Problemy Dotyczące Wdrażania KSEF

Przedsiębiorcy i rynek IT

Świadomość podatników a działania MF

Na 10 miesięcy przed obowiązkiem wdrożenia systemu KSEF - jest nikła. Wielu przedsiębiorców nie wie o tym obowiązku, co stanowi istotne zagrożenia dla dotrzymania terminu. W kraju istnieje kilka tysięcy indywidualnych lub zindywidualizowanych systemów wystawiających lub przyjmujących faktury. O ile producenci systemów "masowych" - pracują nad KSEF lub mają już gotowe lub prawie gotowe rozwiązania - o tyle w przypadku tych indywidualnych systemów - wiele podmiotów nie zaczęło jeszcze nawet prac. O ile pojawiają się informacje dotyczące KSEF np. na stronach MF czy ministerialnych mediach społecznościowych - o tyle - są to bańki informacyjne do których przeciętny przedsiębiorca nie dociera.

Ergonomia stron MF powiązanych z KSEF

Przykładem jednego z wielu elementów KSEF wymagających poprawy - jest to, że np. strona https://ksef.mf.gov.pl/ - pokazywana jako pierwsza przez wiele wyszukiwarek, (wg. stanu na dzień 2023-10-05) nie zawiera linku do strony prowadzącej do tzw. Aplikacji Podatnika - umożliwiającej zarejestrowanie/zalogowanie się w tym systemie.

Bezpośrednie linki do zalogowania to:

wersja	link
środowisko produkcyjne:	https://ksef.mf.gov.pl/web/login
wersja demo:	https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login
wersja testowa:	https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login

Brak kadry w IT

Znalezienie specjalistów potrafiących wdrożyć KSEF w dużych, często indywidualnych systemach IT klasy ERP - jest dużym wyzwaniem - może to być podstawowy element, który uniemożliwi setkom dużych i średnich firm przygotowanie się na KSEF do dnia 01-07-2024

Przepływ dokumentów/informacji w dużych podmiotach

O ile w części podmiotów istnieje system elektronicznego obiegu dokumentów o tyle zmienią się w sposób istotny kanały wejściu tych dokumentów do systemu. Trudno zakładać, że wszystkie systemy do fakturowania będą potrafiły dodać stosowne adnotacje do faktury pozwalające na jej identyfikację u odbiorcy. Dodatkowy identyfikator zakładu przedsiębiorstwa tylko częściowo rozwiąże ten problem.

Kontrola formalna i merytoryczna faktur

• Łatwo wyobrazić sobie sytuację, że najwięksi podatnicy są zasypywani są wieloma fakturami wystawionymi przez nieuczciwe podmioty "słupy" - zarejestrowane tylko w tym celu i obsługiwane np. z zagranicy - lub fakturami wystawionymi przez pomyłkę w użyciu numeru NIP odbiorcy. ""Wyłapanie" tych faktur w chwili gdy spływają one do dużej firmy w sposób centralny może okazać się dużym wyzwaniem.

System KSEF

Rejestracja w systemie KSEF

• Osoby prawne aby uzyskać dostęp do KSEF muszą użyć papierowej formy formularza - zdaje się to anachronizmem, szczególnie w przypadku powszechności podpisów elektronicznych.
• W przypadku wątpliwości organów podatkowych co do sposobu reprezentowania podatnika, (np. w przypadku śmierci Prezesa Zarządu spółki - będącego jej jedynym przedstawicielem) - faktury będą wpływać, jednak nikt nie będzie mógł uzyskać do nich dostępu.

Bezpieczeństwo

Mając na uwadze ostatnie doświadczeni dotyczące odporności systemów - zarówno dużych firm, jak i np. systemu recept - istnieją uzasadnione obawy, czy dane faktur zawartych w KSEF - będą należycie chronione.

Wydajność systemu

Istnieją obawy czy szacowana przepustowość systemu okaże się realna, szczególnie w okresach szczytu fakturowania, oraz czy uwzględniono ewentualny narzut danych związany z takimi sekcjami, jak stopka, czy adnotacje.

Awarie systemu/awarie u podatnika

• Planowane prace przy KSEF - czas na wysłanie faktur do KSEF - to 1 dzień - to zdecydowanie za mało - stawia to Podatnika w sytuacji, której musi często całkowicie zmienić plany biznesowe - w związku z planami modernicacji systemu - których mógł nie znać tworząc własne plany.
• W przypadku awarii systemu KSEF - czas na wysłanie faktur do KSEF - to 7 dzień - to może okazać się za mało, mając na uwadze rozległość niektórych systemów do fakturowania i konieczność ich modyfikacji w takich

przypadkach.

• W przypadku awarii systemu u Podatnika - np. gdy wygenerowane faktury nie mogą zostać wysłane do KSEF z przyczyn "kryzysowych"- nie muszą być one wysyłane do KSEF - takie postawienie sprawy rodzi zagrożenie, że przepis ten będzie nadużywany. (sytuacja kryzysowa w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym - może być interpretowana różnie, kto skontroluje lokalne zalania, przerwy w dostawie prądu lub internetu?)

