Formaty Importu - Import faktur z plików txt/csv

Program umożliwia IMPORTOWANIE FAKTUR SPRZEDAŻY/ZAKUP i Dokumentów prostych.

Aby to zrobić należy w module KSIĘGA wybrać z lewego Menu zakładkę BUFOR ZAPISÓW.

Następnie należy przejść do górnego Menu i z IMPORTÓW wybrać Z PLIKU WYMIANY CSV v.1.

Po wyborze tej opcji wyświetli się Nam Kreator Importu Zapisów.

Wykonując kolejno polecenia KREATORA możemy zaimportować Faktury Sprzedaży / Zakupu / Dokumentu PK.

Jednakże należy pamiętać, że plik CSV musi posiadać odpowiedni TYP i STRUKTURĘ.

Wstępna struktura pliku do Importu Faktur Sprzedaży / Zakupu / Dokumentu PK jest dostępna po wybraniu rodzaju importu i wersji.

Kilka uwag dodatkowych:

Długość pól:

- przyjęta przez nas wielkość pól tekstowych to cyfra po $.

Puste zmienne:

Pola NR_DOKUMENTU, DATA_WYSTAWIENIA, KONTRAHENT_NIP nie mogą być puste (takie rekordy program pominie lub przerwie import); Jeśli inne pola będą puste program dokument zaimportuje i oznaczy jako błędny;

Dokumenty identyfikujemy i łączymy według dwóch pierwszych pól, NR_DOKUMENTU i DATA_WYSTAWIENIA;

Jedna linia powinna oznaczać w pliku CSV wartości faktury przypisane do jednej stawki VAT, jednak w przypadku, gdy zaistnieje kilka pozycji z tą samą stawką VAT – program je zsumuje.

Jeśli dokument zawiera różne stawki VAT, każda powinna znaleźć się w oddzielnej linii. Program połączy je w jeden dokument na podstawie pól: data i numer dokumentu.

KODOWANIE

Plik powinien zostać zapisany w UTF-8 bez BOM, i powinien zawierać nagłówek – plik w innym kodowaniu zostanie odrzucony, lub pojawią się „krzaki” zamiast polskich znaków. Bez nagłówka import rozpocznie się od drugiego rekordu.

UWAGI !!!

• Bardzo istotne jest, aby dla każdego rekordu zgadzała się liczba pól, nawet jeśli są puste.
• Należy pamiętać, żeby utworzony plik CSV posiadał kodowanie UTF-8. Musi on mieć również formę pliku CSV rozdzielanego przecinkami.
• Warto także przed IMPORTEM do bazy roboczej odrębnie zainstalować program i wykonać testy.
• Jeśli dane są w innym formacie - warto sprawdzić też liczbę rekordów przeznaczonych do importu.
• Jeśli jest to kilkaset rekordów – może się okazać, że ich ręczne wpisanie do programu będzie mniej pracochłonne niż opracowanie importu, kontrahentów można wpisywać już na etapie księgowania, w momencie kiedy są potrzebni.
• Uwaga, trzeba sprawdzić również, żeby plik CSV miał pola podzielone średnikami i w pierwszym wierszu znak średnika (;) na końcu. (Przydatny może być program Notepad++)
• Wskazane jest również usunięcie znaków specjalnych z nazw. Np: [”, #, $, &] itp. – gdyż obniża to czytelność.

Wróć do:
- Import danych
- Strona główna