MigracjaDanychZInnychProgramow

Migracja Danych z Innych Programów

Instrukcja krok po kroku: Import danych do Ognik Premium.

💡 Zalecenie przed importem: Przed rozpoczęciem importu jakichkolwiek danych ZALECANE jest wykonanie archiwum (kopii zapasowej) firmy. W razie problemów pozwoli to na szybki powrót do stanu sprzed importu.

Migracja Planu Kont

Ważna informacja początkowa: Jeżeli chcemy przenieść cały plan kont z innego programu, zalecane jest założenie danego roku obrotowego z pustym planem kont:

01. Eksport danych z poprzedniego programu
W swoim aktualnym programie księgowym wykonaj eksport planu kont. Zapisz plik na dysku komputera. Obsługiwane formaty to: .XLS, .XLSX, .CSV.

02. Uruchomienie kreatora w Ogniku
Posiadając plik, przejdź do programu Ognik. W zakładce Bufor zapisów wybierz z górnego menu: Importy -> Kreator importu z pliku.

03. Wybór rodzaju danych
Następnie wybierz rodzaj importowanych danych. W tym wypadku zaznacz opcję „Konta księgowe” i wskaż lokalizację przygotowanego wcześniej pliku.

04. Weryfikacja zaczytanych danych
Po przejściu dalej widzimy zaczytane automatycznie dane. Jeżeli wartości nie zgadzają się z naszymi oczekiwaniami lub po prostu ich nie ma, w następnym kroku będziemy mieli możliwość ręcznego podpięcia danych.

05. Ręczne przypisywanie kolumn i finalizacja
Klikając lewym przyciskiem myszy przypisujemy kolumnę z pliku do wartości w programie. Po przypisaniu danych klikamy „Dalej” – plan kont został wczytany do programu.

Bilans otwarcia

⚠️ Zanim Zaczniesz: Przed przystąpieniem do importu Bilansu Otwarcia, należy najpierw zaimportować Plan Kont. W przeciwnym razie konta, których nie ma w planie kont, nie zaczytają się do Bilansu Otwarcia!

01. Eksport pliku JPK_KR(1)
Musimy zacząć od wyeksportowania ze swojego starego programu pliku JPK_KR(1).

02. Utworzenie pustego dokumentu BO
Następnie tworzymy pusty dokument o serii „BO”.

03. Import dekretów z pliku
W dokumencie klikamy prawym przyciskiem myszy w puste pole z „Zapisami księgi”, po czym wybieramy z menu kontekstowego: Importuj dekrety z pliku -> JPK_KR(1) - Bilans obrotów otwarcia. Następnie wczytujemy nasz przygotowany wcześniej plik JPK_KR(1).

04. Zapisanie dokumentu
Jeżeli wszystko się zgadza, wczytane dane są prawidłowe, to klikamy „Zapisz”.

Dodatkowa informacja: Ręczne wprowadzanie bilansu
Oczywiście bilans otwarcia można również wpisać ręcznie dodając dekret po dekrecie. Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w pole „Zapisy Księgi”, a następnie wybrać z menu „Dodaj dekret”.

Import / wpisanie obrotów

Jeśli przejmowane są księgi w trakcie roku obrotowego.

Szybki import JPK_KR(1)

Jeśli masz możliwość wyeksportowania danych z poprzedniego programu, jest to najwygodniejsza metoda (Zalecane).

1. Przygotuj plik: Wyeksportuj ze swojego starego programu księgowego plik w formacie JPK_KR(1).
2. Utwórz nowy dokument: W programie Ognik przejdź do zakładki Bufor zapisów i użyj przycisku Dodaj, aby utworzyć nowy, pusty dokument. Wybierz odpowiednią serię, np. PK (Polecenie Księgowania). Ustaw datę dokumentu na ostatni dzień przejmowanego okresu.
3. Otwórz opcje importu: W oknie dodawania dokumentu kliknij prawym przyciskiem myszy w puste miejsce w tabeli "Zapisy księgi" (tam, gdzie wpisuje się dekrety).
4. Wybierz format i strukturę: Z wyświetlonego menu kontekstowego wybierz: Import/Eksport -> Importuj dekret z pliku... -> JPK_KR(1) - Obroty Narastająco.
   
   
   
   
   
5. Wczytaj plik: Wskaż przygotowany wcześniej plik JPK_KR(1) na swoim komputerze i wczytaj go.
6. Zapisz dokument: Program automatycznie uzupełni dekrety w dokumencie. Jeśli kwoty i konta się zgadzają, zatwierdź operację przyciskiem Zapisz.

