DOKUMENTACJA PROGRAMU OGNIK PREMIUM
LOKALIZACJA ZBIORÓW
W Systemie Ognik PREMIUM księgi poszczególnych firm znajdują się w katalogu instalacyjnym programu w podkatalogu "dane" w plikach nazwanych przez użytkownika (nazwa pliku = symbol firmy).
ZBIORY PROGRAMU OGNIK PREMIUM KSIĘGA HANDLOWA I POWIĄZANIA ZBIORÓW TWORZĄCYCH KSIĘGĘ GŁÓWNĄ:
W ramach zbioru (bazy) danych [SYMBOL FIRMY].idb program wyodrębnia następujące TABELE tworzące księgi:
- KONTRAHENCI ? zawiera listę kontrahentów,
- KONTA ? zawiera listę kont analitycznych stosowanych w danej jednostce, na których mogą być dokonywane zapisy,
- KSIEGA_SZCZEGOLY - zawiera zapisy na poszczególnych kontach,
- VAT_SZCZEGOLY - zawiera dziennik i rejestr VAT,
- REJESTR - słownik dzienników programu,
- DZIENNIKI - lista dzienników księgi głównej,
- SPRAWOZDANIA - zawiera listę sprawozdań,
- SPRAWOZDANIA_POZYCJE - zawiera strukturę sprawozdań,
- SPRAWOZDANIA_KONTA - zawiera powiązania z planem kont,
- SPRAWOZDANIA_FORMULY - zawiera definicje sprawozdań,
- SPRAWOZDANIA_DANE - zawiera obliczenia sprawozdań,
- SZABLONY - zawiera listę szablonów,
- SZABLONY_SZCZEGOLY - zawiera definicje szablonów,
- UZYTKOWNICY - lista operatorów programu,
WAŻNE !!!: W RAMACH BAZY DANYCH znajdują się również inne tabele pomocnicze, nie powiązane bezpośrednio z księgami.
Program podczas wykonywania obliczeń tworzy również tabele dotyczące innych modułów programu i może tworzyć zbiory tymczasowe.
KSIĘGĘ GŁÓWNĄ TWORZĄ TABELE:
- Tabela REJESTR ? zawiera nagłówki dowodów i dane dotyczące rejestrów VAT powiązana z tabelą DZIENNIKI polem DZ_ID i tabelą UZYTKOWNICY polem UZ_ID,
- Tabela KONTA ? zawiera plan kont stosowany w danej jednostce,
- Tabela KSIEGA_SZCZEGOLY ? zawiera szczegóły dowodów: kwoty i numery kont, powiązana z tabelą REJESTR polem RE_ID, oraz z tabelą KONTA polami WINIEN i MA;
POWIĄZANIA TABEL TWORZĄCYCH KSIĘGĘ GŁÓWNĄ:
- Tabela DZIENNIKI jest powiązana z Tabelą REJESTR polem odpowiednio: DZIENNIKI.ID do REJESTR.DZ_ID w relacji jeden do wielu,
- Tabela REJESTR jest powiązana z Tabelą KSIEGA_SZCZEGOLY polem odpowiednio: REJESTR.ID do KSIEGA_SZCZEGOLY.RE_ID w relacji jeden do wielu,
- Tabela REJESTR jest powiązana z Tabelą UZYTKOWNICY polem odpowiednio: REJESTR.UZ_ID do UZYTKOWNICY.ID w relacji wiele do jednego,
- Tabela KSIEGA_SZCZEGOLY jest powiązana z Tabelą KONTA polem odpowiednio: KSIEGA_SZCZEGOLY.WINIEN i KSIEGA_SZCZEGOLY.MA do Konta.ID w relacji jeden do jeden,
PARAMETRY:
- Tabela REJESTR zawiera dodatkowo parametry, mające wpływ na jej ujęcie w księgach rachunkowych,
POLA:
- ZAKSIEGOWANY - zapis zaksięgowany/niezaksięgowany. Zapisy niezaksięgowane nie są uwzględnianie w Księdze Głównej,
- DATA_KSIEGI - data ujęcia zapisu w księgach - data faktycznej operacji, niemożliwa do zmiany przez operatora programu,
REGUŁY PRZETWARZANIA DANYCH
OCHRONA DANYCH PROGRAMU:
1. Dostęp do programu chroniony jest hasłem użytkownika, ustalanym oddzielnie dla każdego operatora,
2. Program sprawdza uprawnienia użytkownika dotyczące poszczególnych funkcji programu,
3. Zabezpieczenie zapisów, zamykanie miesiąca - program zabezpiecza każdy zapis przed przypadkowa zmianą. Po zamknięciu miesiąca operator programu nie ma możliwości poprawiania żadnych dokumentów.
