KSEF

Ważne: Ten artykuł dotyczy przyszłej wersji programu OGNIK.KSEF - Planujemy udostępnienie jego funkcji od stycznia 2024 roku. 

Ważne: Migracja posiadanych licencji programu OGNIK PREMIUM do programu OGNIK.KSEF dostępna jest wyłącznie dla licencji generacji 10 lub nowszych. Upgrade do generacji 10 dostępny jest w promocyjnych cenach tylko do 31-12-2023 

Krajowy System Elektronicznych Faktur

Wprowadzenie do KSEF

W Ogniku będziemy obsługiwać KSEF w zakresie pozwalającym na:

• wystawienie zgodnych ze strukturą KSEF faktur, wysłanie ich do środowiska KSEF od razu lub na koniec dnia i pobranie nadanego im numeru KSEF.
• wczytanie paczki faktur pobranych odrębnie z KSEF.
• pobranie faktur wg. zadanych kryterium bezpośrednio z KSEF i ich przetworzenie
• obsługę pobranych faktur zakupowych w zakresie ich akceptacji formalnej i merytorycznej

Przewidywane terminy

Na chwilę obecną pracujemy nad wdrożeniem systemu KSEF do programu OGNIK. Planujemy udostępnienie jego funkcji od stycznia 2024 roku. Obecnie wszystkie planowane funkcjonalności istnieją - trwają ich testy.

Od czego zacząć

1. Zacznij od uzyskania autoryzacji w systemie KSEF - zobacz artykuł KSEF - Logowanie
2. Wygeneruj token autoryzacyjny dla programu OGNIK - powinien pozwalać na pobieranie faktur z KSEF i/lub wysyłanie faktur z KSEF - zobacz artykuł KSEF - Token_Autoryzacyjny

KSEF w biurach księgowych

Dla większości biur księgowych wprowadzenie KSEF oznacza przede wszystkim zmianę w zakresie dostarczania dokumentów do biura. Do tej pory były to najczęściej faktury papierowe, lub pliki pdf. Kiedy na dobre ruszy KSEF - będą to pliki xml. Konieczne będzie dostosowanie scenariuszy do nowej rzeczywistości. Mając to na uwadze przygotowaliśmy dla Państwa kilka możliwych do realizowania scenariuszy współpracy z klientem. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem KSEF - Scenariusze współpracy z klientem biura księgowego

OGNIK i Faktury sprzedaży

W Ogniku będziemy obsługiwać KSEF w zakresie pozwalającym na wystawienie zgodnych ze strukturą KSEF faktur, wysłanie ich do środowiska KSEF od razu lub na koniec dnia i pobranie nadanego im numeru KSEF.

Możliwe będzie m.in.:

• wystawianie faktur walutowych,
• wystawianie faktur dla wielu odbiorców (sekcja Podmiot3)
• wystawianie faktur przez podmioty upoważnione (sekcja PodmiotUpowazniony)
• wystawianie faktur ze wskazaniem wielu sposobów płatności
• dodanie własnych adnotacji
• dodanie własnej stopki.
• i in.

Więcej na ten temat w artykule: Schema KSEF wersja 2:

OGNIK i Faktury zakupu

W przypadku faktur zakupu - OGNIK:

• pobierze fakturę wg. podanego numeru KSEF,
• wczyta fakturę z pliku,
• pobierze paczkę faktur z KSEF, np. za wskazany okres.
• pokaże treść faktur
• pozwoli zapisać faktury jako pliki PDF.
• w przypadku księgi handlowej pozwoli również ocenić faktury pod względem formalnym i merytorycznym i zaakceptować je lub odrzucić.

Tworzenie faktur sprzedaży dla systemu KSEF

Dla naszych klientów, zmiany nie będą rewolucyjne. Widoki obsługujące listę faktur i powiązanie z nimi procedury pozostaną prawie niezmienione. Zachowamy również dostęp do faktur historycznych wystawionych poza KSEF. Zmieni się natomiast formularz wystawiania faktury. Ze względu na znacznie większą liczbę elementów, jakie może zawierać faktura - na pierwszy rzut oka będzie on bardziej skomplikowany. Mimo to, udało nam się zachowac podobny układ i funkcjonalność, jak we wcześniejszych wersjach programu.

