Wprowadzenie do KSEF
Wprowadzenie do KSeF w OGNIKU
//Status: temat do końcowej recencji
Co to jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (XML). Każda faktura po przesłaniu do KSeF otrzymuje numer identyfikacyjny, który potwierdza jej przyjęcie przez system. W 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości firm.
System OGNIK został przygotowany do pełnej integracji z KSeF – zarówno po stronie wystawiania faktur, jak i ich pobierania, oceny oraz księgowania.
Etap 1. Uzyskanie dostępu do KSeF
Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), należy uzyskać dostęp i odpowiednie uprawnienia.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą
Uprawnienia nadawane są automatycznie. Dodatkowe osoby (np. księgową lub pracownika) można upoważnić bezpośrednio w portalu KSeF – po zalogowaniu przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Podmioty gospodarcze (spółki, fundacje, stowarzyszenia)
Dla podmiotów posiadających reprezentację (np. spółki cywilne, spółki z KRS, fundacje) dostęp do KSeF wymaga złożenia formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Zgłoszenie to rejestruje osobę upoważnioną do działania w imieniu podmiotu.
Po zarejestrowaniu ZAW-FA można zalogować się do KSeF i nadawać dalsze uprawnienia innym osobom lub biurom rachunkowym bezpośrednio w portalu KSeF.
Biura rachunkowe
Biuro może uzyskać dostęp do KSeF klienta tylko po nadaniu mu uprawnień do odbierania faktur w KSeF przez tego klienta. Po uzyskaniu dostępu biuro może przeglądać i pobierać faktury do programu OGNIK.
Etap 2. Konfiguracja dostępu w OGNIKU
Aby rozpocząć pracę z KSeF w OGNIKU - to naprawdę proste!
- użyj certyfikatu kwalifikowanego - w takim przypadku nie musisz nic konfigurować.
- użyj certyfikatu KSEF - który wgrasz do programu po uruchomieniu opcji Klient KSeF 2.0.
Certyfikat KSeF uzyskasz logując się na portalu KSeF.
Klient KSeF 2.0 użyje dane identyfikacyjnych (NIP) firmy. Dane użytkownika - pobierze z certyfikatu użytego do nawiązania połączenia z KSeF (sesji)
Po poprawnym połączeniu możesz rozpocząć pracę z fakturami.
Etap 3. Wystawianie faktur w KSeF
Moduł faktur w OGNIKU został dostosowany do struktury KSeF.
Tryb standardowy
- Faktury wystawiane są tak jak dotychczas.
- Po włączeniu opcji Używaj KSeF program tworzy fakturę w formacie XML zgodnym z KSeF a po zatwierdzeniu wysyła ją do systemu.
Tryb upoważniony
- Biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu klienta – jako Podmiot upoważniony.
- Program automatycznie umieszcza dane wystawiającego i klienta w strukturze KSeF.
Tryb offline
- Gdy KSeF jest niedostępny – faktury wystawione w tym czasie zostaną oznaczone jako OFFLINE.
- OGNIK oznaczy je kodem QR.
Etap 4. Pobieranie faktur z KSeF
Faktury zakupowe możesz pobrać z KSeF w jednym z trybów:
a) Do bufora zapisów
- Najprostszy wariant – dla małych firm.
- Faktury są importowane z KSeF i widoczne od razu w buforze zapisów.
- Program generuje ich podgląd na ekranie i wstępnie uzupełnia rejestr VAT.
- Użytkownik może poprawić dane i zaksięgować fakturę.
b) Do modułu preakceptacji (OGNIK.SOD)
- Rozwiązanie dla biur księgowych i większych firm.
- Faktury są pobierane hurtowo i wyświetlane jako lista.
- Można je predekretować, poprawić, zatwierdzić i przesłać do księgi.
- Moduł oferuje kontrolę formalną i merytoryczną dokumentów.
Etap 5. Ocena i księgowanie faktur
Po pobraniu faktur możliwa jest ich weryfikacja i ujęcie w ewidencjach:
- Oceniaj faktury pod kątem poprawności danych i merytoryki.
- OGNIK umożliwia automatyczne uzupełnienie rejestru VAT i wstępną dekretację - dobierze proponowane konto księgowe i/lub szablon.
- Możesz też zapisać faktury do bufora bez predekretacji a tam wykorzystać szablony księgowań lub wprowadzić dekrety ręcznie.
- Faktury na każdym etapie są dostępne do podglądu.
Etap 6. Podgląd faktur na każdym etapie
Bez względu na etap przetwarzania faktury, OGNIK umożliwia:
- podgląd faktury (lub podgląd "gołego" XML),
- weryfikację numeru KSeF,
- zapisanie na dysku oryginalnego pliku XML,
- zapis na dysku wizualizacji w formacie PDF lub wydruk.
Etap 7. Archiwizacja i praca w trybie awaryjnym
- Wszystkie dokumenty przesłane i pobrane z KSeF są archiwizowane również lokalnie w OGNIKU.
- Jeśli KSeF jest niedostępny – można tymczasowo pracować offline.
- Możliwe jest także ręczne wczytanie faktur pobranych z portalu KSeF.
Już wkrótce szczegółowy opis:
- Konfiguracja KSeF w OGNIKU
- Uprawnienia i autoryzacja KSeF
- Moduł preakceptacji OGNIK.SOD
Ten artykuł stanowi wprowadzenie do obsługi KSeF w programach OGNIK. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w powiązanych podstronach WIKI.