Księgowość - szybki start

Szybki start z programem

Jeżeli przeszli Państwo przez proces instalacji programu OGNIK Premium, a także założyli Państwo firmę, którą będziecie prowadzić w programie i określili dla niej parametry pierwszego zakładanego roku obrotowego to po otwarciu programu zobaczycie przed sobą następujące okno:

Jest to bufora zapisów główne okno programu OGNIK Premium. W tym momencie najważniejsze jest przeprowadzenie kilku prostych czynności mających na celu odpowiednią organizację Państwa pracy na programie i zapewnienie właściwego rozpoczęcia tej pracy.

W artykule tym przedstawione zostaną kroki, dzięki którym szybko i sprawnie zorganizują sobie Państwo pracę z OGNIKiem. Wiemy, że początki są trudne ale dzięki naszym poradom te pierwsze kroki z programem powinny okazać się łatwiejsze.

Nasz program umożliwia dość dużą swobodę w zakresie modyfikowania planu kont. Po wczytaniu domyślnego planu kont należy dostosować go do potrzeb księgowych prowadzonego przez Ciebie podmiotu.

Przykładowo jeśli jesteście dużym podmiotem i jeśli nakazuje to specyfika waszej działalności wprowadźcie do ewidencjonowania kosztów zarówno konta zespołu 4-ego jak i 5-ego.

Gdy wczytamy domyślny plan kont, to od Was zależy jaką finalną postać on przyjmie. Po uwzględnieniu specyfiki prowadzonego przez Państwa podmiotu powinniście odpowiednio zmodyfikować plan kont.

Wszelkie modyfikacje planu kont możliwe są w zakładce PLAN KONT dostępnej w module KSIĘGA. Do ich przeprowadzenia służy górne Menu, które ma następującą postać:

Wszelkie informacje o funkcjonowaniu zakładki PLAN KONT, jej możliwościach, a także o operacjach na samych kontach księgowych możecie Państwo znaleźć w temacie PLAN KONT naszego podręcznika online. Podręcznik ten jest dostępny na naszej stronie internetowej.

Przy modyfikowaniu planu kont należy pamiętać o zasadzie "umiarkowanego minimalizmu". Jest to bardzo istotna zasada w przypadku programu OGNIK ponieważ, pozwala on na wprowadzanie zapisów tylko na ostatnich poziomach analityki. Dlatego przed przystąpieniem do pracy bardzo istotne jest przewidzenie, na których kontach będziemy tworzyć analitykę i jak "głęboka" ona będzie. PO WPROWADZENIU JAKICHKOLWIEK ZAPISÓW NA KONTA SYNTETYCZNE, PROGRAM NIE POZWOLI JUŻ NA UTWORZENIE DO NICH KONT ANALITYCZNYCH W PRZYSZŁOŚCI.

WAŻNE WSKAZÓWKI

Podczas zakładania kont o charakterze pozabilansowym należy pamiętać aby:

• Konta pozabilansowe najlepiej jest zakładać jako konta o symbolu początkowym 999. Pozwoli to Państwu w przyszłości na łatwiejsze ich pomijanie tam, gdzie okażą się one zbędne, czyli na przykład w zestawieniu obrotów i sald i w analityce,
• Wszystkie zapisy na kontach pozabilansowych muszą się bilansować. Dlatego najlepiej jest utworzyć konto techniczne o numerze na przykład 999-999, które będzie służyło do bilansowania zapisów na kontach pozabilansowych.

Polityka Rachunkowości

Następnym krokiem jest opracowanie polityki rachunkowości w oparciu o sporządzony plan kont. Najważniejsze jest aby sporządzona przez Państwa polityka rachunkowości była kompatybilna z utworzonym planem kont, a ten z kolei uwzględniał założenia tej polityki. Podczas opracowania polityki rachunkowości macie Państwo do wyboru kilka opcji:

• możecie użyć polityki rachunkowości, którą już posiadacie w firmie i na podstawie której sporządzaliście plan kont,

• możecie znaleźć i zmodyfikować politykę rachunkowości dostępną w zasobach internetowych i dostosować ją następnie do stworzonego planu kont,

• jeżeli nie nanosiliście Państwo zbyt dużych modyfikacji na domyślnie wczytany plan kont możecie skorzystać z przykładowych wersji polityki rachunkowości umieszczonych na Naszej stronie internetowej.

