KSEF - Scenariusze współpracy z klientem biura księgowego

Koniec z papierowymi fakturami oznacza sporą rewolucję w obsłudze klientów biura księgowego. Poniżej kilka sugestii jak ukształtować współpracę z klientem i wykorzystać jak najlepiej możliwości jakie daje KSEF.

Ważne: W przypadku gdy klient prowadzi "pełną" księgowość - dla faktur zakupu zgodnie z ustawą o rachunkowości konieczne jest przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej. Na chwilę obecną ustawodawca nie uregulował w żaden sposób tego, jak powinna taka ocena przebiegać w przypadku faktur elektronicznych. Konieczne zatem będzie samodzielne dostosowanie zapisów w polityce rachunkowości, tak aby regulowały te kwestie, np: przenosząc odpowiedzialność za ich ocenę na pracowników biura księgowego, lub wskazując, że wszystkie przekazane do biura pliki uznaje się za poprawne formalnie i merytorycznie.

Wskazówka, jeśli faktura zawiera kilka pozycji - z których tylko część powinna być zaksięgowana - przy niewielkiej liczbie dokumentów, można ją będzie pobrać z KSEF jako pdf - i opisać w mailu do biura, jeśli jednak takich sytuacji będzie sporo - przyda się Państwu obecnie tworzona przez nas dodatkowa aplikacja:

OGNIK.FM - która pozwoli na przegląd i ocenę faktur KSEF - i na naniesienie stosownych adnotacji bezpośrednio w plikach xml zawierających faktury KSEF a przy naprawdę dużej liczbie faktur - moduł OGNIK.SOD - który jedna wymaga dostępu do programu OGNIK zainstalowanego na serwerze biura. Zobacz artykuł OGNIK - Instalacja na Windows Server

Faktury sprzedaży

Faktury sprzedaży - wystawianie - możliwe opcje

• W trakcie miesiąca klient może wystawiać faktury wprost w aplikacji KSEF lub we własnym systemie do fakturowania połączonym z KSEF a na koniec miesiąca (lub sukcesywnie np. co tydzień) pobierze je jako paczkę zip i prześle do biura
• W trakcie miesiąca klient może wystawiać faktury wprost w aplikacji KSEF lub we własnym systemie do fakturowania połączonym z KSEF a na koniec miesiąca biuro samodzielnie pobierze je jako paczkę zip lub bezpośrednio do programu OGNIK - w tym drugim przypadku wymagany będzie Token autoryzacyjny
• Biuro udostępni klientowi system OGNIK (Np. za pośrednictwem Windows Server) i klient wystawi faktury wprost w systemie OGNIK i wyśle je do KSEF - w tym przypadku wymagany będzie Token autoryzacyjny
• Biuro wystawi faktury w imieniu klienta i wyśle je do KSEF - w tym przypadku wymagany będzie Token autoryzacyjny

Faktury sprzedaży - wprowadzenie faktur do programu OGNIK - możliwe opcje

• Jeśli faktury zostały wystawione w programie OGNIK - księgujemy je w prost w programie - bez dodatkowej komunikacji z KSEF
• Jeśli faktury nie zostały wystawione wprost z systemu OGNIK, trzeba je będzie pobrać z KSEF, możliwe opcje:
  • klient pobiera paczkę faktur wprost z KSEF i przesyła do biura a biuro wczytuje zawarte w niej pliki do programu OGNIK
  • biuro pobiera paczkę faktur wprost z KSEF i wczytuje zawarte w niej pliki do programu OGNIK - w tym przypadku wymagane będzie nadanie odpowiednich uprawnień dla biura w systemie KSEF
  • biuro pobiera faktury do programu OGNIK wprost z KSEF - w tym przypadku wymagany będzie Token autoryzacyjny

Faktury sprzedaży - księgowanie - możliwe opcje

• Jeśli faktury zostały wystawione w programie OGNIK - księgujemy je w prost w programie - wskazując podczas księgowania - odpowiednie konta przychodu.
• Faktury wczytane do programu OGNIK bezpośrednio z KSEF lub za pośrednictwem plików można będzie "hurtowo" zaksięgować na:
  • wskazane konto przychodu
  • wg. najczęściej używanych dla kontrahenta szablonów księgowych

lub ręcznie - na podstawie podglądu faktury KSEF dostępnego w systemie OGNIK.

Faktury zakupu

Faktury zakupu - ocena faktur przed księgowaniem - możliwe opcje

• Klient: Na koniec (lub w trakcie) miesiąca przejrzy i oceni otrzymane faktury bezpośrednio w aplikacji KSEF (co przy ich dużej ilości może być czasochłonne) - pobierze prawidłowe i prześle paczkę do biura.
• Klient pobierze paczkę faktur z KSEF i oceni je w dodatkowej samodzielnej aplikacji OGNIK.FM (planujemy ją wydać w styczniu 2024) gdzie odrzuci błędne faktury i naniesie stosowne adnotacje w tych fakturach gdzie to będzie konieczne a Uznane za prawidłowe - faktury klient jako paczkę zip prześle do biura. Po wczytaniu tak zmodyfikowanej paczki faktur do programu OGNIK - naniesione przez klienta na poszczególnych fakturach adnotacje będą widoczne (i wyróżnione) w programie OGNIK.
• Biuro samodzielnie pobierze faktury z KSEF wprost z KSEF lub za pośrednictwem paczki (do modułu OGNIK.SOD - który będzie dostępny w 2024 roku) a następnie udostępni (Możliwe przy użyciu Windows Server) klientowi dostęp do programu OGNIK.SOD - gdzie klient bezpośrednio w systemie OGNIK będzie mógł podejrzeć i ocenić faktury
• Biuro przejmie na siebie odpowiedzialność za ocenę formalną i merytoryczną faktur pobranych z KSEF.

Faktury zakupu - księgowanie - możliwe opcje

Faktury pobrane wprost z KSEF lub otrzymane w postaci paczki biuro będzie mogło wczytać do programu "hurtem", następnie biuro zaksięguje (w większości przypadków można to będzie również zrobić "hurtem") wskazane faktury na:

• wskazane konto
• wg. najczęściej używanych dla kontrahenta szablonów księgowych

lub ręcznie - na podstawie podglądu faktury KSEF dostępnego w systemie OGNIK.

Ważne: W przypadku gdy klient prowadzi "pełną" księgowość - dla faktur zakupu zgodnie z ustawą o rachunkowości konieczne jest przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej. Na chwilę obecną ustawodawca nie uregulował w żaden sposób tego, jak powinna taka ocena przebiegać w przypadku faktur elektronicznych. Konieczne zatem będzie samodzielne dostosowanie zapisów w polityce rachunkowości, tak aby regulowały te kwestie, np: przenosząc odpowiedzialność za ich ocenę na pracowników biura księgowego, lub wskazując, że wszystkie przekazane do biura pliki uznaje się za poprawne formalnie i merytorycznie.

Wskazówka, jeśli faktura zawiera kilka pozycji - z których tylko część powinna być zaksięgowana - przy niewielkiej liczbie dokumentów, można ją będzie pobrać z ksef jako pdf - i opisać w mailu do biura, jeśli takich sytuacji będzie sporo - przyda się Państwu obecnie tworzona przez nas dodatkowa aplikacja:

OGNIK.FM - która pozwoli na przegląd i ocenę faktur KSEF - i na naniesienie stosownych adnotacji bezpośrednio w plikach xml zawierających faktury KSEF.