MODYFIKOWANIE PLANU KONT
Operator programu może modyfikować plan kont w każdym momencie pod warunkiem, że na koncie nie dokonano zapisów.
ALGORYTMY PROGRAMU
Program OGNIK PREMIUM gromadzi dane w postaci wprowadzonej przez operatora. Do przetwarzania danych wykorzystuje następujące procedury:
- NowyDowod()
Procedura tworzy Nowy Rekord w tabeli REJESTR i KSIEGA_SZCZEGOLY i wprowadza dane domyślne dla rekordów: tj. DATA_WPISU i UZ_ID (identyfikator użytkownika), a także unikatowe oznaczenie dokumentu (NRSYS) i przyporządkowanie do odpowiedniego dnia księgowego DATA_KSIEGI.
Okres sprawozdawczy jest rozpoznawany przez program na podstawie pola DATA_KSIEGI. Na podstawie wprowadzonych dat dokumentu program podpowiada daty księgowania i rejestru VAT. W każdym wypadku użytkownik może ręcznie zmienić te dane.
Nie jest możliwe dodanie dokumentu do miesiąca zamkniętego.
W momencie księgowania dokumentu zostaje automatycznie wyznaczany i nadawany dokumentowi numer dziennika. W celu zapewnienia (wymaganej przez ustawę o rachunkowości) zgodności miesięcznych obrotów kont z obrotami dziennika księgowań, zastosowano podział na dzienniki miesięczne. Dzienniki te grupują operacje zaliczone do tego samego okresu sprawozdawczego (miesiąca). Numeracja dziennika jest ciągła i narastająca, odpowiadająca kolejności daty zaksięgowania dokumentów. Poszczególne bilansujące się zapisy dokumentu są numerowane i również ta numeracja (w ramach dokumentu) jest kolejna i niezmienna.
- ZapiszDowod()
Procedura przetwarza i wprowadza dokonane przez użytkownika zapisy do tabeli REJESTR, a następnie do tabeli KSIEGA_SZCZEGOLY po czym sumuje pole kwota z tabeli KSIEGA_SZCZEGOLY i prezentuje je w programie oraz na wydrukach.
W chwili zapisu program kontroluje poprawność dokonanego zapisu, pod względem:
- bilansowania się poszczególnych zapisów dokumentu,
- sprawdzenie czy podane konta istnieją w planie kont,
- sprawdzenie czy zostały wypełnione wszystkie wymagane pola,
Dokumenty nie spełniające wszystkich reguł są oznaczane jako błędne i nie są księgowane. Dodatkowo wyświetlana jest stosowna informacja.
- UsunDowod()
Program pozwala również na usunięcie niezaksięgowanych dokumentów. W takim przypadku unikatowy numer usuniętego dokumentu nie jest uzupełniany.
- Odksieguj()
Program pozwala również na odbezpieczenie dokumentów dotyczących niezamkniętych miesięcy.
Pozostałe algorytmy programu nie mają wpływu na treść zapisów w tabelach tworzących księgi.
TWORZENIE RAPORTÓW
DZIENNIK GŁÓWNY
Program zawiera kilka raportów pozwalających na wydruk Dziennika zapisów.
