Rozrachunki

Wprowadzanie do rozrachunków

Rozrachunki to ogół należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. W programie prowadzenie rozrachunków zostało tak zaprojektowane aby umożliwić Państwu proste i przejrzyste zarządzanie rozrachunkami.

Ikona Rozrachunków będzie widoczna tylko i wyłącznie wtedy, gdy zaznaczymy opcję prowadzenia rozrachunków przy tworzeniu firmy.

Jeżeli użytkownik podczas zakładania firmy nie włączył ROZRACHUNKÓW, możliwe jest ich późniejsze włączenie. Można tego dokonać wyświetlając listę lat obrotowych obsługiwanych w danej firmie (zakładka PROGRAM >> ZMIEŃ OKRES)

Aby włączyć rozrachunki należy zaznaczyć konkretny rok obrotowy i użyć przycisku POPRAW z dolnego menu.

W kolejnym oknie włączamy rozrachunki i przyciskiem ZAPISZ zapisujemy swój wybór.

W przypadku gdy włączamy rozrachunki w trakcie okresu rozliczeniowego pojawi się komunikat.

Plik:Wprowadzanie do rozrachunków 4.jpg

Zalecamy import transakcji z już istniejących zapisów księgowych.

Okno główne rozrachunków

Zakładka ROZRACHUNKI znajduje się w lewym Menu modułu KSIĘGA. Okno główne rozrachunków wygląda następująco:

Okno główne rozrachunków przedstawia listę kont zawierających zapisy. Rozrachunki pojawią się w tym oknie po odpowiednim księgowaniu. Należy pamiętać, że musi to być konto rozrachunkowe inaczej nie pojawi się ono w sekcji Rozrachunki. Typ konta nadajemy bezpośrednio podczas jego zakładania.

Główna część okna rozrachunków zawiera wykaz kont rozrachunkowych wraz z informacjami dotyczącymi stanów wartościowych zapisów znajdujących się na tych kontach.

W górnej części tego okna znajduje się wyszukiwarka kont ułatwiająca znalezienie odpowiedniego konta rozrachunkowego. Okno listy kont księgowych zawiera poszczególne kolumny z informacjami dotyczącymi między innymi symbolu i nazwy konta, a także typ konta,sumy transakcji znajdujących się na tym koncie, wartości rozliczonych do tej pory rozrachunków, sumy jaka pozostała do rozliczenia oraz sald kont rozrachunkowych. W ostatniej kolumnie możemy również sprawdzić czy zapisy znajdujące się na poszczególnych kontach rozrachunkowych są zgodne z księgą. Wygląd okna listy kont rozrachunkowych można edytować na pomocą symbolu "gwiazdki" znajdującej się po lewej stronie wiersza z nazwami kolumn.

Dzięki tej opcji użytkownik może zaznaczyć kolumny, które chce widzieć w oknie z listą kont rozrachunkowych. W dolnej części okna znajduje się natomiast pasek podsumowania zapisów z poszczególnych kolumn.

Filtrowanie listy kont widocznych na liście może odbywać się poprzez:

• Zastosowanie filtru zaawansowanego - przycisk DOSTOSUJ

Kolejne warunki filtrowania mogą być dodawane za pomocą przycisku NACIŚNIJ PRZYCISK ABY DODAĆ NOWY WARUNEK. Po dodaniu warunków przyciskiem ZASTOSUJ możemy ich użyć do wyfiltrowania . Przycisk ANULUJ zamyka okno kreatora filtrów bez zapisywania zmian. Natomiast przycisk OK zamyka to okno i zapisuje wprowadzone zmiany.

Użytkownik może również zapisywać utworzone filtry (przycisk ZAPISZ JAKO) oraz otwierać i wykorzystywać zapisane wcześniej filtry (przycisk OTWÓRZ).

• Drugim sposobem filtrowania jest najechanie na nagłówek kolumny według której chcemy dokonać filtrowania i naciśniecie przycisku LEJKA widocznego w prawym górnym rogu tego pola.

Naciskając na symbol "lejka" widocznego w prawym górnym rogu nagłówka wybranej kolumny, wyświetlamy listę wszystkich dostępnych wartości dla tej kolumny, znajdujących się we wprowadzonych dokumentach księgowych.