Użytkownicy i uprawienie

Kolejnym ważnym krokiem jest nadanie uprawnień użytkownikom, którzy będą korzystali z programu. Sposób nadawania uprawnień w programie OGNIK Premium został zaprojektowany w prosty i przyjazny sposób, tak aby osoba zarządzająca uprawnieniami w każdej chwili w szybki sposób mogła nadawać lub odbierać uprawnienia pojedynczym użytkownikom lub całym ich grupom.

Aby otworzyć okno umożliwiające nadawanie uprawnień użytkownikom należy wejść w zakładkę PROGRAM widoczną w lewej górnej części okna, a następnie wybrać opcję UŻYTKOWNICY I UPRAWNIENIA.

Pierwszym użytkownikiem, który zostanie utworzony po rozpoczęciu pracy w programie jest "admin". Posiada on wszystkie uprawnienia pozwalające na swobodne zarządzanie programem.

Wszystkie klawisze edycyjne widoczne są w górnej części ekranu.

Plik:Użytwkonicy.jpg

Przycisk DODAJ służy do dodania nowego użytkownika programu lub nowej grupy użytkowników. Należy go użyć jeśli chcecie Państwo wprowadzić kolejnych użytkowników oprócz admina, którzy będą korzystali z programu. Po jego użyciu wyświetli się następujące okno:

Plik:Nowy uzytwkonik.jpg

W oknie tym możemy wprowadzić podstawowe dane użytkownika takie jak login, imię i nazwisko. W razie potrzeby istnieje również możliwość wprowadzenia hasła, które dany użytkownik będzie wprowadzał podczas logowania się do programu. Każdy użytkownik ma prawo do zmiany swojego hasła. Natomiast osoba zalogowana jako admin ma uprawnienia do zmiany haseł wszystkich użytkowników. Dużym ułatwieniem w zakresie zarządzania uprawnieniami jest możliwość stworzenia GRUP UŻYTKOWNIKÓW o tych samych uprawnieniach. Dodając kolejnego użytkownika w polu GRUPA będziemy mogli nadać nowemu użytkownikowi uprawnienia przynależące do danej grupy użytkowników. Przyspiesza to znacznie cały proces nadawania uprawnień nowym użytkownikom.

Do nadawania użytkownikom odpowiednich uprawnień służy zakładka UPRAWNIENIA.

Należy również pamiętać, aby każdemu tworzonemu użytkownikowi wybrać firmy, które będą przez niego widoczne. Służy do tego zakładka UDOSTĘPNIONE FIRMY.

Program przy otwarciu może wymagać podania hasła dostępu. Odpowiednią opcję pozwalającą na włączenie lub wyłączenie logowania zawiera dostępna w lewej górnej części okna zakładka PROGRAM. Po jej wyborze należy następnie wybrać opcję USTAWIENIA GLOBALNE. W części AUTORYZACJA mają Państwo możliwość włączenia lub wyłączenia logowania. W zależności od wyboru program będzie lub nie wymagał podania hasła dostępu podczas jego włączania.

WAŻNE UWAGI

• zmiana uprawnień możliwa jest jedynie wtedy gdy użytkownik zalogowany jest jako admin,
• usunięcie użytkownika możliwe jest tylko w przypadku, gdy nie dokonał on żadnych zmian w dokumentach programu,
• należy pamiętać, że po przydzieleniu firm konkretnym użytkownikom, należy zapisać zarówno okno przydzielania firm danemu użytkownikowi jak również okno dodawania/edycji użytkownika,
• przy wyłączonej opcji logowania program pracuje zawsze w trybie administracyjnym. Wszelkie wprowadzone zmiany w zakresie używania haseł w programie stają się widoczne po ponownym uruchomieniu programu.