Najważniejszym wydrukiem dziennika jest wydruk oznaczony nr. DZIENNIK GŁÓWNA - zawiera on raport: "DZIENNIK DOWODÓW BILANSOWYCH" - zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości.
Raport wywoływany jest przez procedurę programu Drukuj() gdzie nawias zawiera parametr oznaczający numer raportu.
Dane raportu budowane są przez program bez dodatkowego przetwarzania na podstawie zapisów tabel REJESTR (Nagłówki) i KSIEGA_SZCZEGOLY (Szczegóły) tworzących Księgę Główną, zgodnie z powiązaniami tabel i w kolejności chronologicznej (Wg. daty księgowania).
Zawartość raportu Dziennik Główny z uwzględnieniem wymogów ustawy o rachunkowości:
Wydruk DZIENNIKA zawiera:
- trwałe oznaczenie nazwą jednostki której dotyczy,
- trwałe oznaczenie zrozumiałej nazwy danego rodzaju księgi rachunkowej,
- oznaczenie roku obrotowego,
- oznaczenie okresu sprawozdawczego,
- datę sporządzenia,
- automatyczne nadawane numery stron,
- oznaczenie pierwszej strony,
- oznaczenie ostatniej strony,
- nazwy programu przetwarzania,
- dane pozwalające na ustalenie osoby, która jest odpowiedzialna za treść zapisu,
Zbiory dziennika nie są dostępne dla modyfikacji.
Zapisy w dzienniku są uporządkowane chronologicznie, dzień po dniu.
Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane i posiadają automatycznie nadane numery pozycji, pod którymi zostały wprowadzone do dziennika.
Sposób zapisów w dzienniku umożliwia powiązanie ich ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Zapisy w dzienniku zawierają następujące elementy:
- datę dokonania operacji,
- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu,
- datę dowodu, jeśli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji,
- kwotę zapisu,
- datę zapisu,
- oznaczenie kont których dotyczy,
Zapisy w dzienniku są powiązane z zapisami na kontach księgi głównej w sposób umożliwiający ich sprawdzenie:
- Są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym,
- Narastające od początku roku obrotowego są zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD
Program zawiera kilka raportów pozwalających na wydruk Zestawienia Obrotów i Sald. Najważniejszym wydrukiem jest Zestawienie Obrotów i Sald - zawiera on raport zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości. Raport wywoływany jest przez procedurę programu Drukuj() gdzie nawias zawiera parametr oznaczający numer raportu.
Dane zestawienia budowane są przez program na podstawie zapisów w tabelach tworzących Księgę Główną, w taki sposób, że dane z tabeli KSIEGA_SZCZEGOLY są sumowane w przedziałach czasowych odpowiadających podanemu przez użytkownika okresowi, a następnie grupowane wg. struktury planu kont. Tak otrzymane sumy nanoszone są na odpowiednie konta syntetyczne, zgodnie z powiązaniami tabel w kolejności chronologicznej (Wg. daty księgowania).
Raport zawiera również pozostałe dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości, to jest:
- trwałe oznaczenie nazwą jednostki, której dotyczy,
- trwałe oznaczenie zrozumiałej nazwy danego rodzaju księgi rachunkowej,
- oznaczenie roku obrotowego,
- oznaczenie okresu sprawozdawczego,
- datę sporządzenia,
- automatycznie nadawane numery stron,
- oznaczenie pierwszej strony,
- oznaczenie ostatniej strony,
- oznaczenie nazwy programu przetwarzania,
- symbole lub nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia kont rachunkowych,
- obroty za okres sprawozdawczy,
- obroty narastająco od początku roku obrotowego,
- salda na koniec roku sprawozdawczego,
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- sumę obrotów za okres sprawozdawczy,
- sumę obrotów narastająco od początku roku obrotowego,
- sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego.