Górne menu okna z listą kont rozrachunkowych przedstawia się następująco:

Zaczynając od lewej strony tego menu użytkownik widzi po pierwsze opcje WIDOKU. Umożliwiają one wyświetlenie okna listy kont rozrachunkowych w różnych konfiguracjach:

• przegląd według kont - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o konta księgowe,
• przegląd według rozliczeń - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o dostępne rozliczenia,
• przegląd według transakcji - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o występujące transakcje,

W kolejnej grupie opcji użytkownik ma możliwość wyświetlenia wszystkich kont rozrachunkowych. Może także wyświetlić tylko konta rozliczone lub tylko konta nierozliczone.

Użytkownik ma możliwość ustawienia daty (dnia) na który wyliczony zostanie stan rozrachunków. Datę można wprowadzić w polu NA DZIEŃ, zmiany zostaną wprowadzone po odświeżeniu listy kont. Przycisk Odśwież listę kont pozwala również na ponowne wygenerowanie (odświeżenie) listy kont rozrachunkowych. Przydaje się on na przykład w momencie gdy użytkownik doda nowe konta rozrachunkowe w planie kont, a nie będą one jeszcze widoczne na rozrachunkach.

Przycisk EDYCJA ROZRACHUNKÓW umożliwia otworzenie dla danego konta księgowego okna edycji jego rozrachunków, z którego poziomu możliwe jest rozliczanie rozrachunków.

Przycisk DRUKUJ pozwala na podgląd i późniejszy wydruk raportów sporządzonych dla kont rozrachunkowych.

Użytkownik może wydrukować:

• rozrachunki wszystkich widocznych kont,
• rozrachunek wybranego konta księgowego,
• widoczne okno z listą kont rozrachunkowych w dwóch postaciach: wszystkich widocznych na liście rekordów lub rekordów zaznaczonych (zaznaczanie poszczególnych rekordów możliwe jest przy użyciu klawiszy CTRL lub SHIFT),

OPCJE pozwalają na:

• odbuduj Rozrachunki dla całego roku - użycie tej opcji spowoduje odbudowanie (odtworzenie) rozrachunków dla całego roku i wszystkich widocznych kont rozrachunkowych. Natomiast powiązań transakcji i rozliczeń należy dokonać ręcznie.
• optymalizuj rozrachunki - po użyciu tej funkcji program usunie nadmiarowe dane. Po jej użyciu wskazane jest zrestartowanie programu.

OPCJE TABEL umożliwiają wyświetlenie w oknie głównym filtrów, stopek oraz grup według których porządkować możemy dane dotyczące kont rozrachunkowych.

Przycisk EKSPORTY umożliwia eksport zestawienia kont rozrachunkowych do pliku o formacie EXCEL, HTML, XML, TXT.

Opcja ZAPISZ WIDOK umożliwia:

• zapisanie uprzednio dostosowanego do własnych preferencji widoku okna listy kont rozrachunkowych,
• przywrócenie domyślnego widoku listy kont rozrachunkowych.

Natomiast przycisk INNE OPCJE pozwala na włączenie funkcjonalności związanej z korektą kosztu i VAT.

Możliwy jest także za pomocą przycisku BUFOR bezpośredni powrót z rozrachunków do bufora zapisów.

Jeszcze raz przypominamy !!! W przypadku okna głównego można dostosować jego widok według własnych preferencji, tak jak w przypadku innych sekcji w programie.

Przegląd według rozliczeń

Okno przeglądu rozrachunków według rozliczeń wygląda następująco:

Główna część okna przeglądu według rozliczeń zawiera wykaz wszystkich niepowiązanych rozliczeń wraz z dotyczącymi tych rozliczeń informacjami.

Okno przeglądu według rozliczeń zawiera poszczególne kolumny z informacjami dotyczącymi między innymi symbolu syntetyki i nazwy konta, a także dokumentu źródłowego z którego pochodzi dane rozliczenie, dnia w którym zapis księgowy tego rozliczenia został wprowadzony do programu oraz kwotę tego rozliczenia.

Wygląd okna przeglądu według rozliczeń można edytować na pomocą symbolu "gwiazdki" znajdującej się po lewej stronie wiersza z nazwami kolumn.

Dzięki tej opcji użytkownik może zaznaczyć kolumny, które chce widzieć w oknie przeglądu według rozliczeń. W dolnej części okna znajduje się natomiast pasek podsumowania zapisów z poszczególnych kolumn.