Ręczne wprowadzanie obrotów

Jeśli nie możesz wygenerować pliku z poprzedniego programu, obroty musisz wprowadzić na podstawie wydrukowanej "Obrotówki" (Zestawienia Obrotów i Sald) z poprzedniego biura.

1. Utwórz nowy dokument: Przejdź do zakładki Bufor zapisów i kliknij Dodaj. Wybierz serię PK (Polecenie Księgowania). Jako datę wskaż ostatni dzień miesiąca poprzedzającego przejęcie ksiąg.
2. Dodaj pierwszy dekret: Kliknij prawym przyciskiem myszy w pole "Zapisy Księgi" i z menu wybierz opcję "Dodaj dekret" (możesz też użyć przycisku "+ Dodaj" pod tabelą).
3. Wprowadź dane: Wpisz odpowiedni symbol konta, a następnie przepisz obroty z poprzednich miesięcy po stronie Wn lub Ma.
4. Kolejne konta: Powtarzaj dodawanie dekretów aż do przepisania wszystkich sald z wydruku.
5. Bilansowanie i Zapis: Upewnij się, że suma kwot po stronie Wn równa się sumie kwot po stronie Ma (dokument musi się bilansować). Kiedy wszystko się zgadza, kliknij Zapisz.

✅ Weryfikacja poprawności:
Po wprowadzeniu zarówno Bilansu Otwarcia (dokument BO), jak i Obrotów (dokument PK), powinieneś sprawdzić, czy dane zgadzają się z dokumentacją od poprzedniego księgowego.

• Z lewego menu wybierz zakładkę Obroty i salda.
• Koniecznie zaznacz opcję "Ujmij bufor" w górnym menu, ponieważ Twoje nowo wprowadzone dokumenty znajdują się jeszcze w Buforze zapisów.
• Wskaż w kalendarzu odpowiedni zakres dat na górze okna.
• Kliknij duży, zielony przycisk OBLICZ.

Program wygeneruje Zestawienie Obrotów i Sald. Porównaj je ze swoim papierowym wydrukiem. Jeśli wartości w podsumowaniu są identyczne – księgi zostały przeniesione prawidłowo!

Import Kontrahentów

Jak przygotować plik Excel?
Struktura pliku jest bardzo elastyczna. Pamiętaj o trzech najważniejszych zasadach:

• Nie każda kolumna jest obowiązkowa – te, których nie potrzebujesz, możesz po prostu usunąć z pliku.
• Kolejność kolumn jest obojętna – możesz je swobodnie przestawiać.
• Nazwy kolumn (nagłówki) mogą być inne niż w programie – ważne, abyś wiedział, co zawierają, by poprawnie połączyć je w Kreatorze.

Przykładowa struktura pliku Excel (.xls / .xlsx)
Kolumny z gwiazdką (*) są bezwzględnie wymagane przez program.

Symbol (*)	NIP (*)	Nazwa (*)	Ulica	Kod pocztowy	Miejscowość
KOWALSKI	1112223344	Jan Kowalski Usługi	ul. Długa 5	00-001	Warszawa
ABC_SPZOO	5556667788	ABC Spółka z o.o.	ul. Krótka 10/2	34-500	Zakopane
NOWAK	9998887766	Piotr Nowak	ul. Polna 1	31-000	Kraków

Wskazówka: Jeśli chcesz, w pliku mogą znaleźć się też dodatkowe informacje, takie jak: REGON, KRS/PESEL, Nr Domu, Nr Lokalu czy Poczta.

Instrukcja importu krok po kroku:

1. Uruchomienie Kreatora: Z górnego menu programu wybierz przycisk Importy, a następnie opcję Kreator importu z pliku. W oknie w sekcji "Rodzaj importowanych danych" zaznacz Kontrahenci.
2. Wczytanie pliku: W polu "Lokalizacja pliku źródłowego" kliknij przycisk Wskaż Plik [F3] i znajdź przygotowany arkusz Excel. Kliknij Dalej - Wczytaj plik [F12].
3. Dopasowanie kolumn (Mapowanie): Musisz połączyć kolumny z pliku z polami w programie. Zwróć szczególną uwagę na pola wymagane: Symbol, NIP oraz Nazwa.
4. Finalizacja: Po prawidłowym sparowaniu kolumn, użyj przycisku Dalej - Przetwórz dane [F12]. Kontrahenci zostaną dodani do bazy.

Serie Dokumentów

Konfiguracja i dodawanie nowych serii.

🛑 Przygotowanie: Sprawdź w starym programie (lub w pliku importowym), jakich dokładnie skrótów (symboli) używałeś dla poszczególnych typów dokumentów (np. "FV", "ZAK", "PK", "WB").

