opisem:

NR_DOKUMENTU:$50

DATA_WYSTAWIENIA:/ - daty zapisujemy w formacie rrrr-mm-dd

DATA_SPRZEDAZY:/

TERMIN_PLATNOSCI:/

VAT_STAWKA:& (float) – wartość stawki, np. dla 23% -> 23,00

VAT_NETTO:& (float) – księgi handlowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości należy prowadzić w złotych; W przypadku faktur walutowych trzeba na etapie przygotowania pliku przeliczyć kwoty na złotówki;

VAT_VAT:& (float) – j.w. ; podatek VAT może być zaokrąglony o grosz, w zależności od sposobu opracowania dokumentu („od brutto” lub „od netto”) stąd podanie tej wartości jest konieczne

VAT_TYP:% (integer) – Dla dostaw: 1

KRAJ_KOD:$2 – dwuliterowy kod kraju, gdy pusty domyślnie stosujemy PL; co weryfikujemy dodatkowo z typem VAT;

KONTRAHENT_NIP:$15 – obsługujemy NIP-y o długości do 15 znaków. NIP zapisujemy bez znaków dodatkowych, jak np. myślniki, w przypadku gdy takie znaki pojawią się mimo wszystko w pliku CSV, Program je pominie; Jeśli kontrahent nie posiada numeru NIP, to pole powinno zawierać inny numer identyfikacyjny: R numer Regon (9 znakowy) lub P numer PESEL lub symbol kontrahenta; Jeśli to pole będzie puste program pominie taki rekord i wskaże go w raporcie z importu.

KONTRAHENT_NAZWA:$100

KONTRAHENT_SYMBOL:$20 – Jeśli stosujecie Państwo w swoim systemie, krótki słowny wyróżnik dotyczący kontrahenta (np.: ‘Enion’ czy ‘TPSA’) możemy go przejąć do programu by użyć go w razie potrzeby; Jeśli nie stosujecie Państwo takiego symbolu – to pole proszę zostawić puste;

KONTRAHENT_MIEJSCOWOSC:$50

KONTRAHENT_ULICA:$60

KONTRAHENT_NR_DOMU:$10

KONTRAHENT_NR_LOKALU:$10

KONTRAHENT_KOD_POCZTOWY:$10 - Kod zapisujemy razem ze znakami dodatkowymi, jak np. myślniki

KONTRAHENT_POCZTA:$60

Kilka uwag dodatkowych:

Długość pól:

- przyjęta przez nas wielkość pól tekstowych to cyfra po $. 

Puste zmienne:

Pola NR_DOKUMENTU, DATA_WYSTAWIENIA, KONTRAHENT_NIP nie mogą być puste (takie rekordy program pominie lub przerwie import); Jeśli inne pola będą puste program dokument zaimportuje i oznaczy jako błędny;

Dokumenty identyfikujemy i łączymy według dwóch pierwszych pól, NR_DOKUMENTU i DATA_WYSTAWIENIA;

Jedna linia powinna oznaczać w pliku CSV wartości faktury przypisane do jednej stawki VAT, jednak w przypadku, gdy zaistnieje kilka pozycji z tą samą stawką VAT – program je zsumuje.

Jeśli dokument zawiera różne stawki VAT, każda powinna znaleźć się w oddzielnej linii. Program połączy je w jeden dokument na podstawie pól: data i numer dokumentu.

KODOWANIE

Plik powinien zostać zapisany w UTF-8 bez BOM, i powinien zawierać nagłówek – plik w innym kodowaniu zostanie odrzucony, lub pojawią się „krzaki” zamiast polskich znaków. Bez nagłówka import rozpocznie się od drugiego rekordu.

UWAGI !!!

  • Bardzo istotne jest, aby dla każdego rekordu zgadzała się liczba pól, nawet jeśli są puste.
  • Należy pamiętać, żeby utworzony plik CSV posiadał kodowanie UTF-8. Musi on mieć również formę pliku CSV rozdzielanego przecinkami.
  • Warto także przed IMPORTEM do bazy roboczej odrębnie zainstalować program i wykonać testy.
  • Jeśli dane są w innym formacie - warto sprawdzić też liczbę rekordów przeznaczonych do importu.
  • Jeśli jest to kilkaset rekordów – może się okazać, że ich ręczne wpisanie do programu będzie mniej pracochłonne niż opracowanie importu, kontrahentów można wpisywać już na etapie księgowania, w momencie kiedy są potrzebni.
  • Uwaga, trzeba sprawdzić również, żeby plik CSV miał pola podzielone średnikami i w pierwszym wierszu znak średnika (;) na końcu. (Przydatny może być program Notepad++)
  • Wskazane jest również usunięcie znaków specjalnych z nazw. Np: [”, #, $, &] itp. – gdyż obniża to czytelność.
Źródło: „https://ognik.com.pl/wiki/index.php?title=Formaty_Importu_-_Import_faktur_z_plików_txt/csv&oldid=2594”