Z pewnością niejednokrotnie przejmując firmę do księgowania napotkali Państwo na problem związany z koniecznością zaksięgowania w Państwa programie księgowym jej lat ubiegłych, czyli po prostu zaległości.

 

Każdy z Nas księgowych wie, że takie księgowanie firmy „w tył” nie jest niczym przyjemnym. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Naszych klientów przedstawiamy Państwu krótki i prosty przepis na księgowanie zaległości w programie OGNIK PREMIUM. Zapraszamy do lektury. Wybierz rozdział z prawej strony:


Wskazówka 1. Zacznij księgowania od roku najstarszego

Po założeniu w programie firmy, którą będziecie księgować oraz wprowadzeniu jej danych podstawowych i adresowych, musicie Państwo założyć w niej pierwszy rok obrotowy. W przypadku księgowania zaległości warto zacząć od założenia najstarszego roku, który będziecie Państwo księgowali. Pozwoli to na lepszą pracę z programem w przyszłości oraz spowoduje uniknięcie błędów wynikających z niechronologicznego założenia okresów obrotowych.

Informacje o tym jak założyć rok obrotowy możecie Państwo uzyskać w podręczniku online dostępnym na naszej stronie internetowej.

Informacje o zakładaniu nowego roku obrotowego, wyborze charakteryzujących go parametrów oraz rozwiązaniem problemów na jakie mogą Państwo natrafić podczas zakładania nowego okresu obrotowego znajdują się w temacie NOWY ROK.


Wskazówka 2. Przed rozpoczęciem księgowania dostosuj plan kont

Najważniejszą czynnością przed przystąpieniem do księgowania jest przeanalizowanie domyślnego planu kont, który proponuje OGNIK i naniesienie w Nim zmian niezbędnych do zaksięgowania Państwa firmy. Możecie Państwo dodać nowe konta, które będą Wam potrzebne, jak również usunąć te, które według Was okażą się zbyteczne. Istnieje również możliwość wczytania pustego planu kont i wtedy możecie Państwo cały plan kont utworzyć samodzielnie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w Naszym podręczniku online w temacie NOWY ROK.

PAMIĘTAJ !!!

Jeżeli po przeanalizowaniu wszystkich zaległych okresów, które masz do zaksięgowania zauważysz, że TWÓJ PLAN KONT z roku na rok ulega zmianom i staje się coraz to bardziej rozbudowany zasadne jest już w pierwszym zakładanym okresie (roku rozliczeniowym) założenie tego rozbudowanego PLANU KONT (nawet jeśli niektóre konta nie będą dostępne w początkowych latach obrotowych).

Najprościej rzecz ujmując jeśli w pierwszym roku przewidujesz prosty Plan Kont, a wiesz, że w kolejnych latach będzie on coraz bardziej skomplikowany ZAŁÓŻ OD RAZU TEN SKOMPLIKOWANY PLAN KONT.


Wskazówka 3. Pamiętaj - Nowe konto możesz założyć zawsze

Jeżeli zdarzy Ci się zapomnieć o założeniu jakiegoś konta w danym roku obrotowym nie musisz się martwić. Możesz w każdej chwili wejść do danego roku obrotowego i dodać to konto. Jednakże w tym zakresie program posiada o wiele ciekawszą i szybszą funkcję KONT WIELOLETNICH.

Podobnie jeżeli w którymś z okresów obrotowych masz w planie kont założone konta, których nie chcesz widzieć w danym roku obrotowym, a utworzyłeś je z myślą o przyszłych okresach również masz taką możliwość.

Po wejściu w zakładkę PLAN KONT dostępnej w module KSIĘGA zobaczycie Państwo Plan Kont waszej firmy. Funkcja KONT WIELOLETNICH dostępna jest w przypadku gdy wprowadzone zostały co najmniej dwa okresy obrotowe dla danej firmy.

Po kliknięciu dwa razy na dane konto w Planie Kont zobaczycie Państwo następujące okno:


To do Państwa należy decyzja w których latach (okresach) obrotowych wybrane konto będzie widoczne. Jest to niezwykle pożyteczna funkcja programu, szczególnie w przypadku księgowania zaległości. Może zdarzyć się tak, że wprowadzając zaległości pominęliście Państwo założenie jakiegoś konta lub dodaliście je niepotrzebnie dla danego roku obrotowego. Dzięki funkcji KONT WIELOLETNICH nie ma potrzeby tworzenia (bądź usuwania) danego konta osobno dla każdego okresu rozliczeniowego. Wystarczy zaznaczyć okresy w, których chcemy żeby dane konto się wyświetlało i użyć przycisku ZAPISZ do zatwierdzenia swojego wyboru.

PAMIĘTAJ !!!

Program nie zezwoli na odznaczenie konta w przypadku, gdy na koncie tym w wybranym okresie rozliczeniowym zarejestrowane są już jakieś zapisy.

Wszelkie informacje na temat funkcjonowania planu kont, możliwości jakie oferuje, a także informacje na temat kont wieloletnich możecie Państwo znaleźć w Naszym podręczniku online w tematach PLAN KONT i KONTA WIELOLETNIE.


Wskazówka 4. Zamknij jeden rok obrotowy, a potem utwórz drugi

Podczas księgowania zaległości bardzo ważna jest systematyka pracy. Pozwala ona na uniknięcie niepotrzebnych błędów podczas „wyprowadzania” zaległości. Aby dobrze poustawiać sobie pracę w tym zakresie należy przyjąć zasadę:

PO ZAMKNIĘCIU JEDNEGO ROKU OBROTOWEGO DOPIERO OTWIERAMY KOLEJNY.

