Edycja danych kontrahenta
Dodawanie nowego kontrahenta odbywa się w module KARTOTEKI, w zakładce KONTRAHENCI.
W celu dodania nowego kontrahenta należy użyć przycisku "Dodaj", dostępnego w górnym Menu. Pojawi się wtedy okno edycji danych kontrahenta.
W sekcji Dane w pierwszej zakładce możemy uzupełnić dane takie jak Symbol kontrahenta, NIP, numer PESEL/KRS, REGON oraz możemy przypisać kontrahenta do wybranej grupy. Kolejno możemy wpisać dane kontaktowe dla kontrahenta.
Przycisk POBIERZ Z BAZY REGON umożliwia wczytanie danych kontrahentów z bazy REGON.
Zaczytywanie danych możliwe jest w oparciu o numery NIP, REGON lub KRS.
Funkcjonalność ta pozwala na szybsze wprowadzanie danych adresowych i identyfikacyjnych kontrahentów. Dzięki niej ograniczona zostaje również do minimum możliwość ewentualnej pomyłki przy wprowadzaniu tych danych.
Dane teleadresowe i identyfikacyjne dodawanego kontrahenta mogą być również wprowadzone ręcznie przez użytkownika
W takim przypadku wpisujemy wszystkie wymagane dane adresowe i identyfikacyjne danego kontrahenta. Pola Gminy, Powiatu oraz Województwa program wypełni automatycznie, jeżeli skorzystamy z wyszukiwarki słownika miejscowości.
Mamy możliwość wyszukiwania po kodzie lub nazwie poszukiwanej miejscowości. Aby słownik był widoczny w oknie edycji kontrahenta, nie należy usuwać kodu kraju, który domyślnie jest podpowiedziany. W przypadku gdy przez pomyłkę ten kod zostanie usunięty należy ponownie wpisać kod "PL".
Gdy użyjemy przycisk ZAPISZ, a pozycje wymagane pozostają niewypełnione program podświetli je na kolor czerwony.
W polu Domyślny opis zdarzenia użytkownik ma możliwość wprowadzenia opisu zdarzenia, który będzie podpowiadał się podczas wprowadzania dokumentu księgowego dla danego kontrahenta.
Podobnie w polu Domyślny sposób płatności możliwe jest wybranie sposobu płatności, który zostanie podpowiedziany podczas wprowadzania dokumentu księgowego i wyborze w nim danego kontrahenta.
W zakładce tej możemy również utworzyć dla danego kontrahenta konto księgowe. W dolnej części tego okna mamy możliwość utworzenia konta dla kontrahenta w zależności od tego czy jest on naszym odbiorcą czy dostawcą.
Możemy po wyborze odpowiedniego typu kontrahenta (odbiorca lub dostawca) utworzyć mu konto księgowe w oparciu o jego SYMBOL lub NIP. Mamy również możliwość poprzez zaznaczenie opcji NIE TWÓRZ, nie tworzenia konta dla danego kontrahenta.
Kolejną zakładką w górnym "grzebyku" są Kontakty. W zakładce tej za pomocą przycisku DODAJ możemy danemu kontrahentowi dodać adres e-mail, oraz numery telefonów do kontaktu.
W sekcji Księgowe można przypisać wybranemu kontrahentowi domyślne konto. Warto pamiętać, że w przypadku utworzenia konta dla danego kontrahenta w zakładce Dane, konto to zostanie automatycznie powiązane z kontrahentem co będzie widoczne w zakładce Księgowe.
W zakładce Banki możemy wprowadzanemu przez Nas kontrahentowi przypisać odpowiedni rachunek bankowy. Natomiast w zakładce Notatki mamy możliwość "podpięcia" do kontrahenta odpowiednich dla niego notatek i informacji, które będą nam przydatne podczas pracy z tym kontrahentem.
W dolnej części okna widoczny jest przycisk OPCJE.
Po użyciu go mamy możliwość dodania do kontrahenta alternatywnych adresów. Jest to przydatna funkcja sprawdzająca się w przypadku zmiany adresu przez kontrahenta lub w sytuacji gdy dany kontrahent posiada kilka adresów.
UWAGA !!!
W dolnej części okna widoczne są pola za pomocą, których możemy utworzyć automatycznie konto dla tworzonego kontrahenta. Wystarczy zaznaczyć czy ma być to konto dla odbiorcy/dostawcy oraz czy zostanie utworzone z uwzględnieniem Symbolu lub NIP-u.
Poprawianie istniejącej kartoteki kontrahenta jest możliwe, poprzez zaznaczenie na liście wybranego kontrahenta i kliknięcie przycisku POPRAW dostępnego w górnym Menu. Przycisk ten wywoła okno Edycji Danych Kontrahenta. Możemy wtedy dowolnie modyfikować dane kontrahenta.
Nie ma możliwości usuwania kontrahenta, którego dane znajdują się we wprowadzonych wcześniej dokumentach.
Jedyną możliwością jest jego "wygaszanie". Wtedy po użyciu przycisku USUŃ dostępnego w górnym Menu pojawi się taka informacja:
Wczytywanie danych kontrahentów z bazy REGON