ZESTAWIENIE ZAPISÓW NA KONTACH (ANALITYKA)
Program zawiera kilka raportów pozwalających na wydruk Zestawienia Zapisów na Kontach. Raport wywoływany jest przez procedurę programu Drukuj() gdzie nawias zawiera parametr oznaczający numer raportu.
Raport zawiera zapisy dokonane w tabelach tworzących księgę główną dotyczące każdego z kont ułożone w kolejności chronologicznej według daty księgowania, uwzględniające powiązania między tabelami, oraz pozostałe dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości, to jest:
- trwałe oznaczenie nazwą jednostki, której dotyczy,
- trwałe oznaczenie zrozumiałej nazwy danego rodzaju księgi rachunkowej,
- oznaczenie roku obrotowego,
- oznaczenie okresu sprawozdawczego,
- datę sporządzenia,
- automatycznie nadawane numery stron,
- oznaczenie pierwszej strony,
- oznaczenie ostatniej strony,
- oznaczenie nazwy programu przetwarzania,
- dane pozwalające na ustalenie osoby, która jest odpowiedzialna za treść zapisu księgowego,
- zapisy na kontach posiadają numery pozycji, pod którymi zostały wprowadzone do dziennika,
ZAPISY NA KONTACH ZAWIERAJĄ CO NAJMNIEJ NASTĘPUJĄCE ELEMENTY:
- datę dokonania operacji,
- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu,
- datę dowodu, jeśli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, lub kod opisu operacji,
- kwotę zapisu,
- datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy,
- zapisy na kontach są powiązane z zapisami w dzienniku w sposób jednoznaczny,
- obroty poszczególnych kont,
- obroty narastające od początku roku obrotowego są zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
PROWADZENIE ROZRACHUNKÓW
Rozrachunki w programie OGNIK PREMIUM są mechanizmem pomocniczym i częściowo niezależnym od prowadzenia zapisów na kontach. Prowadzenie rozrachunków nie jest wymogiem koniecznym. Oznacza to, że można pracować z programem bez używania mechanizmu rozrachunków. W przypadku prowadzenia rozrachunków, wymogiem jest to, aby każdy zapis księgowy był albo w całości ujęty w rozrachunkach, albo w całości w nich pominięty. Należy zwrócić uwagę, że rzeczywisty stan rozrachunków jest ujęty w zapisach księgowych na koncie.
Zgodność stanu kont ze stanem wykazywanym w opcji przeglądania rozrachunków jest zapewniona tylko wtedy, gdy użytkownik wprowadzi rozrachunki dla wszystkich zapisów na koncie rozrachunkowym. Program nie wymusza takiej zgodności dla wszystkich kont rozrachunkowych.
W przypadku wprowadzania korekt rozrachunków (nie poprzez księgowanie dokumentów korygujących, lecz przez wprowadzenie korekty w opcji rozrachunków) nie są generowane żadne dokumenty księgowe.
GENEROWANIE BILANSU OTWARCIA NA PODSTAWIE SALD KONT POPRZEDNIEGO ROKU
Generowanie bilansu otwarcia jest wykonywane automatycznie, lecz na życzenie użytkownika. Wygenerowany bilans otwarcia jest umieszczany w odpowiednim dowodzie nowego roku obrotowego i zapisywany na kontach, a księgowany dopiero na życzenie użytkownika.
Dla wszystkich kont wyznaczane są salda na koniec poprzedniego roku obrachunkowego i przenoszone jako salda początkowe do bilansu otwarcia następnego roku. Fizyczne przeniesienie sald następuje dla kont ostatniego poziomu analityki, bo tylko dla tych kont może być i jest wykonywane księgowanie. Dla kont pośrednich poziomów analityki salda bilansu otwarcia są tylko obliczane w odpowiednich raportach jako saldo sumy sald odpowiednich kont ostatniego poziomu analityki. W przypadku, gdy w następnym roku konto nie istnieje lub nie jest ostatnim poziomem analityki, wówczas saldo nie jest przenoszone, a program wyświetla odpowiedni komunikat. W takim przypadku przeniesienie tego salda musi nastąpić ręcznie.