/FOTO: Projekt okna Faktura.KSEF/

Struktura faktury KSEF

• KSEF Schema 1 | Schema KSEF wersja 1 - stała się nieaktualna, de facto zanim KSEF zaczął być wykorzystywany przez istotną liczbę podmiotów - nie będzie obsługiwana w OGNIKU
• Schema KSEF wersja 2:

Pobieranie faktur z systemu KSEF

Możliwe będą następujące sposoby wprowadzenia faktur do systemu OGNIK.KSEF

• bezpośrednie pobranie z KSEF - będzie wymagało wprowadzenia do systemu OGNIK.KSEF - tokena wygenerowanego w systemie KSEF. Więcej informacji na temat korzystania z tokena KSEF tutaj
• wczytanie plików XML pobranych z KSEF i zawierających faktury KSEF wprost do bufora zapisów
• wczytanie faktur KSEF do modułu OGNIK.SOD - system obiegu dokumentów - gdzie można je będzie przypisać do poszczególnych działów firmy, zaakceptować pod względem formalnym i merytorycznym i poddać predekretacji - a następnie zaksięgować.

Pobieranie faktur z KSEF

Okno komunikacji z systemem KSEF

Okno to zapewnia następujące funkcje:

• komunikacja z systemem KSEF w trybach: Testy, DEMO, Produkcyjny
• Opcję wprowadzenia tokena autoryzacyjnego
• Opcję uruchomienia/zamknięcia sesji połączeniowej
• opcję pobrania 1 faktury na podstawie numeru KSEF
• opcję pobrania paczki faktur z KSEF
• opcję wysłania 1 faktury do KSEF
• opcję wysłania paczki faktur do KSEF
• opcję pobrania numerów KSEF dla wcześniej wysłanych faktur

Uzyskanie i obsługa połączenia z KSEF

Zobacz artykuł: KSEF - Logowanie

Aby możliwe było pobieranie faktur z KSEF wprost z Ognika - konieczne będzie wprowadzenie tokena autoryzacyjnego i przypisanie prawa do jego użycia przez operatora programu OGNIK.KSEF

KSEF - jak wygenerować token autoryzacyjny

Zobacz artykuł: KSEF - Token Autoryzacyjny

OGNIK.KSEF - gdzie wprowadzić token autoryzacyjny

• Przejdź na listę tokenów w zakładce Kartoteki/Tokeny KSEF
• Uruchom okno dodawania tokena - wklej token i zapisz
• Uruchom okno nadawania uprawnień do tokena
• Wybierz użytkowników, którzy mogą używać tokena i zapisz.

Ważne: administrator może przypisać dowolny token dowolnemu użytkownikowi - pozostali użytkownicy mogą wprowadzić i przypisać token tylko sobie.

OGNIK.KSEF - jak sprawdzić czy token działa

W oknie KSEF - sprawdź czy token jest podpowiadany, jeśli nie wybierz go z listy. Spróbuj nawiązać sesję z systemem KSEF - jeśli to się uda - zobaczysz stosowny komunikat.

Przydatne usprawnienia:

• TOKEN wcześniej użyty przez danego operatora programu OGNIK.KSEF - będzie domyślnie podpowiadany dla niego przy kolejnych działaniach w oknie KSEF

• Sesja nawiązana przez danego operatora - będzie dla niego podpowiadana przy kolejnych próbach użycia - jeśli pozostanie nadal otwarta.

Sesja KSEF

OGNIK.KSEF - pozwoli na nawiązanie nowej sesji oraz zapisze jej dane, tak aby można jej było użyć w przyszłości - tak długo - jak długo pozostanie ona aktywna.

Podpowiadanie SESJI TOKENA

OGNIK.KSEF podpowie ostatnio użytą przez operatora sesję i sprawdzi jej stan, jeśli pozostanie ona otwarta - będzie można jej użyć do komunikacji z systemem KSEF.

Połączenie z użyciem certyfikatu kwalifikowanego

W przypadku osób fizycznych możliwe będzie nawiązanie połączenia z KSEF przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego.

Problemy związane z wdrażaniem KSEF

Zobacz odrębny artykuł: Problemy Dotyczące Wdrażania KSEF