Wszelkie informację na temat tworzenia nowego roku obrotowego znajdują się w naszym podręczniku online w temacie NOWY ROK.

Wiadomo również, że zamknięcie jednego roku obrotowego, a otwarcie kolejnego niesie za sobą konieczność wykonania pewnych niezbędnych operacji dodatkowych (np. przeniesienia Bilansu Otwarcia). Na Naszej stronie internetowej www.ognik.com.pl możecie Państwo znaleźć stosowne artykuły na temat otwierania w programie OGNIK Premium nowego roku obrotowego oraz wszelkich operacji związanych z tym procesem.


Wskazówka 5. Księgowanie w każdym dodanym roku obrotowym zacznij od Bilansu Otwarcia (BO)

Niezależnie od tego czy wprowadzacie Państwo dokumenty w ramach pierwszego roku obrotowego, czy może księgujecie już zaległości następnych lat warto na samym początku wprowadzania dokumentów księgowych w ramach danego roku obrotowego wprowadzić Bilans Otwarcia.

Bilans Otwarcia dla pierwszego wprowadzanego roku będą musieli utworzyć Państwo ręcznie.

Informacje odnośnie technicznych aspektów wprowadzania tego pierwszego Bilansu Otwarcia znajdziecie Państwo w naszym podręczniku pomocy online w temacie BILANS OTWARCIA.

Wprowadzając następnie BILANS OTWARCIA dla kolejnych okresów rozliczeniowych będziecie dysponować już Państwo ułatwieniem jakie oferuje program OGNIK. Mianowicie w ramach kolejnych lat rozliczeniowych będzie można wczytać BILANS OTWARCIA z poprzedniego roku w sposób automatyczny.

Wszelkie informacje jak to zrobić są dla Państwa dostępne na Naszej stronie internetowej.


Wskazówka 6. Zapoznaj się z możliwościami programu w zakresie liczenia sprawozdań finansowych

Wyprowadzając zaległości księgowanej firmy, będą Państwo z pewnością potrzebowali skorzystać z funkcji programu dotyczących tworzenia sprawozdań finansowych. Program oferuje możliwość wyliczania określonych sprawozdań finansowych, a także ich wydruk i eksport do pliku o określonym formacie.  

Jeżeli chodzi o sprawozdawczość to funkcje niezbędne do wykonywania sprawozdań znajdują się w programie w module KSIĘGA, w zakładce SPRAWOZDANIA.

W zakładce tej wyświetlone są wszystkie oferowane przez program wzory sprawozdań finansowych.


Program oferuje Państwu możliwość wyliczania sprawozdań na określony dzień, a także w zależności od decyzji użytkownika może wyliczać sprawozdania finansowe z uwzględnieniem zapisów z bufora lub bez ich uwzględnienia.

Zanim zdecydują się Państwo na wyliczenie wybranego sprawozdania finansowego konieczne jest przypisanie do niego (a konkretnie do jego poszczególnych pozycji) odpowiednich formuł. Czynność tą można wykonać wybierając z górnego Menu EDYCJA FORMUŁ I OPCJE, a następnie EDYTUJ FORMUŁY.


Dostępna w tym samym miejscu opcja POKAŻ MAPĘ KONT może okazać się również dość przydatna, gdyż wyświetla ona mapę powiązań kont z poszczególnymi sprawozdaniami.

Sposób w jaki można do poszczególnych sprawozdań podpiąć konta (oraz formuły złożone z tych kont) niezbędne do wyliczenia sprawozdania finansowego szerzej opisany został w naszym podręczniku pomocy dostępnym na stronie internetowej.

Temat SPRAWOZDANIA dostępny w tym podręczniku oprócz informacji w jaki sposób powiązać poszczególne pozycje sprawozdania finansowego z kontami i formułami złożonymi z tych kont (co finalnie umożliwi Państwu wyliczenie sprawozdania finansowego), przedstawia również wszelkie pomocne uwagi i wskazówki co do sposobu w jaki należy wyliczać sprawozdania finansowe w OGNIKu.

Artykuły na temat wyliczania sprawozdań finansowych, funkcjonowania zakładki sprawozdania, a także tworzenia i edycji w programie formuł niezbędnych do wyliczenia sprawozdań finansowych znajdziecie Państwo również na naszej stronie internetowej https://ognik.com.pl/wsparcie


Wskazówka 7. Zadbaj o stworzenie polityki rachunkowości

Bardzo ważną częścią Państwa pracy przy księgowaniu zaległości powinno być sporządzenie polityki rachunkowości. Chcąc mieć dobrze funkcjonującą księgowość, trzeba zwrócić uwagę, by opracowane reguły były nie tylko zgodne z wymaganiami ustawy i rozporządzenia, lecz także uwzględniały specyfikę działalności podmiotu.

Możecie Państwo użyć polityki rachunkowości którą już posiadacie. Można również znaleźć i zmodyfikować politykę rachunkowości dostępną w zasobach internetowych i dostosować ją następnie do specyfiki księgowanego podmiotu. W razie potrzeby możecie również skorzystać z przykładowych wersji polityki rachunkowości umieszczonych na Naszej stronie internetowej.

Jako, że dbamy o wysoką jakość świadczonych dla Państwa usług dla wszystkich swoich klientów mamy małą niespodziankę dotyczącą polityki rachunkowości.

Mianowicie przy zakupie licencji na program OGNIK PREMIUM, jeżeli Państwo wyrażą tylko taką prośbę wraz z kluczem licencyjnym do programu otrzymają Państwo od nas całkiem za darmo wzór polityki rachunkowości.

W tym przypadku będą Państwo musieli otrzymany od nas wzór polityki rachunkowości dostosować do specyfiki działalności księgowanego przez Państwa podmiotu.