KONTA WYNIKOWE
Dla kont wynikowych bilans otwarcia powinien wynosić 0,00 (zero).
Bilans Otwarcia może być poprawiany do czasu ostatecznego jego zamknięcia.
AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW
Ognik pozwala na automatyczne wprowadzenie faktur księgowych wygenerowanych w module Faktury.
Dokumenty nie są księgowane i każdy z nich musi być poprawiony przez użytkownika, nie mogą więc być powodem i przyczyną powstania niezamierzonych lub błędnych księgowań.
KONTA PARAMETRY
W ustawieniach programu zdefiniowane są konta parametry, stosowane w trakcie wykonywania półautomatycznych księgowań (Szablony Księgowe) oraz w pewnych przypadkach przy kontroli zapisów kont zespołu 4 i 5. Są to następujące konta:
- konto główne odbiorców,
- konto główne dostawców,
- konto rozliczenia kosztów zespołu 4 na 5,
- konto rozliczenia zakupu,
- konto rozliczenia zakupu środków trwałych,
- konto kasy,
- konto banku,
- konto VAT naliczony,
- konto VAT należny.
KONTA POZABILANSOWE
Program Ognik nie zawiera odrębnego typu dla kont pozabilansowych, aby prowadzić zapisy pozabilansowe należy dodać konto o symbolu rozpoczynającym się od cyfry "9", takie konta, można następnie pominąć w raportach księgowych.
ZAMYKANIE OKRESÓW
ZAMYKANIE OKRESÓW KSIĘGOWYCH
Program OGNIK PREMIUM zawiera mechanizm zamykania okresów księgowych, wymagany przez art. 22 ustawy o rachunkowości. Odpowiednia funkcja programu znajduje się w Oknie Głównym Programu, w Module DZIENNIK >> Zamknij Miesiąc/Rok. Po jej użyciu dokonywanie zmian w zapisach ujętych w zamkniętych okresach jest niemożliwe.
ZAMYKANIE MIESIĄCA
Operator programu aby zamknąć dany miesiąc powinien uruchomić powyższą opcję (w Module DZIENNIK >> ZAMKNIJ MIESIĄC/ROK), a następnie użyć opcji Zamknij Miesiąc. Po jej użyciu dokonywanie przez operatora programu zmian w zapisach ujętych w zamkniętych okresach jest niemożliwe.
Równocześnie mogą być otwarte dwa miesiące, bieżący i poprzedni.
Dodawanie dokumentu do kolejnego miesiąca możliwe jest tylko gdy zamknięto miesiąc poprzedni.
ZAMYKANIE KSIĄG RACHUNKOWYCH
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Operator programu aby zamknąć dany rok powinien zamknąć ostatni miesiąc roku obrotowego. Zamknięcie roku powinno zostać dokonane najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Uwaga !!! - ze względu na ułatwienie nowym użytkownikom zapoznania się z programem - powyższe funkcje mogą nie być aktywne w wersji DEMO programu.
INNE DOKUMENTY
Załącznik do uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r.
STANOWISKO KOMITETU STANDARDÓW RACHUNKOWOŚCI Z DNIA 13 KWIETNIA 2010 R. W SPRAWIE NIEKTÓRYCH ZASAD PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
I. Uzasadnienie wydania stanowiska
Niniejsze stanowisko poświęcone jest wyjaśnieniu niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych w ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Brak niektórych szczegółowych uregulowań w ustawie oraz wątpliwości powstające przy praktycznym stosowaniu rozdziału 2 ustawy Prowadzenie ksiąg rachunkowych uzasadniają potrzebę przedstawienia przez Komitet Standardów Rachunkowości stanowiska w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Stanowisko uwzględnia stan prawny na dzień jego wydania.