1. Przejście do odpowiedniej zakładki: Z lewego panelu menu wybierz moduł Kartoteki -> Serie dokumentów. Pojawi się tabela z domyślnymi seriami.
2. Dodawanie nowej serii: W górnym menu okna kliknij przycisk Dodaj (zielony plus).
3. Uzupełnienie danych (Kluczowy etap): W nowym oknie uzupełnij parametry:
   • Symbol: Wpisz krótki skrót dla serii. Musi być identyczny z plikiem importowym.
   • Nazwa: Wpisz pełną nazwę dla ułatwienia (np. Faktury zakupu - koszty).
   • Obsługuj jak: To najważniejsze pole! Wybierz formę obsługi (np. dla dowodów bez VAT wybierz Polecenie księgowania, dla faktur z VAT – Faktura zakupu/sprzedaży).
   • Domyślny typ VAT: Opcjonalnie. Wybierz domyślny typ (np. "4" dla zwykłego odliczenia), by ułatwić księgowanie do JPK.
4. Zapisanie serii: Upewnij się, że dane są poprawne i kliknij Zapisz.

💡 Wskazówki dodatkowe:

• Modyfikacja istniejących serii: Zamiast tworzyć nową, podświetl domyślną serię w Ogniku, kliknij "Popraw" i zmień jej symbol na swój stary.
• Faktury do paragonów: Należy księgować je w oddzielnej serii (w polu "Obsługuj jak" opcja: Faktura sprzedaży - do paragonu FP).
• Księgowanie VAT Marża: Wymagają specyficznej serii (Faktura sprzedaży/zakupu - VAT MARŻA).

Ustawienia Księgowe

Konfiguracja domyślnych kont księgowych.

🛑 Ważna zasada: Aby móc przypisać domyślne konta w ustawieniach, upewnij się, że zostały one już wcześniej dodane do Twojego Planu Kont w programie. Program nie pozwoli na wybranie konta, które fizycznie nie istnieje w planie.

1. Przejście do ustawień księgowych: W lewym menu głównym kliknij zakładkę PROGRAM -> Ustawienia księgowe -> zakładka Ustawienia Kont.
2. Uzupełnienie podstawowych kont: Użyj przycisku Zmień obok każdego pola, aby wskazać konto z listy. Zaleca się uzupełnienie:
   • Domyślne konto syntetyczne odbiorców (np. 201) oraz dostawców (np. 202).
   • Domyślne konta VAT naliczonego i należnego (np. 223-01 i 224-01).
   • Konto kręgu kosztów (najczęściej 490).
   • Domyślne konto kasy (np. 100-01).
3. Uzupełnienie kont dodatkowych: Jeśli specyfika firmy tego wymaga, ustaw również domyślne konto towarów (np. 330-01) oraz amortyzacji (np. 408-01).
4. Zapisanie zmian: Program zapamięta te ustawienia na stałe. W nowym roku obrotowym przeniosą się automatycznie.

Formuły Sprawozdań

Konfiguracja i przypisywanie kont do Bilansu oraz RZiS.

🛑 Ważna zasada: Zakładając, że masz już poprawnie skonfigurowany i wczytany Plan Kont, konieczne jest ręczne przypisanie (zmapowanie) Twoich kont księgowych do odpowiednich pozycji sprawozdań bezpośrednio w programie Ognik.

1. Przejście do Edycji Formuł: W lewym menu wybierz moduł Księga -> Sprawozdania. Zaznacz odpowiedni rodzaj sprawozdania, kliknij w górnym menu przycisk Opcje -> Edytuj formuły.
2. Przypisywanie kont do pozycji: Zobaczysz okno podzielone na dwie części. W lewej części rozwiń drzewko sprawozdania i kliknij wybraną pozycję. Po prawej stronie znajdź swoje konto z Planu Kont i kliknij zielony przycisk Dołącz konto (lub przeciągnij je myszką do tabeli powyżej).
3. Definiowanie parametrów wyliczeń: W górnej tabeli przy podpiętym koncie skonfiguruj dwie kluczowe kolumny:
   • Saldo: Wybierz, czy program ma pobierać Saldo Wn, Saldo Ma, czy wynik ogólny.
   • Znak: Określ, czy wartość ma być dodana (+), czy odjęta (-).
4. Zapisanie i wyliczenie: Przejdź do górnego menu i kliknij Zapisz Zmiany. Zamknij okno przyciskiem Wróć do sprawozdań, wskaż datę wyliczenia i kliknij Wylicz.