Wszelkie informacje dotyczące tworzenia nowych użytkowników ich edycji i usuwania, oraz nadawania im uprawnień i kontroli dostępu w postaci hasła do programu możecie Państwo znaleźć w temacie UŻYTKOWNICY podręcznika online dostępnego na Naszej stronie internetowej.

Serie dokumentów

Po naciśnięciu "gwiazdki" możecie Państwo zaznaczyć/odznaczyć na rozwijalnej liście te opcje, które mają być widoczne/ukryte na widoku bufora zapisów. W ten sposób dostosujecie kolumny okno bufora zapisów zgodnie z własnymi preferencjami.

W zależności od tego czy księgowany przez Państwa podmiot jest VAT-owcem, czy też nie proponujemy odmienny sposób wprowadzania dokumentów księgowych. Zależy nam na tym, aby Państwo jak najpełniej wykorzystali możliwości programu w zakresie szybkości wprowadzania dokumentów.

Jeżeli NIE JESTEŚCIE Państwo VAT - owcem, najlepiej będzie jeśli wszystkie dokumenty będziecie wprowadzać ręcznie. Program umożliwia na tyle szybkie wprowadzanie dokumentów (szczególnie po wybraniu wspomnianej już opcji księgowania w tym samym oknie), że ręczne wprowadzanie dokumentów będzie dla Państwa najlepszą i najszybszą opcją.

Informacji na temat wprowadzania dokumentów, możecie Państwo szukać w temacie DOKUMENT KSIĘGOWY, umieszczonym w Naszym podręczniku pomocy online.

Jeśli natomiast księgowany przez Państwa podmiot JEST VAT - owcem, a co za tym idzie wasze dekrety księgowe mają nieco szerszą postać, możecie przyspieszyć swoją pracę stosując opcję SZABLONÓW KSIĘGOWYCH. Oczywiście używanie przez Państwa opcji szablonów księgowych nie powoduje utraty możliwości wprowadzania zapisów ręcznie. Jest to jedynie Nasza propozycja mająca na celu przyspieszenie Waszej pracy.

Plik:Szab.jpg

Zagadnienie funkcjonowania szablonów księgowych zostało szeroko opisane w naszym podręczniku online dostępnym na stronie internetowej. Temat SZABLONY znajdujący się w tym podręczniku zawiera wszelkie informacje dotyczące tworzenia szablonów, ustalania ich parametrów, a także samego ich działania. Możecie Państwo znaleźć tam również przykładowe szablony oraz wszelkie ważne i niezbędne informacje dotyczące szablonów.

Również na naszej stronie internetowej w zakładce WSPARCIE I PRZYKŁADY znajdują się artykułu dotyczące funkcjonowania i pracy z szablonami księgowymi.

Natomiast należy jeszcze wspomnieć o istotnych informacjach, które są niezbędne przed przystąpieniem do tworzenia szablonów:

• szablony księgowe są dostępne tylko i wyłącznie dla serii dokumentów związanych z VAT,
• aby szablon księgowy był widoczny dla Państwa podczas wprowadzania dokumentu księgowego niezbędne jest wprowadzenie w tym dokumencie kontrahenta i co najmniej jednej linii w rejestrze VAT,
• szablony są zakładane dla danego typu obsługi dokumentów,
• dla kont kontrahentów podpinanych w parametrach pod konkretne pozycje szablonów księgowych niezbędne jest przeprowadzenie powiązania na linii KONTRAHENT >>> KONTO KSIĘGOWE DANEGO KONTRAHENTA,
• po zapisaniu dowodu księgowego szablon nie jest już w żaden sposób powiązany z dowodem. Oznacza to, że zmiana lub usunięcie szablonu księgowego nie ma wpływu na dokonane już wcześniej zapisy,
• w przypadku, gdy w planie kont zmienimy symbol konta zawartego w szablonie program dokona automatycznej jego zmiany w szczegółach szablonu,
• po wybraniu serii dokumentu, wprowadzeniu zapisów księgowych i wejściu do okna zarządzania szablonami poprzez przycisk SZABLON, na liście dostępnych szablonów będą widoczne tylko te, które zostały przypisane do danej serii dokumentów.
  

