Formaty Importu - Import faktur z plików txt/csv
Program umożliwia również IMPORTOWANIE FAKTUR SPRZEDAŻY.
Aby to zrobić należy w module KSIĘGA wybrać z lewego Menu zakładkę BUFOR ZAPISÓW.
Następnie należy przejść do górnego Menu i z IMPORTÓW wybrać Z PLIKU WYMIANY CSV v.1.
Po wyborze tej opcji wyświetli się Nam Kreator Importu Zapisów.
Formaty Importu - Import faktur z plików 1.jpg
Wykonując kolejno polecenia KREATORA możemy zaimportować Faktury Sprzedaży.
Jednakże należy pamiętać, że plik CSV musi posiadać odpowiedni TYP i STRUKTURĘ.
Wstępna struktura pliku do IMPORTU FAKTUR SPRZEDAŻY do programu wygląda następująco:
Struktura z opisem:
NR_DOKUMENTU:$50
DATA_WYSTAWIENIA:/ - daty zapisujemy w formacie rrrr-mm-dd
DATA_SPRZEDAZY:/
TERMIN_PLATNOSCI:/
VAT_STAWKA:& (float) – wartość stawki, np. dla 23% -> 23,00
VAT_NETTO:& (float) – księgi handlowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości należy prowadzić w złotych; W przypadku faktur walutowych trzeba na etapie przygotowania pliku przeliczyć kwoty na złotówki;
VAT_VAT:& (float) – j.w. ; podatek VAT może być zaokrąglony o grosz, w zależności od sposobu opracowania dokumentu („od brutto” lub „od netto”) stąd podanie tej wartości jest konieczne
VAT_TYP:% (integer) – Dla dostaw: 1
KRAJ_KOD:$2 – dwuliterowy kod kraju, gdy pusty domyślnie stosujemy PL; co weryfikujemy dodatkowo z typem VAT;
KONTRAHENT_NIP:$15 – obsługujemy NIP-y o długości do 15 znaków. NIP zapisujemy bez znaków dodatkowych, jak np. myślniki, w przypadku gdy takie znaki pojawią się mimo wszystko w pliku CSV, Program je pominie; Jeśli kontrahent nie posiada numeru NIP, to pole powinno zawierać inny numer identyfikacyjny: R numer Regon (9 znakowy) lub P numer PESEL lub symbol kontrahenta; Jeśli to pole będzie puste program pominie taki rekord i wskaże go w raporcie z importu.
KONTRAHENT_NAZWA:$100
KONTRAHENT_SYMBOL:$20 – Jeśli stosujecie Państwo w swoim systemie, krótki słowny wyróżnik dotyczący kontrahenta (np.: ‘Enion’ czy ‘TPSA’) możemy go przejąć do programu by użyć go w razie potrzeby; Jeśli nie stosujecie Państwo takiego symbolu – to pole proszę zostawić puste;
KONTRAHENT_MIEJSCOWOSC:$50
KONTRAHENT_ULICA:$60
KONTRAHENT_NR_DOMU:$10
KONTRAHENT_NR_LOKALU:$10
KONTRAHENT_KOD_POCZTOWY:$10 - Kod zapisujemy razem ze znakami dodatkowymi, jak np. myślniki
KONTRAHENT_POCZTA:$60
Kilka uwag dodatkowych:
Długość pól:
- przyjęta przez nas wielkość pól tekstowych to cyfra po $.
Puste zmienne:
Pola NR_DOKUMENTU, DATA_WYSTAWIENIA, KONTRAHENT_NIP nie mogą być puste (takie rekordy program pominie lub przerwie import); Jeśli inne pola będą puste program dokument zaimportuje i oznaczy jako błędny;
Dokumenty identyfikujemy i łączymy według dwóch pierwszych pól, NR_DOKUMENTU i DATA_WYSTAWIENIA;
Jedna linia powinna oznaczać w pliku CSV wartości faktury przypisane do jednej stawki VAT, jednak w przypadku, gdy zaistnieje kilka pozycji z tą samą stawką VAT – program je zsumuje.
Jeśli dokument zawiera różne stawki VAT, każda powinna znaleźć się w oddzielnej linii. Program połączy je w jeden dokument na podstawie pól: data i numer dokumentu.
KODOWANIE
Plik powinien zostać zapisany w UTF-8 bez BOM, i powinien zawierać nagłówek – plik w innym kodowaniu zostanie odrzucony, lub pojawią się „krzaki” zamiast polskich znaków. Bez nagłówka import rozpocznie się od drugiego rekordu.
UWAGI !!!
•Bardzo istotne jest, aby dla każdego rekordu zgadzała się liczba pól, nawet jeśli są puste. •Należy pamiętać, żeby utworzony plik CSV posiadał kodowanie UTF-8. Musi on mieć również formę pliku CSV rozdzielanego przecinkami. •Warto także przed IMPORTEM do bazy roboczej odrębnie zainstalować program i wykonać testy. •Jeśli dane są w innym formacie - warto sprawdzić też liczbę rekordów przeznaczonych do importu. •Jeśli jest to kilkaset rekordów – może się okazać, że ich ręczne wpisanie do programu będzie mniej pracochłonne niż opracowanie importu, kontrahentów można wpisywać już na etapie księgowania, w momencie kiedy są potrzebni. •Uwaga, trzeba sprawdzić również, żeby plik CSV miał pola podzielone średnikami i w pierwszym wierszu znak średnika (;) na końcu. (Przydatny może być program Notepad++) •Wskazane jest również usunięcie znaków specjalnych z nazw. Np: [”, #, $, &] itp. – gdyż obniża to czytelność.