KSEF

Ważne: Ten artykuł dotyczy przyszłej wersji programu OGNIK.KSEF - Planujemy udostępnienie jego funkcji od momentu gdy stanie się on obowiązkowy. Około 15 stycznia 2026 udostępnimy tu również harmonogram wdrożenia KSeF w programie OGNIK.  

Ważne: Do Obsługi KSeF wymagana jest generacja 13 lub wyższa klucza programu 

Krajowy System Elektronicznych Faktur

Wprowadzenie do KSEF

W Ogniku będziemy obsługiwać KSEF w zakresie pozwalającym na:

ETAP I wdrożenia - udostępnienie KSeF w trybie sesji interaktywnej.

• wystawienie zgodnych ze strukturą KSEF faktur, wysłanie ich do środowiska KSEF i pobranie nadanego im numeru KSEF.
• wczytanie plików xml faktur pobranych wcześniej z KSeF.
• pobranie faktur wg. zadanych kryterium bezpośrednio z KSEF
• obsługę pobranych faktur zakupowych w zakresie ich przeglądu/akceptacji
• wpisanie zaakceptowanych faktur do bufora zapisów
• podgląd faktur również w oknie dowodu księgowego.

ETAP II wdrożenia - udostępnienie dodatkowej platformy pośredniczącej w ocenie faktur - np. w relacji biuro księgowe <> klient biura.

ETAP III wdrożenia - udostępnienie KSeF w trybie sesji wsadowej. - automatyzacja pobierania faktur

ETAP IV wdrożenia - obsługa dodatkowych funkcjonalności, jak certyfikaty, uprawnienia itp. wprost z programu OGNIK

Przewidywane terminy

Ostateczna wersja API KSeF została "zamrożona" przez MF 22 grudnia 2025. Na chwilę analizujemy działanie programu w oparciu o tę ostateczną wersję API.. Szczegółowy harmonogram udostępnienia kolejnych wersji podamy wkrótce.

Od czego zacząć - kroki dotyczą środowiska produkcyjnego

1. Zacznij od uzyskania autoryzacji w systemie KSEF - dostęp dla administratora i uprawnienia - zobacz artykuł KSEF - Logowanie
2. W OGNIKu będzie można autoryzować sesję w KSEF na kilka sposobów: Certyfikatem zaufanym, Certyfikatem KSeF i Profilem Zaufanym (wymaga podpisania pliku i wczytania go ponownie do OGNIKA)
3. Jeśli nie masz certyfikatu kwalifikowanego ani profilu zaufanego - wygeneruj (do 31 stycznia 2026 w MCU, później już w KSeF) certyfikat autoryzacyjny KSEF - KSeF_Certyfikat

KSEF w biurach księgowych

Dla większości biur księgowych wprowadzenie KSEF oznacza przede wszystkim zmianę w zakresie dostarczania dokumentów do biura. Do tej pory były to najczęściej faktury papierowe, lub pliki pdf. Kiedy na dobre ruszy KSEF - będą to pliki xml. Konieczne będzie dostosowanie scenariuszy do nowej rzeczywistości. Mając to na uwadze przygotowaliśmy dla Państwa kilka możliwych do realizowania scenariuszy współpracy z klientem. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem KSEF - Scenariusze współpracy z klientem biura księgowego

OGNIK i Faktury sprzedaży

W Ogniku będziemy obsługiwać KSEF w zakresie pozwalającym na wystawienie zgodnych ze strukturą KSEF faktur, wysłanie ich do środowiska KSEF od razu lub na koniec dnia i pobranie nadanego im numeru KSEF.

Możliwe będzie m.in.:

• wystawianie faktur walutowych,
• wystawianie faktur dla wielu odbiorców (sekcja Podmiot3)
• wystawianie faktur przez podmioty upoważnione (sekcja PodmiotUpowazniony)
• i in.

Więcej na ten temat w artykule: Schema KSEF wersja 3:

OGNIK i Faktury zakupu

W przypadku faktur zakupu - OGNIK:

• pobierze fakturę wg. podanego numeru KSEF,
• wczyta fakturę z pliku,
• pobierze listę faktur z KSEF, np. za wskazany okres, oraz same faktury
• pokaże treść faktur
• pozwoli zapisać faktury jako pliki PDF/HTML/XML
• w przypadku księgi handlowej pozwoli również ocenić faktury pod względem formalnym i merytorycznym i zaakceptować je lub odrzucić.