II. Definicje pojęć
Użyte w stanowisku określenia oznaczają:
1. Księgi rachunkowe - to zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) - art. 13 ust. 1 ustawy.
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - dokonywanie w księgach rachunkowych w sposób zorganizowany i ciągły, na podstawie dowodów księgowych, zapisów zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym oraz ich grupowanie i uzgadnianie.
3. System komputerowy - sprzęt komputerowy (urządzenia lub grupa połączonych lub powiązanych ze sobą urządzeń) wraz z oprogramowaniem, na które składa się zbiór programów i funkcji, umożliwiające przetwarzanie danych.
4. System finansowo-księgowy zwany też w skrócie systemem FK - część składowa systemu komputerowego umożliwiająca przetwarzanie danych w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
5. Raport - zestawienie informacyjne o określonej strukturze, sporządzane na podstawie danych zawartych w księgach rachunkowych.
6. Oddział (zakład) - wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności - art. 5 pkt 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).
III. Dowody księgowe
Dokumenty elektroniczne, zapisy tworzone automatycznie.
7. Termin "dokument elektroniczny" odnosi się do formy dokumentu, jak np.: elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp. Dokument elektroniczny, stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a ustawy.
8. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 ustawy). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.
9. Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych (systemu FK) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają, co najmniej następujące warunki:
a) podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 ustawy,
b) możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację,
c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Uproszczenia kontroli dowodów księgowych
10. Dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym:
a) sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli,
b) ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych utrwala ona w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy).
11. Ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Zasady te nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a ustawy.
IV. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku polskim
12. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim (art. 9 ustawy).
13. Księgami rachunkowymi - w myśl ustawy - są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (domyślnie systemie FK), a nie samo oprogramowanie. W związku z tym jednostka nie ma obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim w przypadku użytkowania programów opracowanych w języku obcym.
14. Wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie FK, a w szczególności dane ustalone w sposób stały, takie jak:
a) nazwy kont,
b) opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, itp.,
c) nazwy operacji gospodarczych,
d) nazwy walut.
15. W skład zestawu raportów dostępnych w systemie finansowo-księgowym w języku polskim wchodzą raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 1 ustawy) to jest:
a) dziennika,
b) zapisów kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych,
c) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
d) inwentarza.
Pozostałe raporty, które wykraczają poza minimalne wymogi dotyczące zawartości informacyjnej ksiąg rachunkowych, mogą być traktowane jako dodatkowe i nie muszą być dostępne w języku polskim.
16. Raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (pkt 15), powinny także spełniać inne wymogi określone w ustawie (np. podsumowania na kolejnych stronach, numer wersji systemu). Wymogi te dotyczą zarówno prezentowanych danych, jak i pozostałych elementów raportu takich jak:
a) nazwa księgi rachunkowej,
b) nagłówki i stopki raportu,
c) nazwy kolumn i wierszy.
Dostępność raportów może być zapewniona albo bezpośrednio z systemu FK albo poprzez inne rozwiązania informatyczne.
17. Dokumentacja opisująca sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych powinna być dostępna w języku polskim (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy), w tym także stanowiące jej składnik dokumenty opisujące raporty, o których mowa w pierwszym zdaniu pkt 15.
18. Wymóg prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim oznacza, że treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu FK wyraża się w języku polskim. Wymóg ten nie dotyczy przypadków, gdy zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli; jednak w przypadku takim powinna być dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole opisane w języku polskim. W przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie FK, w szczególności not odsetkowych, naliczenia amortyzacji, itp., treść tych zapisów, o ile nie ma ona formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system) powinna być dostępna w języku polskim.
19. W przypadku danych przenoszonych na trwały, informatyczny nośnik danych są one archiwizowane w języku polskim. Oznacza to, że jeżeli dane mają formę raportów, to raporty te są dostępne w języku polskim.
V. Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych
20. W każdym przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
a) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania (art. 11a pkt 1 ustawy),
b) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu, albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (art. 11a pkt 2 ustawy).