Górne menu okna przeglądu według rozliczeń wygląda następująco:

Zaczynając od lewej strony tego menu użytkownik widzi po pierwsze opcje WIDOKU. Umożliwiają one wyświetlenie okna listy kont rozrachunkowych w różnych konfiguracjach:

• przegląd według kont - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o konta księgowe,
• przegląd według rozliczeń - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o dostępne rozliczenia,
• przegląd według transakcji - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o występujące transakcje,

Przycisk Odśwież listę pozwala na ponowne wygenerowanie (odświeżenie) listy dostępnych rozliczeń z bieżącego roku.

Dwie kolejne opcje umożliwiają hurtowe wiązanie rozliczeń z odpowiednimi transakcjami. Użytkownik ma możliwość powiązania rozliczeń według odpowiadających transakcjom kwot lub według dat.

Powiązanie według dat możliwe jest w zakresie bieżącego (jednego) konta lub wszystkich widocznych na liście kont.

Przycisk EXCEL umożliwia EKSPORT widocznego okna dostępnych w danym roku rozliczeń do pliku excel.

Rozrachunki wyposażone są również w możliwość wydruku:

Użytkownik ma możliwość wydruku widocznego zestawienia dostępnych rozliczeń zarówno w zakresie wszystkich widocznych rekordów (pozycji) jak również tylko podświetlonych (wybranych) przez siebie rekordów (pozycji). Zaznaczanie poszczególnych rekordów możliwe jest przy użyciu klawiszy CTRL lub SHIFT.

OPCJE TABEL umożliwiają wyświetlenie w oknie głównym filtrów, stopek oraz grup według których porządkować możemy dane dotyczące dostępnych rozliczeń.

Przycisk EKSPORTY umożliwia eksport zestawienia dostępnych rozliczeń do pliku o formacie EXCEL, HTML, XML, TXT.

Opcja ZAPISZ WIDOK umożliwia:

• zapisanie uprzednio dostosowanego do własnych preferencji widoku okna dostępnych rozliczeń,
• przywrócenie domyślnego widoku listy dostępnych rozliczeń.

Możliwy jest także za pomocą przycisku BUFOR bezpośredni powrót z okna dostępnych rozliczeń do bufora zapisów.

Przegląd według transakcji

Okno przeglądu rozrachunków według transakcji wygląda następująco:

Główna część okna przeglądu według transakcji zawiera wykaz wszystkich dostępnych w bieżącym roku transakcji wraz z dotyczącymi tych transakcji informacjami.

Okno przeglądu według transakcji zawiera poszczególne kolumny z informacjami dotyczącymi między innymi symbolu transakcji, syntetyki i nazwy konta, a także dokumentu źródłowego z którego pochodzi dana transakcja, dnia w którym zapis księgowy tej transakcji został wprowadzony do programu oraz kwotę transakcji i wymagany termin jej rozliczenia.

Wygląd okna przeglądu według transakcji można edytować na pomocą symbolu "gwiazdki" znajdującej się po lewej stronie wiersza z nazwami kolumn.

Dzięki tej opcji użytkownik może zaznaczyć kolumny, które chce widzieć w oknie przeglądu według transakcji. W dolnej części okna znajduje się natomiast pasek podsumowania zapisów z poszczególnych kolumn.

Górne menu okna przeglądu według transakcji wygląda następująco:

Zaczynając od lewej strony tego menu użytkownik widzi po pierwsze opcje WIDOKU. Umożliwiają one wyświetlenie okna listy kont rozrachunkowych w różnych konfiguracjach:

• przegląd według kont - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o konta księgowe,
• przegląd według rozliczeń - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o dostępne rozliczenia,
• przegląd według transakcji - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o występujące transakcje,

Przycisk Odśwież listę pozwala na ponowne wygenerowanie (odświeżenie) listy dostępnych transakcji z bieżącego roku.

Przycisk EXCEL umożliwia EKSPORT widocznego okna dostępnych w danym roku transakcji do pliku excel.

Rozrachunki wyposażone są również w możliwość wydruku:

Użytkownik ma możliwość wydruku widocznego zestawienia dostępnych transakcji zarówno w zakresie wszystkich widocznych rekordów (pozycji) jak również tylko podświetlonych (wybranych) przez siebie rekordów (pozycji). Zaznaczanie poszczególnych rekordów możliwe jest przy użyciu klawiszy CTRL lub SHIFT.