Tworzenie faktur sprzedaży dla systemu KSEF

Dla naszych klientów, zmiany nie będą rewolucyjne. Widoki obsługujące listę faktur i powiązanie z nimi procedury pozostaną prawie niezmienione. Zachowamy również dostęp do faktur historycznych wystawionych poza KSEF. Zmieni się natomiast formularz wystawiania faktury. Ze względu na znacznie większą liczbę elementów, jakie może zawierać faktura - na pierwszy rzut oka będzie on bardziej skomplikowany. Mimo to, udało nam się zachować podobny układ i funkcjonalność, jak we wcześniejszych wersjach programu.

/FOTO: Projekt okna Faktura.KSEF/

Struktura faktury KSEF

OGNIK obsłuży faktury od wersji schemy 3 Schema KSEF wersja 3:

Pobieranie faktur z systemu KSEF

Możliwe będą następujące sposoby wprowadzenia faktur do systemu OGNIK.KSEF

• wczytanie plików XML pobranych odrębnie z KSEF
• faktury będą przetwarzane w OGNIKu w nowym oknie OGNIK.SOD

Pobieranie faktur z KSEF

Okno komunikacji z systemem KSEF

Okno to zapewnia następujące funkcje:

• komunikacja z systemem KSEF w trybach: DEMO, (Od 01-02-2026 również Produkcyjny)
• Opcję wprowadzenia certyfikatu KSeF
• Opcję uruchomienia/zamknięcia sesji połączeniowej
• opcję pobrania 1 faktury na podstawie numeru KSEF
• opcję pobrania listy faktur z KSEF
• opcję wysłania 1 faktury do KSEF
• opcję pobrania numerów KSEF i UPO dla wcześniej wysłanych faktur/sesji

Uzyskanie i obsługa połączenia z KSEF

Zobacz artykuł: KSEF - Logowanie

KSEF - jak wygenerować certyfikat KSeF

Zobacz artykuł: Certyfikat KSeF

Ważne: uzyskanie certyfikatu KSeF "firmowego" - możliwe jest wyłącznie za pomocą pieczęci kwalifikowanej.

OGNIK.KSEF - gdzie wprowadzić certyfikat KSeF

• Uruchom belkę KSeF w lewym menu
• Kliknij w link: Certyfikaty KSeF
• Uruchom okno dodawania tokena - i postępuj zgodnie z instrukcjami w oknie.
• Jeśli wczytany certyfikat - to certyfikat firmy - uruchom okno nadawania uprawnień u wybierz użytkowników, którzy mogą go używać.

Ważne: administrator może przypisać innemu użytkownikowi - wyłącznie certyfikat firmy - pozostali użytkownicy mogą wprowadzić i przypisać token tylko sobie.

Uwaga: W Ogniku certyfikat i hasło do niego są szyfrowane. Jeśli nie podasz hasła - program zapyta o nie przed nawiązaniem sesji. Jeśli podasz hasło - program będzie wymagał prostszego do zapamiętania PIN-u. 

Chroń swój certyfikat jak dane do logowania do banków.

OGNIK.KSEF - jak sprawdzić czy certyfikat działa

W oknie OGNIK.KSEF - wybierz Uruchjom Nową Sesję - wybierz certyfikat KSEF i sprawdź czy jest on podpowiadany, jeśli nie - sprawdź czy faktycznie jest w bazie, a jeśli to certyfikat firmowy, czy masz do niego uprawnienia.

Jeśli certyfikat jest widoczny - spróbuj nawiązać sesję z systemem KSEF - jeśli to się uda - zobaczysz stosowny komunikat, w przypadku niepowodzenia - program powinien zwrócić kod błędu.

Przydatne usprawnienia:

• Sesja nawiązana przez danego operatora - będzie dla niego podpowiadana przy kolejnych próbach użycia - tak długo, jak dana firma w OGNIK-u pozostanie otwarta. Zamknięcie OGNIKA lub zmiana firmy - będą wymagać ręcznego wznowienia danej sesji, o ile nie została zakończona.

Sesja KSEF

OGNIK.KSEF - pozwoli na nawiązanie nowej sesji oraz zapisze jej dane, tak aby można jej było użyć w przyszłości - tak długo - jak długo pozostanie ona aktywna (na chwilę obecną ok. 10 godzin) Po tym czasie, sesja zostanie automatycznie zamknięta.

Połączenie z użyciem certyfikatu kwalifikowanego

W OGNIKU możliwe będzie nawiązanie połączenia z KSEF przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego/pieczęci kwalifikowanej. W tym przypadku nie jest konieczne wykonywanie żadnych dodatkowych działań w OGNIKU.

Problemy związane z wdrażaniem KSEF

Zobacz odrębny artykuł: Problemy Dotyczące Wdrażania KSEF