Plik:Szabb..jpg

Metody wprowadzania wyciągów bankowch

Sposób księgowania wyciągów bankowych w programie OGNIK Premium, jest sprawą dosyć istotną. Ważne jest aby odpowiednio przemyśleć sposób ich księgowania w programie.

W przypadku gdy otrzymujecie Państwo wyciągi bankowe na których operacje z kolejnych dni okresu ujmowane są osobno na każdym otrzymanym wyciągu bankowym (KAŻDY WYCIĄG BANKOWY ZAWIERA TYLKO OPERACJE Z DANEGO DNIA) należy je księgować w programie również w ten sam sposób, czyli KAŻDY WYCIĄG BANKOWY OBEJMUJĄCY JEDEN DZIEŃ KSIĘGUJEMY JAKO OSOBNY DOKUMENT KSIĘGOWY. Wyciągi bankowe może również importować do Ognika Premium za pomocą pliku MT940, CSV lub excel. Wtedy wyciągi bankowe będą księgowane na poszczególne dni.

W przypadku gdy księgowany przez Państwa podmiot otrzymuje wyciągi zbiorcze (JEDEN WYCIĄG BANKOWY OBEJMUJE OPERACJE Z KILKU DNI LUB CO JEST NAJCZĘŚCIEJ SPOTYKANYM PRZYPADKIEM Z CAŁEGO MIESIĄCA) zasadne, a wręcz konieczne jest rozdzielenie otrzymanego wyciągu bankowego. W tym przypadku najlepiej jeśli podzielą Państwo ten zbiorczy wyciąg bankowy na poszczególne dni i zaksięgują w programie OGNIK Premium dla każdego dnia osobny dokument o serii WB (wyciąg bankowy).

Taki sposób księgowania wyciągów bankowych (jeden dokument WB dla jednego dnia) ułatwi Państwu pracę na programie w przyszłości. Dzięki temu w łatwiejszy sposób będą Państwo mogli dokonywać filtrowania zapisów w ramach dokumentów o serii WB, co z kolei przełoży się na możliwość stworzenia łatwiejszych w interpretacji i dających więcej możliwości zestawień analitycznych i zestawień obrotów i sald. Będzie to również umożliwiało sporządzenie czytelniejszych i bardziej szczegółowych wydruków.

Zestawienia: Obroty i Salda, Analityka

Przed przystąpieniem do księgowania dokumentów wskazane jest również zapoznanie się z dwoma istotnymi zestawieniami znajdującymi się w programie OGNIK Premium. Mianowicie chodzi o zestawienie OBROTÓW I SALD i zestawienie ANALITYCZNE.

Obroty i Salda

Zakładka OBROTY I SALDA dostępna w module KSIĘGA jest niezwykle pożytecznym i przydatnym narzędziem programu OGNIK Premium. Niezależnie od formy prowadzonej działalności i rodzaju podmiotu wskazane jest zapoznanie się z możliwościami programu w tym zakresie.

Użycie zestawienia obrotów i sald ma na celu sprawdzenie poprawności wprowadzonych zapisów. Jest to niezwykle istotna kwestia w przypadku każdego księgowanego podmiotu.

Generując zestawienie obrotów i sald należy zwrócić uwagę na szerokie możliwości w zakresie filtrowania. Dzięki nim możemy wygenerować takie zestawienie obrotów i sald na jakim konkretnie nam zależy.

Zestawienie obrotów i sald może być tworzone zarówno przy uwzględnieniu zapisów z bufora jak również bez ich ujmowania. To Państwo sami decydujecie jak ma wyglądać wyświetlone przez Was zestawienie obrotów i sald.

Istnieje możliwość wygenerowania zestawienia na określony dzień. Macie Państwo również możliwość stworzenia zestawienia dla określonego (jednego) konta lub zakresu kont. Możliwe jest również generowanie zestawienia dla dokumentów zawartych w określonych dziennikach lub posiadających określone serie.