Niejasne przepisy

• dotyczące podatników zagranicznych prowadzących działalność na terenie RP - zarejestrowanych do VAT ale nie posiadających - "stałego miejsca prowadzenia działalności" - którego to miejsca nie definiuje precyzyjnie żaden przepis. Przepis mówiący o tym, że KSEF ma obowiązek stosować każdy czynny podatnik VAT wystawiający faktury na terenie RP byłby jasny a niewielka dodatkowa grupa podmiotów, które weszły by do z=systemu KSEF - znalazła by sposób aby się do niego dostosować.

• Czy osoba fizyczna prowadząca co prawda JDG - ale dokonująca zakupów na cele nie związane z prowadzoną działalnością musi otrzymywać również te faktury za pośrednictwem KSEF - aktualne brzmienie przepisów na to wskazuje.

Faktura i Schema (wersja 2)

Daty

• W przypadku dużych paczek przekazywanych do KSEF - nadanie numeru KSEF = wystawienie faktury - może nastąpić kolejnego dnia - nadanie numeru KSEF powinno odbywać się zawsze "pod datą" wstawienia faktury do systemu.

• Co do zasady można co prawda - wystawiać faktury do 15 dnia kolejnego miesiąca - jednak należy w takim przypadku zadbać o zgodność systemu do fakturowania z systemem księgowym - tak, aby daty powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym i w podatku VAT były prawidłowo rozpoznawane.
• W przypadku, kiedy jedne lub więcej faktur z paczki okaże się błędna w zakresie struktury - konieczne będzie ponowne dosłanie faktury do KSEF - tu mogą się pojawić wątpliwości co do użytych dat - szczególnie na przełomie miesiąca lub po 15 dniu kolejnego miesiąca w zakresie faktur dotyczących miesiąca poprzedniego.

Rozmiary pól

• Sekcje: Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3: Element: Nazwa - niektóre państwowe systemy pozwalają na umieszczenie w nazwie podmiotu większej liczby znaków (np. system KRS - do 2048 znaków).
  Nawet jeśli dzisiaj nie ma podmiotów o nazwie dłuższej niż 512 znaków (?) - to nie oznacza to, że taki podmiot nie pojawi się w dającej się przewidzieć przyszłości.

• Sekcja: Rejestry, Pole: PelnaNazwa, typ: TZnakowy - pozwala tam zamieścić jeszcze mniej bo tylko 256 znaków.

• Sekcja: Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, element: Adres, dwa pola typu TZnakowy512 - zagregowanie adresu w fakturze - uniemożliwi lub znacznie utrudni maszynowe przetwarzanie tych danych po stronie odbiorcy, który zechce np. dokonywać analiz geograficznych.

Sekcja płatności

O ile w sekcji płatności możesz użyć wielu terminów płatności - to sekcja ta nie zawiera pola - pozwalającego na wpisanie (nawet opcjonalne) kwoty płatności przypisanej do danego terminu. Można co prawda dodać opis i tam zawrzeć kwotę - lecz nie pozwoli to na automatyzację procesu przetwarzanie rozrachunków w przypadku takich faktur.

Przelewy

Numeru faktury KSEF - nie przewidziano w schemie - numerem tym nazywany jest plik faktury KSEF - pobierany z systemu. Utrudni to manipulowanie tym numerem, np. w przypadku realizowania procesu płatności - gdyż w niedalekiej przyszłości - planowany jest wymóg umieszczenia tego numeru w danych przelewu.

Wizualizacja faktur

Z jednej strony ustawodawca uznał za fakturę plik XML umieszczony w KSEF - z drugiej nakłada na podatników obowiązek umieszczania kodu QR na wszystkich wydrukach zawierających wizualizację faktury KSER.

Więcej korekt

Tajemnicą poliszynela jest fakt, że dotychczas przypadkowe błędy w wystawionej fakturze były poprawiane poprzez jej poprawienie, często nawet w przypadku, gdy kontrahent już otrzymał egzemplarz faktury pierwotnej. W przypadku systemu KSEF poprawianie nie będzie możliwe.

Załączniki

Jeśli do tej pory korzystasz z faktur papierowych/elektronicznych - a przy tym wysyłasz dodatkowe dokumenty wraz z fakturą - musisz zadbać o nowy sposób przekazywania załączników - bowiem schema KSEF nie zawiera opcji dołączenia załącznika do faktury.

Wpływ wdrożenia KSEF na inne obowiązki informacyjne

• czy raport JPK_FA - zostanie wyeliminowany z obrotu prawnego - struktura elementów tego raportu znacząco różni się od struktury faktury KSEF - utrzymywanie wsparcia dla obu struktur w systemie IT przedsiębiorstwa będzie kosztowna a wydaje się nadmiarowe.
• czy raport JPK_V7 (obecnie wersja 2) - będzie modyfikowany np. o numer KSEF.
• Czy numer KSEF - przewiduje się wprowadzić również do schem XML zawierających księgi podatkowe JPK KR i inne.
• Czy numer KSEF a w ślad za nim np. numer rachunku bankowego kontrahenta przewiduje się wprowadzić jako obowiązkowy w pliku JPK_WB - generowanym przez banki (nawiasem mówiąc - stanowiło by to doskonałą formę wymiany informacji o operacjach na rachunku bankowych na cele automatycznego przetwarzania tych danych w systemach podatników - warto aby ten plik był przez banki obowiązkowo udostępniany klientom - jako wyciąg bankowy)