Powyższa sytuacja ma miejsce wówczas, gdy księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę np. w jej oddziale (zakładzie), biurze (czyli poza jej siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu) lub zostały powierzone do prowadzenia przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe prowadzone przez jednostkę
21. Księgi rachunkowe - co do zasady - są prowadzone przez jednostkę (art. 11 ust. 1 ustawy). Oznacza to, iż są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich). Jednostka nie jest ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, oddziale (zakładzie), biurze) położonego zarówno na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jak i za granicą.
22. Jednostka może upoważnić oddział (zakład), który nie jest jednostką organizacyjną sporządzającą samodzielne sprawozdania finansowe w myśl postanowień art. 51 ustawy, do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych zarówno tylko samego oddziału (zakładu), jak i całej jednostki. Upoważnienie do prowadzenia w oddziale (zakładzie) ksiąg rachunkowych oddziału (zakładu) bądź całej jednostki nie rodzi obowiązku sporządzania przez ten oddział (zakład) sprawozdania finansowego oddziału (zakładu) lub całej jednostki.
Księgi rachunkowe powierzone do prowadzenia innej jednostce
23. Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innej jednostce, którą może być:
a) przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy lub
b) przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 47, poz. 278).
24. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.
25. Kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez: staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych - obok kierownika jednostki - osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.
Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych
26. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w powyższej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 ustawy).
27. Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy, jeżeli spełnione są co najmniej następujące warunki:
a) jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami,
b) jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe,
c) księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
d) zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi,
e) dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
f) księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę,
g) jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).
Wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego
28. Rozróżnia się wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo-księgowego polega na zapisywaniu danych w określony sposób. Natomiast podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz zapisami w nich; może ono mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. W szczególności niektóre komputerowe systemy finansowo-księgowe umożliwiają rozdzielenie wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.
29. Jeżeli wprowadzenie danych dowodu księgowego do systemu finansowo-księgowego nie wiąże się bezpośrednio z:
a) decydowaniem o sposobie jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych,
b) kontrolą poprawności zapisów zdarzeń, dokonywanych w księgach rachunkowych
- to samo wprowadzanie danych do tego systemu nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
30. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie może być uznane za tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.
VI. Zamknięcie ksiąg rachunkowych
31. Katalog przypadków powodujących obowiązek zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych zawiera art. 12 ustawy. Jest to katalog zamknięty.
32. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
33. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność (a zarazem ostateczne otwarcie ksiąg rachunkowych następnego roku obrotowego) powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
34. Od zamknięcia ksiąg rachunkowych, które ma charakter nieodwracalny, odróżnia się tzw. ?zamknięcie miesiąca? polegającego na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Wprawdzie przepisy ustawy nie zawierają definicji ?zamknięcia miesiąca?, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt 1 - wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych ?po zamknięciu miesiąca? oraz w przepisie art. 25 ust. 2 ustawy - nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
VII. Zmiana systemu finansowo-księgowego w ciągu roku obrotowego
35. Zadaniem systemu finansowo-księgowego jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub ich części, zgodnie z wymogami ustawy na podstawie zakładowego planu kont. System FK powinien dostarczać informacji o aktualnych saldach i obrotach wszystkich kont księgi głównej i saldach kont ksiąg pomocniczych, dając tym samym podstawę do sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.
36. Ustawa nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Uwzględnienia wymaga jednak, że zmiana taka powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK. Kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zmianie systemu FK to plan kont i algorytmy (kalkulacje) wbudowane w system FK.
37. Zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:
a) odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
b) opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.