Program posiada również opcje widoku pozwalające na wyświetlenie zestawienia obrotów i sald w sposób najbardziej dla Państwa dogodny.

Z poziomu zakładki OBROTY I SALDA możliwe jest również po spełnieniu określonych warunków przeksięgowanie wyniku oraz przeniesienie na kolejny rok bilansu otwarcia.

Plik:PW i Bo.jpg

Tak jak dla każdego zestawienia wygenerowanego przez program możliwy jest także wydruk i eksport zestawienia obrotów i sald.

Temat funkcjonowania i możliwości zakładki OBROTY I SALDA został szeroko opisany w naszym podręczniku online w temacie OBROTY I SALDA.

Analityka

Zakładka ANALITYKA dostępna w module KSIĘGA służy do generowania listy zapisów na kontach analitycznych.

Program pozwala na wygenerowanie zestawienia analitycznego dla dowolnego zakresu dat. Umożliwia również stworzenie zestawienia dla dowolnego zakresu kont.

Podobnie jak w przypadku zestawienia obrotów i sald, również zestawienie analityczne może być tworzone z uwzględnieniem lub nie zapisów z bufora. Dodatkowo zestawienie to może w zależności od Państwa preferencji i potrzeb zawierać bądź też nie zawierać zapisy z bilansu otwarcia.

Zestawienie analityczne po właściwym wygenerowaniu przez użytkownika programu umożliwia stworzenie między innymi:

• wydruku potwierdzenia salda - zarówno pełnego jak i skróconego,
• wydruku raportu kasowego utworzonego w oparciu o wprowadzone dokumenty KP i KW,
• wydruku zestawienia zapisów na kontach wynikowych obojętnych podatkowo,
• Wydruku zapisów na kontach niepodatkowych (Koszty NKUP i Przychody zwolnione),
• Wydruku zapisów walutowych na wybranym koncie.
  

Ponadto program umożliwia eksport wszystkich wygenerowanych w zakładce ANALITYKA zestawień do plików o formatach Excel, HTML, XML lub TXT.

Bardzo interesującą funkcją zakładki ANALITYKA jest dostępna w górnym menu ANALIZA ZAPISÓW. Opcja ta umożliwia przeprowadzenie profesjonalnej i wielowymiarowej analizy zapisów w oparciu o wygenerowane zestawienie analityczne, między innymi przy użyciu wykresów, filtrów i eksportowania wyników analizy.

Temat funkcjonowania i możliwości zakładki ANALITYKA został dokładnie opisany w naszym podręczniku online w temacie ZESTAWIENIE ANALITYCZNE. Natomiast działanie analizy zapisów zostało zawarte w temacie ANALIZA ZAPISÓW tego samego podręcznika.

Wprowadź Bilans Otwarcia

Teraz mogą już Państwo wprowadzać dokumenty księgowe. Jednakże najlepiej zacząć od wprowadzenia BILANSU OTWARCIA jako pierwszego dokumentu księgowego.

W tym celu należy utworzyć nowy dokument księgowy o obsługiwanej serii BO (Bilans Otwarcia), będzie to pierwszy wprowadzony przez Was dokument do programu.

Jeśli nie macie wszystkich danych umożliwiających wprowadzenie pełnego Bilansu Otwarcia nie martwcie się, MOŻECIE UZUPEŁNIĆ W PEŁNI TEN DOKUMENT PÓŹNIEJ.

Plik:BO.jpg

Ważne jest, aby wprowadzony Bilans Otwarcia był Waszym pierwszym dokumentem w systemie (programie). Ułatwi Wam to późniejszą pracę z programem.

Jeżeli używacie programu OGNIK po raz pierwszy najlepiej jest wprowadzić sobie ten Bilans Otwarcia ręcznie. W razie kłopotów możecie Państwo skorzystać z tematu BILANS OTWARCIA dostępnego w Naszym podręczniku online.