OPCJE TABEL umożliwiają wyświetlenie w oknie głównym filtrów, stopek oraz grup według których porządkować możemy dane dotyczące dostępnych transakcji.

Przycisk EKSPORTY umożliwia eksport zestawienia dostępnych transakcji do pliku o formacie EXCEL, HTML, XML, TXT.

Opcja ZAPISZ WIDOK umożliwia:

• zapisanie uprzednio dostosowanego do własnych preferencji widoku okna listy dostępnych transakcji,
• przywrócenie domyślnego widoku listy dostępnych transakcji.

Możliwy jest także za pomocą przycisku BUFOR bezpośredni powrót z okna dostępnych transakcji do bufora zapisów.

Rozliczanie rozrachunków

Aby wyświetlić okno rozrachunków dostępnych dla pojedynczego konta księgowego należy najpierw w oknie głównym rozrachunków zaznaczyć wybrane konto (klikając na nie jeden raz lewym przyciskiem myszy), a następnie z górnego menu wybrać przycisk EDYCJA ROZRACHUNKÓW. Nowo wyświetlone okno będzie miało następującą postać:

1

Główną część okna zajmują informacje dotyczące transakcji i rozliczeń znajdujących się na danym koncie księgowym. Transakcje wyświetlane są po lewej stronie, natomiast po prawej widzimy informacje o rozliczeniach. Podobnie jak w innym miejscach w programie wygląd i dostosowanie tych okien możliwe jest dzięki symbolowi "gwiazdki" dostępnemu z lewej strony wiersza z nazwami kolumn transakcji i rozrachunków.

Standardowo okna te zawierają:

• w przypadku transakcji - datę transakcji, numer dokumentu źródłowego z którego dana transakcja podchodzi, kwotę transakcji i wartość która pozostała do jej pełnego rozliczenia, a także termin płatności tej transakcji,
• w przypadku rozliczeń - datę rozliczenia, numer dokumentu źródłowego z którego dane rozliczenie pochodzi, kwotę rozliczenia i wartość która pozostała do jego pełnego rozliczenia,

Przycisk "+" widoczny obok transakcji umożliwia zwijanie i rozwijanie informacji o stopniu rozliczenia danej transakcji.

W prawym górnym rogu pod-okna transakcji i rozliczeń znajdują się widoczne poniżej przyciski:

2

Służą one do eksportu listy transakcji lub rozliczeń do pliku EXCEL, a także do wygenerowania podglądu wydruku widocznych transakcji lub rozliczeń.

W dolnej części okna znajduje się natomiast pasek podsumowania zapisów z poszczególnych kolumn (osobny dla transakcji i osobny dla rozliczeń).

3

W dolnej części okna transakcji znajdują się trzy przyciski:

4

USUŃ TR. - służy do usunięcia pojedynczej nierozliczonej jeszcze transakcji, WPISZ TERMIN - służy do edycji terminu płatności wybranej transakcji (faktury), ROZŁĄCZ - służy do rozłączenia powiązanych wcześniej transakcji i rozliczenia,

Natomiast w dolnej części okna rozliczeń widoczne jest poniższe menu:

5

• POWIĄŻ [F12] - służy do powiązania transakcji i rozliczenia,
• USUŃ ROZL. - służy do usunięcia wybranego rozliczenia,
• Wróć do kont - przełącza użytkownika do widoku listy wszystkich kont rozrachunkowych,

Górne menu okna rozrachunków pojedynczego konta ma następującą postać:

6

Zaczynając od lewej strony tego menu użytkownik widzi po pierwsze opcje WIDOKU. Umożliwiają one wyświetlenie okna listy kont rozrachunkowych w różnych konfiguracjach:

•przegląd według kont - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o konta księgowe, •przegląd według rozliczeń - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o dostępne rozliczenia, •przegląd według transakcji - okno listy kont rozrachunkowych wyświetlane jest w oparciu o występujące transakcje,

Następna grupa funkcji dotyczy rozliczeń wykonywanych na rozrachunkach danego konta. I tak:

• DOWIĄŻ/ŁĄCZ Z TR. - służy do połączenia (dowiązania) rozliczenia z wybraną transakcją,
• ODWIĄŻ - służy do odwiązania rozliczenia od transakcji z którą wcześniej rozliczenie to zostało połączone,
• ZMIEŃ na Rozl. - umożliwia zmianę wybranej transakcji na rozliczenie,
• ZMIEŃ na Tr. - umożliwia zmianę wybranego rozliczenia na transakcję,

Opcja POKAŻ ROZL.TRANS. - odznaczenie tej opcji spowoduje, że transakcje rozliczone nie będą wyświetlane, natomiast jeśli jest ona zaznaczona to transakcje rozliczone są wyświetlane.