38. Potencjalnie zmiany zasad (polityki) rachunkowości mogą wynikać ze stosowania różnych algorytmów wyliczania wartości w dotychczasowym i nowym systemie FK (przykład: amortyzacja, wycena zapasów, itp.) lub też z zastąpienia wyliczeń dokonywanych poza systemem przez algorytm wbudowany w system FK. Zmiany algorytmów w ciągu roku obrotowego, jako naruszające zasadę ciągłości nie są dopuszczalne, dlatego na etapie wdrożenia nowego systemu FK potwierdzenia wymaga, poprzez stosowne testy, że rezultaty otrzymywane w wyniku stosowania zmienionych algorytmów objętych nowym systemem FK są zgodne z rezultatami uzyskiwanymi poprzednio. Dokumentację testowania algorytmów włącza się do testów warunkujących wdrożenie do stosowania nowego systemu FK; zatwierdza je kierownik jednostki.
39. Jeżeli algorytm stosowany w nowym systemie FK daje inne rezultaty niż algorytm stosowany dotychczas, to w okresie przejściowym (do końca bieżącego roku obrotowego) konieczne może być korygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych. Alternatywne rozwiązanie polega - w razie zmiany systemu FK - na przeliczeniu za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami. W przypadku sporządzania i publikowania przez jednostkę sprawozdań śródrocznych przyjęcie takiego rozwiązania oznacza przeliczenie danych sprawozdań za okres od początku roku zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie wymaga ujęcia w zasadach (polityce) rachunkowości i zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
40. W razie zmiany systemu FK w ciągu roku obrotowego problemem technicznym jest zapewnienie prezentacji porównywalnych danych narastająco od początku roku obrotowego. Dlatego konieczne jest, aby w przypadku zmiany systemu FK zapewniona została ciągłość danych od początku roku obrotowego do momentu zmiany systemu.
41. Dane z dotychczasowego systemu FK mogą być przeniesione do nowego systemu FK za pomocą:
a) zapisów szczegółowych,
b) obrotów lub
c) sald.
Przeniesienie wszystkich zapisów szczegółowych (a) zapewnia prezentację danych w sposób ciągły, ale jest rzadko stosowane (w szczególności, gdy zmiana systemu FK wiąże się ze zmianą planu kont, to przeniesienie zapisów szczegółowych nie jest zazwyczaj możliwe). Na ogół przeniesienie danych z okresu poprzedzającego zmianę, do nowego systemu FK następuje w formie zagregowanej (obrotów - b albo sald - c).
42. Przy przenoszeniu danych w formie zagregowanej kluczowy problem stanowi udokumentowanie powiązań pomiędzy zapisami szczegółowymi (w dotychczasowym systemie) z zapisami zagregowanymi (w nowym systemie). W tym celu niezbędne jest, aby:
a) przetestowano, w ramach testów akceptacyjnych dane przeniesione do nowego systemu FK pod kątem ich poprawności i zgodności z przyjętą koncepcją przeniesienia. Dokumenty potwierdzające wykonanie testów powinny być odpowiednio archiwizowane i stanowić część dokumentów objętych kontrolą wewnętrzną zmian systemu FK,
b) sposób powiązania danych pomiędzy dotychczasowym, a nowym systemem FK umożliwiał jednoznaczne zweryfikowanie i uzgodnienie poszczególnych danych w dotychczasowym i nowym systemie FK,
c) dokument opisujący powiązanie zapisów między dotychczasowym, a nowym systemem FK był zatwierdzony przez kierownika jednostki.
43. Po przeniesieniu danych, dotychczasowy system FK powinien zapewnić dostęp do historycznych danych oraz dowodów i zapisów księgowych (art. 13 ust. 6 ustawy).
44. Zmiana dotychczasowego systemu FK na nowy, wymaga upewnienia się, że:
a) nowy system umożliwia odpowiednie zabezpieczenie zarówno samych danych, jak i oprogramowania,
b) planowana struktura uprawnień dotyczących nowego systemu jest odpowiednia.
45. Dane pomocnicze wykorzystywane podczas przenoszenia danych są archiwizowane na trwałym nośniku i zabezpieczone przed utratą (archiwizowane) na ogólnych zasadach.