Następna grupa opcji pozwala na administrowanie wiązaniem rozrachunków w ramach wybranego konta księgowego. Dzięki nim możemy:

• USUŃ ROZRACHUNKI DLA WYBRANEGO KONTA - użycie tej opcji spowoduje usunięcie rozrachunków dla danego konta księgowego i wiąże się z koniecznością ich ponownego powiązania. Po użyciu tej opcji usunięte zostaną tylko i wyłącznie rozrachunki wybranego konta z roku obrotowego w którym aktualnie znajduje się użytkownik,
• ODTWÓRZ ROZRACHUNKI DLA WYBRANEGO KONTA - użycie tej opcji spowoduje odtworzenie rozrachunków dla danego konta rozrachunkowego.

Do zmiany widoku służy przycisk UKŁAD - PIONOWO. Dzięki niemu możliwa jest zmiana widoku okna transakcji-rozliczeń z pionowego (lewo-prawo) na poziomy (góra-dół).

Przycisk DRUKUJ ROZRACHUNEK (WYBRANE KONTO) pozwala na wydruk rozrachunków (transakcji i rozliczeń) dla danego konta księgowego.

Natomiast WRÓĆ DO LISTY KONT pozwala na powrót do głównego okna rozrachunków zawierającego listę wszystkich kont rozrachunkowych.

Opcja KSIĘGUJ pozwala na wygenerowanie dokumentu PK:

7

Dokument taki zawiera notę/różnicę kursową z wybranej przez użytkownika transakcji/rozliczenia.

Przypisanie wybranej wpłaty może odbyć się na dwa sposoby:

Zaznaczamy wybraną pozycję w lewej części okna rozrachunków danego konta (okno TRANSAKCJI) oraz wpłaty w prawej części okna głównego (okno ROZLICZEŃ), następnie używamy przycisku "Dowiąż/Łącz z tr." z górnego Menu.

Drugim sposobem jest najechanie kursorem myszy na wybraną wpłatę (okno ROZLICZEŃ). Naciskamy wtedy lewy przycisk myszy i przeciągamy wpłatę na pozycję odpowiadającą nierozliczonemu zapisowi (w oknie TRANSAKCJI).

W przypadku gdy kwota wpłaty jest większa od kwoty zapisu, po rozliczeniu zapisu kwota nadwyżki pojawi się w oknie nierozliczonych wpłat (okno ROZLICZEŃ). W przypadku gdy kwota wpłaty jest mniejsza od kwoty zapisu, w kolumnie "rozliczono" pojawi się ta kwota, natomiast kwota w kolumnie "pozostało" ulegnie zmniejszeniu.

Domyślnie widoczne są również rozliczone rozrachunki, aby rozliczone zapisy nie były widoczne odznaczamy opcje "POKAŻ ROZL. TRANS." w górnym Menu. Gdy ta opcja jest odznaczona, po rozliczeniu wybranego rozrachunku znika on z listy zapisów i widoczne są jedynie nierozliczone konta.

Aby odwiązać wybrane wpłaty zaznaczamy zapis na liście zapisów i używamy przycisku "Odwiąż". Po wykonaniu tej operacji wpłata pojawi się ponownie w oknie nierozliczonych wpłat (okno ROZLICZEŃ).

Jeżeli dokument został rozliczony możemy poprzez użycie przycisku "+" dostępnego po lewej stronie rozliczonego zapisu w OKNIE TRANSAKCJI rozwinąć listę rozliczeń rozliczających dany dokument.

8

Analogicznie użycie tego przycisku jeszcze raz (po pierwszym użyciu zmienił się na "-") powoduje zwinięcie listy rozliczeń rozliczających daną transakcję.